Чем отличаются системы управления электронными информационными (document) и официальными документами (record)? Вроде как для работы над обоими видами документов во многом нужны одни и те же функции. Вот ключевые отличия с точки зрения MoReq:
|
EDMS
|
ERMS |
| позволяет модифицировать документы; |
защищает документы от изменения; |
| допускает существование нескольких версий одного документа; |
допускает существование документов в одной версии – финальной |
| допускает удаление документов их владельцами; |
запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций; |
| может включать некоторые функции управления долговременным хранением |
должна включать строгие правила хранения; |
| структура хранилища документов если и присутствует, то может находиться под управлением самих пользователей |
должна содержать документы в строго упорядоченном виде (в соответствии с классификационной схемой), определяемом администратором системы |
| предназначена в первую очередь для поддержки повседневной работы с документами. |
может поддерживать повседневную работу, но основное назначение – предоставить надежное хранилище для документов, значимых для бизнеса. |
Чтобы эти отличия не выглядели загадочно, достаточно принять во внимание акценты каждого из этих двух классов: для EDMS важна эффективность пользователей, для ERMS – сохранность документов.
Еще из списка видно, что ERMS исключает поддержку подготовки и согласования документов. Создатели MoReq обошли эту проблему очень просто: объявили EDMS дополнительным (опциональным) модулем ERMS, в котором присутствует недостающая функциональность. При этом требования к EDMS и ERMS оказываются непротиворечивыми, т.к. в первом случае речь идет о требованиях к documents, а во втором - о records (то, что documents и records - штуки совершенно разные, хоть и похожи друг на друга, мы выяснили в самом начале). Правда, требования к управлению информационными документами, сформулированные в виде "ERMS должна позволять делать то-то и то-то с информационными документами", выглядят несколько сбивающими с толку.