Согласно ст. 1 п. 2 закона ФЗ-152 «О
персональных данных» его действие не распространяется на отношения,
возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования
содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном
деле в Российской Федерации.
Поэтому редко использующиеся документы с персональными
данными можно и нужно передавать в архив, тем самым уменьшая количество
субъектов персональных данных, обрабатываемых в ИСПДн предприятия. К тому же в
системе можно организовать средства, с помощью которых документы можно легко
экспортировать для передачи в архив. После экспорта документы из системы нужно
удалить.
Порядок хранения документов в архиве регламентируется
следующими основными документами:
1. Закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации».
2. Основные правила работы архивов
организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002.
3. Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000.
Конечно, к архивам предъявляются специальные требования к
обеспечению сохранности документов (из Основных правил работы архивов
организаций):
● комплекс
мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической
базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения
документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического
контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и
т.п.);
● комплекс
мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов
(температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы
хранения).
Для электронных документов могут создаваться архивы
документации на электронных носителях (как самостоятельные единицы или как
структурные подразделения в составе архива организации). Согласно основным
правилам работы архивов организаций подготовка электронных документов к передаче
в архив организации несложная и состоит из следующих этапов:
● проверка
физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
● запись
ЭД на машинные носители;
● проверка
качества записи;
● описание
ЭД;
● проставление
архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной
описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному
составу;
● подготовка
комплекта сопроводительной документации.