Предлагаю вашему вниманию материалы моего выступления "Creating a synergy between BPM and electronic archives" на конференции ECA2010 "8th European Conference on Digital Archiving", прошедшей в Женеве в апреле 2010-го г. Презентацию можно посмотреть в исходном формате на http://www.slideshare.net/samarin/creating-a-synergy-between-bpm-and-electronic-archives (предпочтительно скачать и просмотреть локально, так как некоторые слайды содержат анимацию) или в PDF.
Цель моего выступления состояла в том, чтобы поделиться своим опытом в «правильном» использовании BPM (Business Process Management) для существенного упрощения работы электронных архивов.
Сначала я поясню сам термин BPM. Дословный перевод «управление бизнес-процессами» не дает явного различия между двумя интерпретациями: 1) бизнес-процесс, как средство управления в смысле «управлять вожжами» и 2) бизнес-процесс, как объект управления в смысле «управлять лошадьми». Похоже, что эта двусмысленность идет из английского языка. Поэтому я выделяю три различных понятия BPM:
- дисциплина BPM (дисциплина управления предприятием при помощи бизнес-процессов или процессное управление) – подход куправлению предприятием на основе моделирования, автоматизации, исполнения, контроля, учета и оптимизации потоков работ, охватывающих информационные системы, сотрудников, клиентов и партнеров внутри и вне границ предприятия.
- BPM-система (система управления бизнес-процессами предприятия) – совокупность бизнес-процессов предприятия, а так же правил и средств, для того, чтобы управлять проектированием, исполнением иразвитием этой совокупности.
- BPM-инструментарий (инструментарий управления бизнес-процессами или BPMS) – согласованный набор программных средств для того, чтобы облегчить создание BPM-систем.
Использование дисциплины BPM возможно и без применения BPM-инструментария. Однако получаемые при этом BPM-системы оказываются довольно неповоротливыми и дорогими в эксплуатации – примерами таких BPM-систем являются многие системы менеджмента качества. В настоящее время, использование BPM-инструментария является необходимым, но не достаточным условием создания гибкой BPM-системы. Важно также обратить внимание на архитектуру BPM-системы.
При подготовке этого выступления у меня не было полного понимания по двум пунктам: 1) в какой степени аудитория воспринимает бизнес-процессы и 2) насколько аудитория готова к более широкому взгляду на «мир», в котором records management и archiving являются только частью деятельности предприятия.
Предварительное обсуждение со специалистами в архивном деле показало, что бизнес-процессы не являются чем-то необычным для архивистов, и докладчики первых пленарных выступлений использовали этот термин без каких-либо объяснений.
Однако переход к более широкому взгляду оказался более сложным из-за того, что некоторые понятия определены с «архивно-центрической» позиции. Типичный пример – это определение понятия document. Считая record как «свидетельские сведения и материалы о прошедших событиях» и, учитывая, что, во многих случаях, такими материалами являются конкретные версии documents, образовалась слишком устойчивая ассоциация между records и documents: «However, note that some documents become records.» Конечно, тут еще, возможно, повлиял и французский язык, который перевел английское слово record как «document d’archives».
Однако сейчас становится очевидным, что record – это своего рода ящик (или конверт), в который складываются конкретные версии documents, различные данные и прочая информация в физическом или электронном виде. Что я и изобразил на слайде № 14. Один из пленарных докладчиков (Prof. Eric Ketelaar http://www.vsa-aas.org/de/aktuell/eca-2010/2010-04-28/ ) мне помог, сказав о том, что архивисты должны наводить мосты с другими специалистами и быть более вовлеченными в бизнес. К тому же в аудитории никто не возражал, что в records используются версии documents.
После этого уточнения, на слайдах №№ 15-20 показано, как бизнес-процессы решают некоторые типичные проблемы records management (а так же document managementи enterprise content management). Ну а заключительные слайды посвящены тому, как реализовать электронный архив спомощью BPM.
Спасибо