Автоматизация управления закупками и тендерами (бизнес-процессы закупочной деятельности)

Дадашев Б.Э., Климова А.Г., Группа компаний «TANAIS», Москва, e-mail: b.dadashev@tanais.ru

Введение

В январе 2012 года вступил в силу Федеральный Закон №223­-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее 223-ФЗ), предназначенный для регулирования закупочной деятельности компаний, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъекта РФ, муниципального образования в совокупности превышает пятьдесят процентов. Заказчики, работающие по 223­-ФЗ, должны ежемесячно публиковать отчеты о проведенных закупках и ежегодно – планы на будущие закупки в Единой информационной системе zakupki.gov.ru (далее – ЕИС). Благодаря этой норме, любой посетитель портала имеет возможность ознакомиться с проведенными и запланированными закупками. Помимо этого, Постановление Правительства РФ №616 дополнило закон №223­-ФЗ требованием к заказчикам осуществлять закупку определенных видов продукции исключительно в электронной форме, а Постановление Правительства РФ № 1132 установило правила ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки, которое внесло ощутимые изменения в процессы контроля исполнения договоров по закупкам с 1 января 2016 года.

Следует отметить, что закупочная деятельность любого предприятия – это сложный многоуровневый процесс, нередко сопровождаемый множеством проблем. Сотрудникам отдела закупок приходится сталкиваться с

●    несогласованностью подразделений, задействованных в подготовке и проведении закупок;

●    несвоевременным поступлением информации о потребностях подразделений предприятия;

●    отсутствием возможности публиковать план закупок на год в рамках установленных сроков.

Возникает потребность в четком планировании и контроле сроков проведения закупочных процедур. Помимо этого, необходим инструмент прогноза и контроля соответствия целевых и текущих значений проверяемых показателей закупочной деятельности, например, соотношение закрытых и открытых торгов, количество электронных торгов. Более того, трудозатраты на формирование отчетов о закупках для руководства, вышестоящих организаций и государственных органов, весьма существенны, особенно если данные обрабатываются вручную.

Упомянутые выше официальные законодательные документы достаточно жестко регламентировали процедуру закупки предприятий, существенно повысили требования к ведению документооборота и, таким образом, еще больше усложнили ее исполнение. Перечисленные проблемы компаний, в том числе связанные с отсутствием мотивации, коррупцией, негибким бюджетированием закупок, а также обусловленные сложностью самой процедуры закупок – можно решить за счет внедрения системы автоматизации.

С другой стороны, цель любого закупочного конкурса – экономия средств за счёт создания конкуренции между поставщиками и повышения прозрачности рынков. Автоматизация этого процесса помогает преодолеть вышеуказанные проблемы и позволяет увеличить скорость принятия решений закупщиком, а также снизить стоимость управления закупками. Наличие структурированных данных дает возможность оперативно формировать отчетные формы для различных органов и собирать необходимую статистику по закупкам, что является крайне важным шагом на пути к созданию обоснованной закупочной стратегии компании. Словом, автоматизация с одной стороны эффективна, а с другой - экономически выгодна.

Функционально закупочная процедура включает в себя множество бизнес-процессов, объединенных в последовательность из четырех этапов (Рис.1), каждый из которых завершается публикацией соответствующих документов на ЕИС: 1. Планирование закупки; 2. Инициация процедуры закупки; 3. Проведение закупки; 4. Заключение договора и исполнение обязательств по договору.

Рис.1. Схема этапов закупочной процедуры.

Среди участников бизнес-процессов, относящихся к закупочной процедуре, можно выделить роли:

Ответственный за позицию – ответственный за создание, редактирование и согласование позиций плана закупок (например, сотрудник отдела снабжения);

Ответственный за план закупки – ответственный за формирование редакции плана закупок и согласование итогового плана;

Согласующие план закупок (позиции) – ответственные за согласование позиций и плана закупок, например, руководитель отдела снабжения, руководитель планово-экономического отдела, руководитель отдела закупок;

Утверждающий план закупок (позиции) – ответственный за утверждение позиций и плана закупок, например, генеральный директор;

Организатор закупки – сотрудник, ответственный за создание закупки, формирование лотов, организацию проведения совещаний для закупочной комиссии, за подготовку документации и согласование закупки, а также за проведение закупочной процедуры;

Руководитель отдела закупок – ответственный за назначение организатора закупок;

Закупочная комиссия – сотрудники, ответственные за оценку предложений и выбор победителя по закупке;

Председатель комиссии – назначенный сотрудник (обычно руководящей должности);

Ответственный за публикацию – сотрудник, ответственный за публикацию информации о закупочной деятельности на ЕИС;

Ответственный за договор – сотрудник, ответственный за формирование, согласование договора и контроль исполнения обязательств по договору.

Эксперт – сотрудник, дающий оценки по своим критериям, например, качество товара, работы или услуги, цена договора и др.

Рассмотрим функции и взаимодействие участников внутри этапов закупочной процедуры.   

Этап 1. Планирование закупки

После выпуска приказа о начале планирования закупки начинается процесс сбора от каждого подразделения потребностей, на основании которых Ответственный за план закупки формирует редакцию плана. Ниже на рис. 2 с использованием стандарта нотации моделирования бизнес процессов Business Process Modeling Notation описана пошаговая схема выполнения этапа: 1) Ответственный за план закупок создает карточку редакции плана закупок; 2) Ответственные за позиции заносят потребности в позиции карточки редакции плана; 3) Ответственный за позицию отправляет позицию плана закупок на согласование Согласующим позиции (при необходимости и дополнительным согласующим); 4) Ответственный за план закупок на основе ранее созданной редакции формирует итоговый план по форме документа соответствующий требованиям 223-ФЗ, и отправляет его на согласование; 5) Ответственный за план закупок отправляет план на согласование Согласующим план закупок; 6) Согласующие план закупок отправляют согласованный план закупок Утверждающему план закупок на подписание; 7) Ответственный за публикацию публикует утвержденный план на ЕИС.

Рис. 2. Схема этапа планирования закупки

Этап 2. Инициация процедуры закупки

При приближении срока публикации извещения о закупке, система заранее рассылает уведомления Ответственному за позицию и Руководителю отдела закупок о необходимости инициации закупки, инициируя выполнение очередного этапа по следующему алгоритму (рис.3): 1) Руководитель отдела закупок поручает работы по проведению закупочной процедуры назначенному им сотруднику – Организатору закупки; 2) назначенный Организатор закупки формирует и согласует приказ, в рамках которого  определяется Закупочная комиссия, и отправляет ей подготовленный комплект закупочной документации и проект договора; 3) Председатель комиссии утверждает закупку; 4) Ответственный за публикацию публикует согласованную закупку на портале закупок.

Рис. 3. Схема этапа инициализации процедуры закупки

Этап 3. Проведение закупки

После размещения закупки на ЕИС в организацию в течение объявленного срока поступают заявки на участие. Если способ закупки отличный от закупки у единственного источника, то по завершении срока отправки заявок начинается последовательное выполнение данного этапа по следующей схеме (рис. 4): 1) вскрытие конвертов с заявками на участие в закупке в рамках заседания Закупочной комиссии (если закупка проводится в виде открытого или закрытого конкурса); 2) отправка заявок Организатором закупки на рассмотрение Экспертам; 3) назначение Организатором закупки совещания Закупочной комиссии; 4) подведение итогов на заседании Закупочной комиссии; 5) публикация Ответственным за публикацию сведений о победителе на ЕИС.

В случае если способ закупки – закупка у единственного источника, то такая закупка выносится сразу на комиссию по закупкам и соответствует пунктам 4-5 схемы этапа 3 «Проведение закупки».

Рис. 4. Схема этапа проведения закупки

Этап 4. Заключение договора и исполнение обязательств по договору

Этап начинается со старта Организатором закупки задачи по типовому маршруту «Заключение договора по закупке» и далее выполняется следующая последовательность шагов (Рис.5):         1) после заключения договора Ответственный за договор выполняет задание; 2) Ответственный за публикацию публикует договор на ЕИС; 3) после выполнения обязательств по договору или этапу договора Ответственный за договор заносит в систему информацию по исполнению договора и отправляет сведения по исполнению договора вместе со связанными документами Ответственному за публикацию; 4) Ответственный за публикацию публикует информацию об исполнении по договору (или сведения о расторжении договора), информацию о субподрядчиках и дополнительные договорные документы на ЕИС.

Рис. 5. Схема этапа заключения и исполнения договора

Заключение

Сложность процессов закупочных процессов компании, чья деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ требует автоматизации. При этом решение должно обеспечивать:

●    планирование закупки – от создания позиции и плана закупок до их согласования и утверждения в рамках единого информационного пространства;

●    своевременное оповещение о наступлении очередных этапов закупок в процессе всей закупочной процедуры;

●    организацию закупок по одному или нескольким лотам;

●    подготовку и согласование закупочной документации и проекта договора;

●    формирование и публикацию извещений о проведении закупки;

●    сбор заявок на участие в закупке и оценку полученных предложений;

●    выбор победителя комиссией по закупкам;

●    заключение и контроль исполнения договоров с победителями закупки;

●    публикацию сведений об исполнении договоров;

●    своевременное формирование регламентированной законодательством управленческой отчетности.

При этом решение должно обеспечивать базовые характеристики качественного программного продукта: гибкость, настраиваемость и возможность модификации в соответствии с потребностями, так как на этапе внедрения может потребоваться настройка под конкретного потребителя с учетом особенностей ведения бизнеса в компании.