Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление качеством и СМК

Нужна ли автоматизация процесса проведения аудита СМК?

  5 комментариев Добавить в закладки

Возможности СЭД и специальных решений на их основе дают возможность управлять документацией СМК на всех этапах работы. Руководство организации получает удобный инструмент для контроля и анализа системы менеджмента качества и реализации функций управления предприятием. Такие решения помогают специалистам по качеству планировать и проводить внутренние аудиты, фиксировать несоответствия, планировать и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия.

В статье я хочу затронуть вопрос о том, что при этом не автоматизирован сам процесс проведения внутренних аудитов СМК (наверно, так как в стандарте  серии ISO 9000:2008 нет требований к самому процессу проведения аудита), рассмотреть причины недостаточной автоматизации и предложить возможный вариант решения.

Недостаточному внедрению информационных технологий в аудиторскую деятельность препятствует несколько причин:

Общеотраслевые причины:

●   низкий уровень развития аудиторского рынка, вызванный начальным периодом его становления;

●   специфика аудиторской деятельности, заключающаяся в невозможности полной формализации процесса аудита, необходимости формирования профессионального суждения, т.е. заключение сформированное программой должны быть проанализированы человеком;

●   низкий уровень компьютерной грамотности пользователей.

Технологические причины:

●   применение аудируемым предприятием различного программного обеспечения;

●   выездной характер работы аудиторов;

●   различная отраслевая специализация клиентов аудиторских фирм, что при динамично меняющемся законодательстве не позволяет произвести детализированную настройку специализированных систем на «все случаи жизни».

Конечно, многие аудиторы слабо представляют организацию своей работы с применением автоматизированных технологий. Хотя, именно аудитору необходимо за ограниченное время проанализировать большой объем информации, сформировать на ее основе выводы и суждения.

Что же можно автоматизировать в работе аудитора?

Автоматизация процессов проведения аудита — новое и весьма перспективное направление развития автоматизированных систем. Эта необходимость появилась из практики работы специалистов-аудиторов по системам менеджмента качества. 

Для более глубокого анализа возникшего вопроса обратимся к ГОСТ Р ИСО 19011:2003 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента".

В ГОСТ Р ИСО 19011:2003 существуют следующие методы сбора аудиторами информации:

●   опросы;

●   наблюдения за деятельностью;

●   анализ документов.

Хочу представить возможный вариант автоматизации одного из методов сбора аутиторами информации, а именно автоматизация процесса проведения опросов. Давайте представим, как в этом случае будет ораганизован процесс в системе.

Пример автоматизации метода сбора информации аудитором в виде тест-опросов

Для каждой категории пользователя (представитель руководства по качеству, внутренний аудитор организации, ответственный менеджер по СМК, владелец процесса или рядовой сотрудник) создается свой перечень вопросов и для каждого из них определяются свой вес (критерий важности). При прохождении теста система определяет категорию пользователя (респондента) и в зависимости от этого предлагает определенный перечень вопросов.

В результате всех ответов респондента, система даст свое заключение и рекомендации по развитию работника. Одновременно, результаты будут сохранены в системе, и их можно использовать для построения отчетов и дальнейшего анализа.

Подобный функционал позволит решить следующие задачи:

●   подготовиться к сертификации СМК организации;

●   распознать «слабые места», на которые необходимо сконцентрировать внимание в дальнейшем;

●   разработать мероприятия по оптимизации ресурсов (человеческих и материальных), связанных с проведением внутреннего аудита;

●   возможность оперативной и объективной оценки СМК в организации.

Конечно, никакое программное обеспечение полностью не заменит самого аудитора, но, однако, предлагаемое решение в перспективе позволит облегчить «рутинный» труд аудитора, а организации – провести предварительную оценку соответствия своих процессов требованиям внутренних нормативных документов предприятия и международных стандартов.

Хотелось бы услышать Ваше мнение о возможности в перспективе автоматизировать деятельность аудиторов СМК. 

Оригинал записи опубликован на DIRECTUM Club

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Дмитрий Петров 27 июля 2011 г. 02:38  

 

Немного не ясно, о каком проведении аудита СМК идёт речь в статье. 

применение аудируемым предприятием различного программного обеспечения;
Как это влияет на процесс аудита?
выездной характер работы аудиторов;
Для внутреннего аудита по ISO 9001:2008 аудитору никуда не нужно выезжать в большинстве случаев.
 
различная отраслевая специализация клиентов аудиторских фирм, что при динамично меняющемся законодательстве не позволяет произвести детализированную настройку специализированных систем на «все случаи жизни».
Здесь видимо речь вообще не про ISO 9001.
 
Для каждой категории пользователя (представитель руководства по качеству, внутренний аудитор организации, ответственный менеджер по СМК, владелец процесса или рядовой сотрудник) создается свой перечень вопросов и для каждого из них определяются свой вес (критерий важности). При прохождении теста система определяет категорию пользователя (респондента) и в зависимости от этого предлагает определенный перечень вопросов.
Здесь тоже напутано… внутренний аудитор как раз и должен проводить аудит, а не быть предметом проверки.
 
На самом деле, зачем изобретать велосипед. Вот вам пример программного обеспечения для автоматизации проведения внутренних аудитов по ISO 9001. Речь конечно не о самом процессе, а о рутинной работе: планирование периода аудита, постановка задач, выбор объекта для аудита, контроль устранения несоответствий и т.д. 
Екатерина Бигбашева 13 декабря 2011 г. 20:38  

Автоматизация процесса проведения аудита СМК – это не догма.

Да на рынке встречаются программы, которые помогают предприятиям построить систему менеджмента качества. Производители систем предлагают отдельные системы (модули или подсистемы), которые автоматизируют основные «блоки требований» (например, для внутреннего аудита это может быть перечень справочников: «Журнал программ аудита», «Журнал планов ВА», «Несоответствие» и т.д.). Да и в ГОСТ Р ИСО 19011:2003 перечислены методы сбора аудиторами информации (опросы; наблюдения за деятельностью;  анализ документов), но механизмов проведения аудита не описано.

Я думаю, что автоматизация аудита поможет облегчить работу менеджеров по СМК (в части проведения опросов и их анализа), а так же поможет структурировать полученную информацию (т.к. уже будут заранее определены показатели и их вес) и  отслеживать внедренность СМК и знаний сотрудников предприятия.

Екатерина Бигбашева 13 декабря 2011 г. 21:42  
выездной характер работы аудиторов;

Причины недостаточного внедрения информационных технологий в аудиторскую деятельность были взяты общие, т.е. как для финансовых аудитов, так и для аудитов СМК (внутренних, инспекционных и т.д.). В любом случае аудиты могут быть выездные и не только второй стороной (партнером) или Центром сертификации, но и внутри организации.

Например, у Вас большая сеть филиалов, а сертифицированные специалисты находятся в отделе главной организации и нет возможности выехать на аудит в эти филиалы (из- за природных катаклизм). В данном случае орган по сертификации при плановом аудите продлевает сертификат, до следующего аудита, а отделы качества при внутренних аудитах и вовсе не проводят аудиты. Таким образом,  Мы подошли формально к проведению аудита – поставили галочку в плане аудитов. А, если бы мы предложили сотрудникам наших филиалов, до которых мы не можем добраться, пройти на портале тестирование. Я думаю, что мы с большей степенью уверенности будем заявлять, что наша СМК соответствует ГОСТ Р ИСО. 

 

различная отраслевая специализация клиентов аудиторских фирм, что при динамично меняющемся законодательстве не позволяет произвести детализированную настройку специализированных систем на «все случаи жизни».
СМК -это не ISO.  Да, как раз я и пыталась сказать, что «формальное» соблюдение серии стандартов ISO 9000 только «формально» повысит эффективность СМК, а вот разумный подход, стремление улучшить процессы с опорой на существующее законодательство. Т.е. одно из требований к  автоматизированной системе по СМК: система должна быть гибкая, позволяющая пользователям самим её настраивать (например, внутренним аудиторам в любой момент менять перечень вопросов в опросе).  
Екатерина Бигбашева 13 декабря 2011 г. 22:47  
Для каждой категории пользователя (представитель руководства по качеству, внутренний аудитор организации, ответственный менеджер по СМК, владелец процесса или рядовой сотрудник
 Дмитрий, тут Вы правы! Путано! Попытаюсь объяснить мою точку зрения.

Рассмотрим идею сбора информации аудитором в виде тест -опросов с нескольких сторон.

  • Если это внутренние аудиты, то аудиторами могут быть обычные начальники отделов, которые удовлетворяют требованиям стандарта (стаж, полученная корочка на курсах, и т.д.). Из практики могу сказать, что после пройденных  курсов, обычно, «новый» аудитор не может отличить верификацию от валидации, записи по качеству от документа СМК. В данном случае предлагаемый тест, подготовленный ведущим специалистом на предприятии,  позволит распознать «слабые места» и предпринять меры.
  • Если организация-партнер решила проверит соответствует ли наша СМК ГОСТ Р ИСО, то они проведут аудит (аудит «второй стороной»). Тут возможно 2 варианта событий: у нашего партнера данная программа, которую они предлагают нам пройти, и в которой, проводится тест на компетенцию наших аудиторов или у Нас автоматизированная система и мы им предлагаем убедиться в компетенции наших сотрудников (в том числе и аудиторов).
  •  Можно предложить использование таких программ органам по сертификации, которые могут проводить опросы выборочно у любого сотрудника (Например, до выезда аудиторов для сертификации, орган по сертификации предлагает n-количеству сотрудников пройти тест-опрос на портале,  для того чтобы знать ориентировочную ситуацию на предприятии).  

В любом случае необходимо совершенствовать и актуализировать знания самих аудиторов.  

Михаил Романов 14 декабря 2011 г. 15:26  
Что же можно автоматизировать в работе аудитора?
Вот честно, трижды прочитал раздел и понял, что автоматизировать предлагается только проведение опросов.
 
Я не дока в СМК, но что-то меня берут сомнения, что это имеет смысл автоматизировать каким-то специальным ПО (условно говоря, чего вам не хвататет в Excel для анализа) -  из вашей статьи это совершенно не понятно.
 
Второй логичный вопрос - как вы будете проводить автоматизированный опрос для неавтоматизированных пользователей?
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев