Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Последние комментарии :

Алексей Шамшурин 25 мая 2017 г. 15:14  

Да, если речь идёт, например,  о полученных субсидиях.
Кстати, в этом направлении опять же проблем: допустим, мы со своим поставщиком обмениваемся электронными документами, ФНС принимает документы в электронном виде, а курирующие министерства, которым необходимо предоставлять подтверждающие документы (те же накладные и СФ) принимают их только в бумажном виде. И неизвестно ещё когда будет принимать в электронном. Более того, когда документы оформляются, ещё не известно бывает, попадут они в программу субсидирования или нет.

Исхаков Роберт 25 мая 2017 г. 14:13  
Когда мы задаём вопрос операторам, где и как нам хранить документы, нам высылают предложение или информацию, что в скором времени будет реализован сервис хранения документов (за деньги).

А причем здесь "Правила...?". У Вас разве в таких случаях возникают документы, которые требуется хранить свыше 10 лет или постоянно?

Алексей Шамшурин 25 мая 2017 г. 13:22  

Операторы EDI не объясняют потенциальным покупателям их услуг, с чем они могут столкнуться. Про хранение документов никто не заикается. Мне известны случаи, когда предприятия, пользуясь юридически значимым документооборотом, хранили у себя только визуальные образы документов, считая, что они хранят документы, подписанные ЭП. Когда мы задаём вопрос операторам, где и как нам хранить документы, нам высылают предложение или информацию, что в скором времени будет реализован сервис хранения документов (за деньги).

Для нас электронный документооборот несёт в себе проблему ещё хранения и предоставления документов. Которая пока, на наш взгляд, не решена

Вадим Майшев 25 мая 2017 г. 12:20  
Так не работают операторы EDI c документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Или я ошибаюсь?

В EDI нет документов, т.к. Electronic data interchange — электронный обмен данными.

Исхаков Роберт 25 мая 2017 г. 10:20  
Почему-то нигде операторами EDI не упоминается.

Так не работают операторы EDI c документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Или я ошибаюсь?

Алексей Шамшурин 25 мая 2017 г. 09:42  

Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" регламентирует правила хранения документов, в том числе и подписанных электронной подписью.

Почему-то нигде операторами EDI не упоминается.

Исхаков Роберт 24 мая 2017 г. 19:30  
Ссылка в Литературе исправлена Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, ВНИИДАД

Создается впечатление, что правятся не только ссылки))) В первой статье тоже поправьте. 

Михаил Романов 24 мая 2017 г. 11:24  
Обоснуйте, в связи с чем у Вас возник срок 5 лет?

Вадим, вы серьезно?

Да тут вся статья - бездумная компиляция из нескольких источников! А вы ждете ответа на серьезные вопросы.

Михаил Романов 24 мая 2017 г. 11:20  
Варианты носителей информации для обеспечения работы электронного архива

Простите, но кроме как бредом этот раздел я назвать не могу!

Вы что серьезно предлагаете использовать ДНК в качестве носителя информации??? Да это даже не технология, а просто некоторые предположения и первые опыты!!!

P.S. Вся статья оставляет ощущение "стандартного школьного реферата" - в одну кучу свалены натасканные из разных источников сведения, слабо связанные между собой и с реальностью.

У меня складывается нехорошее подозрение, что автор не только не занимался разработкой архивов длительного хранения, но даже не работал ни с одним таким. Я прав?

Вадим Майшев 24 мая 2017 г. 11:16  
Средства СЭД и операторы ЭДО позволяют обеспечить хранение и юридическую значимость ЭД сроком хранения до 5 лет. 

Обоснуйте, в связи с чем у Вас возник срок 5 лет?

От того, что закончился срок действия какого-либо сертификата, юридическая значимость документа и его сохранность не изменились! Мы всегда можем проверить действительность подписи на конкретный момент времени (да, нужно иметь подтверждение этого момента, ну и, разумеется, соответствующие средства ЭП, сертификаты УЦ и списки отзыва). 

Михаил Романов 23 мая 2017 г. 15:52  

Откровенно говоря, не очень хорошая.

Лучше уж дать ссылку на исходную статью в Wikipedia - там приведен достаточно четкий перечень различий.

Елена Питомцева 23 мая 2017 г. 13:56  
Исхаков Роберт 23 мая 2017 г. 13:42  

Во второй статье уже заметил. Есть два разных документа ВНИИДАД: "Рекомендации по комплектованию .... в архивах организации" и "Рекомендации по комплектованию ....в государственных и муниципальных архивах". У Вас они гармонично слились в один) Кстати, из первого документа: "Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив организации эти документы не передаются."

И еще, формат PDF/ A-1 рекомендован для хранения текстовых документов. Хотелось бы также из статьи получить ответы на вопросы: "Почему формат архивного хранения не PDF, чем эти форматы отличаются?" Как создать (конвертировать) документ в формат PDF/ A-1?


 

Вадим Майшев 22 мая 2017 г. 11:04  
Таким образом, чтобы подтвердить ЭП спустя 5 лет - нужно определить пресловутый момент подписания документа. Это возможно только с использованием штампа времени. В остальных случаях - если срок действия сертификата истёк, информация, которая в нём содержится, уже не может считаться достоверной, а документ в итоге - юридически значимым (или доказываем в суде - по каждому документу!).

Момент подписи знать надо всегда (спустя пять минут или пять лет - неважно), т.к. любой сертификат в цепочке может изменить свой статус в любое время (поэтому надо знать еще и статус в этот момент времени). Сегодня используются варианты: штамп (метка) времени от УЦ/оператора ЭДО и подтверждение оператора ЭДО.

Роман Гудков 19 мая 2017 г. 16:22  
Но, возникает вопрос, почему в статье не рассматривается создание электронного архива организации?

Все просто - это очень обширная тема - для отдельной статьи:).

Например, в п. 2.32 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда описаны действия, направленные на предотвращение упомянутых в статье программно-аппаратных проблем: 

 

Предпринимая надлежащие и своевременные профилактические действия, организация сможет хранить свои документы в течение длительного срока

Сможет, но есть статистика, что, например, в первый год жизни с носителей может быть не прочитано 2-5% информации, а мониторинг предлагают каждые 5 лет. Перевод в другой формат делает ЭП недостоверной. А как обеспечить юридическую значимость ЭД? Мы же храним ценные документы, один из обязательных реквизитов которых подпись. Через 5 лет истечет сертификат - подпись недействительна...

Согласно 63 -ФЗ: <Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий:

1) квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;

4) квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).>

Таким образом, чтобы подтвердить ЭП спустя 5 лет - нужно определить пресловутый момент подписания документа. Это возможно только с использованием штампа времени. В остальных случаях - если срок действия сертификата истёк, информация, которая в нём содержится, уже не может считаться достоверной, а документ в итоге - юридически значимым (или доказываем в суде - по каждому документу!).

Игорь Емец 18 мая 2017 г. 17:47  

Роман,

проблема доверия к ЭД

Согласен, что эта проблема является основной в решении задачи по переходу от бумаги к ЭД.

Но, возникает вопрос, почему в статье не рассматривается создание электронного архива организации? Именно этот шаг решает проблемы, связанные с хранением документов, значимость которых, на мой взгляд, слегка преувеличена.

Например, в п. 2.32 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда описаны действия, направленные на предотвращение упомянутых в статье программно-аппаратных проблем: 

<В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.>

Предпринимая надлежащие и своевременные профилактические действия, организация сможет хранить свои документы в течение длительного срока.

Гузель Клабукова 18 мая 2017 г. 15:45  

Спасибо за интересную статью, данная тема является актуальной, о чем свидетельствуют запросы крупных организаций на проектирование электронных архивов.

В статье приведен немалый перечень проблем, связанных с обеспечением юридической значимости ЭД долгосрочного хранения. И складывается ощущение, что они непреодолимы. Интересно было бы узнать реальные примеры того, как эти проблемы решаются на предприятиях. И насколько сдерживающим фактором для организации электронного архива они являются.

 

 

Елена Питомцева 16 мая 2017 г. 13:40  

А вот и «Яндекс» запустил платформу «Яндекс.Коннект», обеспечивающую совместный доступ к различным облачным сервисам для совместной работы. В состав платформы «Коннект» вошли приложения «Почта» для домена, «Диск», мессенджер «Ямб», общая база документов «Вики», а также адресная книга с возможностью отражения структуры организации. 

Подробнее: http://www.cnews.ru/news/top/2017-04-25_yandeks_zapustil_konnekt_dlya_sovmestnoj_raboty