Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Новые подходы к электронному документообороту

  17 комментариев Добавить в закладки
15 июля 2009 год

Интервью с Максимом Кайнером, бизнес-аналитиком компании DIRECTUM о трендах: мобильность, облака, неструктурированные данные, для журнала «Директор информационной службы».

Сегодня много говорят о мобильных клиентах систем и облачных решениях. Насколько они востребованы и кому действительно нужны? Как оценить их окупаемость, и имеет ли смысл это делать?

ECM-система должна иметь мобильный клиент, чтобы отвечать потребностям бизнес-заказчиков. Эксперты Gartner к 2016 году предсказывают четырехкратный рост затрат на покупку планшетов для нужд бизнеса, что поспособствует тому, что около 40% всех сотрудников станут мобильными. Прогнозы аналитиков Forrester гласят о том, что к 2016 году в мире будет 20 миллионов пользователей корпоративной мобильности. А по данным IDC уже сегодня около 35% всех работников можно отнести к категории «мобильных сотрудников».

Мобильный клиент ECM-системы востребован со стороны топ- и мидл-менеджеров. Основные сценарии работы – рассмотрение документов, анализ KPI, выдача поручений. Окупается внедрение мобильных решений за счет ускорения и обеспечения непрерывности процессов принятия решений.

С SaaS (сегодня под определением понимается в основном эта бизнес-модель) для крупных компаний не все просто. Во-первых, возникает вопрос доверия – не каждый руководитель пойдет на хранение данных во внешнем дата-центре. Во-вторых, адаптивность под задачи бизнеса; в модели SaaS возможности настройки сильно ограничены, если не сказать больше (например, настройка сложного многоступенчатого бизнес-процесса по согласованию с сокращающимся списком рецензентов). Для крупного бизнеса – это наиболее критичные факторы, перекрывающие все плюсы.

Микробизнесу же «облака» могут дать значительный толчок в развитии культуры взаимодействия без серьезных начальных финансовых вложений.

Подойдут SaaS-модели и для локальных задач самостоятельных бизнес-единиц внутри крупных бизнес-струткур (отделов или проектных групп), когда нужно разовое или временное решение, а настраивать «тяжелую» корпоративную систему долго, дорого или даже нецелесообразно.

Анализ неструктурированных данных – реальность или миф?

Реальность. Существуют инструменты для извлечения структурированных данных из огромного объема неструктурированного контента. К примеру, это касается анализа текстов на естественном языке. Технологии, позволяющие решать такие задачи, применяются компаниями Google, Yandex и другими.

Открытым остается вопрос применения технологий в ECM-системах, в которых хранится разнородный контент. В корпоративной системе на основе анализа содержимого документов можно узнать об их ценности (цене кооперативного контента) и актуальности, оценить рейтинг полезности документа. Уже сейчас реализованы такие функции, как анализ бизнес-процессов и просчет KPI на основе комбинированных показателей, релевантный поиск по содержимому неструктурированных документов, занесенных в систему.

При этом хоть в ECM-системе может храниться большой объем данных (до десятков терабайт), но этот объем меньше, чем в биллинговых или ERP-системах, а также в некоторых некорпоративных системах (к примеру, во время XXX Олимпиады объем одновременно передаваемых данных составлял 1,4 ТБ, а всего в системах хранились сотни терабайт информации). При таких объемах информации анализ неструктурированных данных более востребован. Здесь стоит выделить технологии, тесно связанные с анализом больших данных. Это In-memory database management system, Cloud computing, In-memory analytics и Predictive analytics.

При этом говорить именно об «анализе неструктурированных данных» трудно. Задача сводится к тому, чтобы прийти к цепочке «поиск в неструктурированных данных – выделение главного и структурирование – анализ полученных структурированных данных». Задача ECM как раз в том, чтобы осмысливать неструктурированный контент, добавляя к нему структурированную информацию.

Какие еще направления развития Вы видите?

Консьюмеризация ECM – важная задача. Чтобы облегчить работу пользователей в системе с разных устройств, значительно переработан и облегчен пользовательский интерфейс, реализованы механизмы легкого изучения функционала и подсказок, расширен функционал тонкого веб-клиента, вышли новые версии решений для планшетов iPad и Surface.

Перспективны социализация и геймификация. ECM-cистема, позволяющая сотрудникам общаться на рабочие темы, объединяющая их в круги по профессиональным интересам, показывающая ленты новостей друзей-коллег, дающая возможность ставить лайки и дислайки, – это шаг в направлении повышения коллективной производительности. 41% молодых специалистов, по данным исследования PwC за 2011 год, предпочитали общаться на работе в электронном виде, а не лично!

Геймификация призвана ускорить вовлечение нового пользователя ECM-системы в рабочий процесс, дать сотрудникам нематериальный (или по желанию работодателя даже монетизируемый) стимул делать свою работу хорошо, достигать результатов, демонстрировать свои достижения коллегам. За такими бизнес-решениями будущее, так как они нацелены на молодых профессионалов, которых становится все больше и больше в любой организации.

Полностью интервью опубликовано в журнале «Директор информационной службы», январь, 2014.

Источник: Журнал «Директор информационной службы», январь, 2014.

Похожие записи
Комментарии (17)
Михаил Романов 31 января 2014 г. 17:07  
ECM-система должна иметь мобильный клиент, чтобы отвечать потребностям бизнес-заказчиков.

Что есть "мобильный клиент"? На моем планшете исполняются и Web и Desktop приложения безо всяких проблем. Ну да, с интерфесом сложности. Но вот оснований для столько безаппеляционного "должен" я не вижу.

анализ KPI

Который раз пытаюсь у вас узнать, почему вы связываете KPI и ECM? Для того, чтобы работать с KPI как и другими показателями ECM подходит чуть более чем никак.

Разве что KPI - это часть оперативной отчетности. Ну так так и пишите "смотреть отчеты".

Во-вторых, адаптивность под задачи бизнеса; в модели SaaS возможности настройки сильно ограничены, если не сказать больше (например, настройка сложного многоступенчатого бизнес-процесса по согласованию с сокращающимся списком рецензентов)

Какое интересное заблуждение... Интересно откуда оно взялось?

Что именно мешает продавать продукт по модели SaaS, поддерживающий серьезную кастомизацию и даже продавать услуги по этой самой кастомизации?

В корпоративной системе на основе анализа содержимого документов можно узнать об их ценности (цене кооперативного контента) и актуальности, оценить рейтинг полезности документа

А можно узнать о реальных примерах подобных решений. Это ведь просто фантазия, я верно понимаю?

Уже сейчас реализованы такие функции, как анализ бизнес-процессов и просчет KPI на основе комбинированных показателей, релевантный поиск по содержимому неструктурированных документов, занесенных в систему

Я где-то по пути упустил вашу мысль... Какое отношение перечисленные задачи имеют к анализу неструктурированных данных? БП и KPI это заведомо струтурированная информация, а релевантный поиск... ну да, это анализ, только сводящийся, по большому счету, к разбиению текста на отдельные слова.

Здесь стоит выделить технологии, тесно связанные с анализом больших данных. Это In-memory database management system, Cloud computing, In-memory analytics и Predictive analytics

Ага, я знаю карате, самбо, дзюдо ... и много других страшных слов.

Каким образом, например, In-memory DB помогут в анализе больших данных?!!

А при чем тут Cloud computing? Тем более, вы не далее как парой абзацев ранее говорили, что крупные компании не хотят хранить данные в облаке (только они там не хотят хранить еще и потому, что для них это выходит дороже, чем иметь собственный ЦОД).

Чтобы облегчить работу пользователей в системе с разных устройств, значительно переработан и облегчен пользовательский интерфейс, реализованы механизмы легкого изучения функционала и подсказок, расширен функционал тонкого веб-клиента, вышли новые версии решений для планшетов iPad и Surface

Ээээ... тут я совсем потерялся.

Вы сейчас о какой-то конкретной системе или все еще о трендах вообще?

дающая возможность ставить лайки и дислайки, – это шаг в направлении повышения коллективной производительности.

А можно увидеть какую-нибудь ссылку на подтверждающее исследование? Пока что, сей тезис выглядит сомнительным, мягко говоря.

 

 

Андрей Подкин 31 января 2014 г. 19:15  
Что есть "мобильный клиент"?

Вот мне тоже это интересно. Как разработчик мобильных приложений, могу сказать, что клиенты для планшета и для смартфона должны быть очень разными.
Прогнозы аналитиков Forrester гласят о том, что к 2016 году в мире будет 20 миллионов пользователей корпоративной мобильности.

После их прогнозов о том, что к 2015 году Winows Phone 7 (!) станет доминирующей мобильной ОС на рынке, вы все еще им доверяете?
в модели SaaS возможности настройки сильно ограничены

+1 к Мише. SaaS и возможности настройки - совершенно ортогональные понятия. Есть же системы, которые одновременно предлагаются как по модели SaaS, так и для развертывания у себя.
В корпоративной системе на основе анализа содержимого документов можно узнать об их ценности (цене кооперативного контента) и актуальности, оценить рейтинг полезности документа.

Как, опять?! Максим, ну ведь обсуждали уже: не существует ни одного средства вычисления денежной стоимости документа.
Это In-memory database management system, Cloud computing, In-memory analytics и Predictive analytics.

Ну если шпатель тесно связан со строительством дома, тогда и здесь так же, да.
Surface

Либо имелся в виду Surface Pro, либо вам срочно пора увольнять своего мобильного аналитика. Surface полностью провалился в продажах и Microsoft заявила о закрытии отдельной линейки Windows RT.
41% молодых специалистов, по данным исследования PwC за 2011 год, предпочитали общаться на работе в электронном виде, а не лично!

Электронное общение - это благо для распределенных (географически и/или по времени) команд. Но для тех, кто сидит в одном офисе - это зло, резко снижающее эффективность обсуждения рабочих вопросов.
Сергей Бушмелев 03 февраля 2014 г. 10:49  
Электронное общение - это благо для распределенных (географически и/или по времени) команд. Но для тех, кто сидит в одном офисе - это зло, резко снижающее эффективность обсуждения рабочих вопросов.

Тут, ИМХО, не все так однозначно. Электронное общение и выхолощенно-формализованное общение при помощи шаблонов "задача-задание" в СЭД - это слегка ортогональные понятия. Первое, особенно при помощи IM, треккера, где-то электронной почты, осознанно, взвешенно и разумно применяемое, может повысить эффективность взаимодействия. Но все же живое общение, на мой взгляд,  - это пока верх эффективности. Со вторым, на мой взгляд, не все так однозначно. Дисциплинирующие инструменты, вкупе с "реальными" кнутом и пряником, имеет смысл применять там, где у участников не хватает собственной сознательности или желания делать все хорошо без принуждения.

 

Что же касается исследований PwC, то, возможно, они просто зафиксировали разрушительное воздействие соцсетей, убивающих навыки живого общения с детства. Читал где-то, что жертвам социального ПО и сервисов проще объясняться "электронно", чем взглянуть собеседнику в глаза. Если компания берет курс на потакание слабостям сотрудников и их инфальтилизацию, то да, живое общение должно максимально вытесняться :)

 

 

 

Андрей Подкин 03 февраля 2014 г. 15:33  

Сергей, у меня прямо сегодня есть живой пример на работе: мне пришло большое количество задач (по одному проекту) с однотипными ошибками. После того, как я их все "отфутболил" раза по 2-3 с указанием ошибок, руководитель проекта не выдержал и назначил совещание. Чтобы я за 5-10 минут устно объяснил всем исполнителям, какие бывают типовые ошибки и как делать правильно.

Сергей Бушмелев 03 февраля 2014 г. 15:37  

Что еще раз подтверждает мою мысль, высказанную в предыдущем комменте :))

Но все же живое общение, на мой взгляд, - это пока верх эффективности.

 

 

 

Максим Кайнер 03 февраля 2014 г. 17:14  

Михаил, начнем с вас.

Что есть "мобильный клиент"?

Для меня - это программа, дающая возможность работать в системе с мобильного устройства в максимально удобной фирме. Речь не только об интерфейсе, но и о подстраивании к сценарию работы с конкретного устройства.

 

Который раз пытаюсь у вас узнать, почему вы связываете KPI и ECM?

Сколько помню, у меня вы об этом впервые интересуетесь. В ECM системе можно накапливать данные, на основе которых уже подбивается статистика и формулируются показатели эффективности.

 
Что именно мешает продавать продукт по модели SaaS, поддерживающий серьезную кастомизацию и даже продавать услуги по этой самой кастомизации?

Речь не о технических ограничениях. Скорее - о позиционировании модели. Если речь идет о кастомизации, то она сводится к выбору необходимых функций из множества и к работе с панелью настроек; но если нужно что-то сложное, то программисту заказчика или вендора уже нужно время (месяцы) на доработку системы. Тут уже ряд основных преимуществ облачного софта улетучивается.

Корпоративные системы должны быть в облаках, но формирование нового позиционирования SaaS-модели потребует времени.

 
Какое отношение перечисленные задачи имеют к анализу неструктурированных данных? БП и KPI это заведомо струтурированная информация, а релевантный поиск...

Про БП - речь о поиске узких мест в процессах, исходя из собранной статистики, об Adaptive Case Management. Про KPI - речь о работе с данными до структурирования, о сборе KPI. Насчет релеватного поиска - все посложнее, чем просто "разбиение текста на отдельные слова", так как эту задачу решает знак пробела.

 
Ага, я знаю карате, самбо, дзюдо ... и много других страшных слов

Тут сотрудники SAP делятся достижениями, связанными с продуктом SAP HANA. Это про IMDB. По поводу термина "cloud computing" - слово "cloud" тут имеет несколько непривычное значение.

 
Вы сейчас о какой-то конкретной системе или все еще о трендах вообще?

Ввиду того, что материал собран из ответов на вопросы интервью, именно здесь речь зашла конкретно о наших решениях.

 

Пока что, сей тезис выглядит сомнительным, мягко говоря.

Элементы социализации в корпоративных системах укрепляют горизонтальные связи. Оценить эффект от объединения людей в команду в цифре сложно.

 

 

Максим Кайнер 03 февраля 2014 г. 17:35  

Андрей,

клиенты для планшета и для смартфона должны быть очень разными.

Правильней было бы сказать во множественном числе - "мобильные клиенты".

 

Surface

Речь идет о решении для планшетов и ноутбуков под управлением XP, Vista, 7, 8, 8.1. На Surface Pro под управлением 8.1, решение работает. Под Windows RT - как раз нет.

 
Но для тех, кто сидит в одном офисе - это зло, резко снижающее эффективность обсуждения рабочих вопросов.

Лично мне порой хочется, чтобы коллеги, сидящие со мной в одном кабинете, говорили на рабочие темы не через стол вслух, а в чате. Это я к тому, что категоричность тут не оправдана. Вопросы бывают разные, как и люди.

 

Сергей, конечно, живое общение, на мой взгляд, - это пока верх эффективности, но не всегда для решения рабочего вопроса нужно быть на самом "верху эффективности". Всему свои инструменты.

 

 

Спасибо за комментарии!

 

Андрей Подкин 03 февраля 2014 г. 22:58  
Речь идет о решении для планшетов и ноутбуков под управлением XP, Vista, 7, 8, 8.1. На Surface Pro под управлением 8.1, решение работает.

Тогда непонятно, о какой консьюмеризации идет речь. Это просто другой взгляд на кормпоративное использование. Вот iPad - да, там консьюмеризация очевидна.

 

Лично мне порой хочется, чтобы коллеги, сидящие со мной в одном кабинете, говорили на рабочие темы не через стол вслух, а в чате. Это я к тому, что категоричность тут не оправдана. Вопросы бывают разные, как и люди. 

Именно. Если коллеги болтают, они будут болтать хоть на рабочие, хоть на не рабочие темы. Я говорил о том, что нет смысла переписываться полчаса в мессенджере (день в СЭД или по почте), если можно выйти на 10 минут в переговорку и там быстро решить все вопросы очно. Понятно, что если все адресаты в полной мере владеют искусством деловой переписки, то в этом может и не быть смысла. Но таких людей крайне мало.

 

Максим Кайнер 03 февраля 2014 г. 23:50  
Я говорил о том, что нет смысла переписываться полчаса в мессенджере (день в СЭД или по почте), если можно выйти на 10 минут в переговорку и там быстро решить все вопросы очно.

В том и дело, что если люди одним проектом занимаются и понимают друг друга, то им не нужно тратить 30 минут на переписку в мессенджере по рабочему вопросу, решаемому очно за 10 минут. Часто бывает достаточно ссылки на страницу сайта и одного предложения, что именно на странице важно.

Многие работают с приливами и отливами эффективности, поэтому подходить к человеку и приглашать его на 10 минут в переговорку не всегда хорошо - можно сбить с мысли. Тут и окажется нужен чат или почтовый ящик - через них оптимально связаться не отвлекая ни адресата, ни окружающих.

Но это частность, в материале именно таким элементам социализации уделено ощутимо меньше внимания, чем в наших комментариях, уже далеких от темы корпоративных систем.

 

 

Михаил Романов 04 февраля 2014 г. 17:47  
Для меня - это программа, дающая возможность работать в системе с мобильного устройства в максимально удобной фирме

Тогда объясните почему ECM должна такой клиент иметь? У вас есть примеры работников, пользующихся ECM преимущественно с мобильных устройств? Даже если такие есть - каков их процент?

Сколько помню, у меня вы об этом впервые интересуетесь. В ECM системе можно накапливать данные, на основе которых уже подбивается статистика и формулируются показатели эффективности.

Да, прошу прощения, этот тезис всплвал сразу у нескольких авторов EJ.

Впрочем, вопрос остается: Так какие именно показктели эффективности вы хотите вычислять на основе данных ECM?

Речь не о технических ограничениях. Скорее - о позиционировании модели.

И все равно я не понимаю, что мешает-то? Какие именно преимущества утрачиваются?

Про БП - речь о поиске узких мест в процессах, исходя из собранной статистики, об Adaptive Case Management. Про KPI - речь о работе с данными до структурирования, о сборе KPI. Насчет релеватного поиска - все посложнее, чем просто "разбиение текста на отдельные слова", так как эту задачу решает знак пробела.

А можно конкретнее?

Что именно из арсенала "анализа неструктурированных данных" используется в анализе БП, в сборе KPI, ...

Тут сотрудники SAP делятся достижениями, связанными с продуктом SAP HANA. Это про IMDB.

Вообще-то SAP HANA это в первую очередь аналитическая система. То, что некие данные на момент анализа она держит в памяти и предоставляет к ним реляционный доступ, не делает эту технологию ключевой.

Большие данные  потому и большие, что речь там идет не о терабайтах (о которых заявляет SAP), а о сотнях терабайт данных.

Ввиду того, что материал собран из ответов на вопросы интервью, именно здесь речь зашла конкретно о наших решениях.

Ну вы бы хоть переформулировали тогда - а то всю дорогу говорили о трендах, а под конец скатились к обсуждению каких конкретных разработок конкртеной компании и в какой момент это произошло, я вот так и не понял.

Элементы социализации в корпоративных системах укрепляют горизонтальные связи.

Ага, только вот как это помогает решению рабочих вопросов - не понятно. Условно говоря, от того, что вы "перетерли за жизнь" с коллегами в курилке, конкретный проект не продвинулся ни на йоту.

 

 

Андрей Подкин 04 февраля 2014 г. 21:13  
Тогда объясните почему ECM должна такой клиент иметь? 

Миша, ну очевидно же: потому что это модно :-)

Других причин массового использования мобильных устройств нет. Большинство пользователей СЭД имеют рабочий компьютер, за которым и работают. Разумеется есть и исключения: некоторые специальные сотрудники и некоторые нестандартные ситуации у обычных сотрудников. Соответственно удачные мобильные клиенты должны ориентироваться либо на специальных сотрудников, либо на специальные ситуации. В противном случае ничего хорошено не получится. Я пробовал мобильный клиент для Битрикс-24 - это тихий ужас.

 

Сергей Бушмелев 05 февраля 2014 г. 01:34  

Я тоже много работаю с неструктурированным контентом, с документами. Которые при желании можно засунуть в СЭД. Правда, такого желания пока не возникало, но это уже отдельная сказка. Работать одновременно приходится с несколькими документами, приложениями, источниками. Сейчас мое рабочее место оборудовано 2 мониторами 20+ дюймов. С одним монитором приходилось постоянно переключаться из приложения в приложение. Экран лэптопа о 15,4-15,6 дюймах для меня - самая нижняя планка комфорта. Не могу себе представить, как я смогу работать с моими документами с планшета или, не к ночи будь помянутым, смартфона? Разве, что смогу прочитать почту и что-то ответить. Но пока такой оперативности от меня не требуется.

Хорошо, я как-то с трудом, но еще могу представить мобильное приложение для СЭД или веб-сайт для просмотра на мобильных устройствах. Задания там посмотреть, какую-то переписку. Может, даже получиться кого-то озадачить. Ну, раз уж компания заранее расписалась в невозможности организовать эффективное взаимодействие продуктивных сотрудников без помощи принудительных средств типа "задача-задание-срок-наблюдатель". "Всякое в жизни бывает. Но всю работу пользователя невозможно сделать в СЭД, нужны приложения для работы с документами (редакторы). Вот тут-то и проявятся все особенности мобильного устройства: малый размер экрана, крупный интерфейс под пальцы, неполная функциональность мобильных версий десктопных приложений). Как бы хорош бы не был мобильный СЭД-клиент, погоды он не сделает.

Сейчас вендорами культивируются некоторые сценарии мобильной работы, типа рецензирование и подписание документов вечно занятым, разъезжающим и разлетающим топ-руководителем с планшетом наперевес. Но это не всегда оправданно и эффективно, думаю. Так что считать мобильный СЭД-клиент непременным преимуществом, ИМХО, пока рано.

Андрей Подкин 05 февраля 2014 г. 10:59  

Сергей, для аналитика мобильное устройство (прежде всего планшет) может отлично решать задачу спокойного чтения источников, например, новостей. Очень удобно все пробежать, потом отметить, что взять в работу, а остальное - вычеркнуть.  А вот для обработки информации - да, уже нужны другие инструменты.

Сергей Бушмелев 05 февраля 2014 г. 11:22  

Андрей, я думаю, что в моем текущем образе и ритме жизни планшету не найдется много места и времени. Или я сижу за компьютером или могу им воспользоваться, или я не смогу воспользоваться и планшетом. Возможно, мне стоит поглядеть в сторону планшетов большей, чем 7" диагонали. Чтобы сознательно отложить дома лэптоп и что-то почитать с планшета.

А вот для обработки информации - да, уже нужны другие инструменты

Именно! Перефразируя неполиткорректный анекдот, "аналитик - не читатель, аналитик - писатель!" :)

 

 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев