Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Отраслевые особенности в документообороте

Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек

  0 комментариев Добавить в закладки

См. предыдущие части ранее.

Оглавление

Часть 1. Документальное оформление в транспортной логистике: Основные направления оптимизации

Рынок транспортных услуг

Основные игроки на российском рынке

Необходимость оптимизации

Документальное оформление в транспортной логистике

Транспортировка

Хранение, размещение, отпуск

Посредничество в логистической цепи

Часть 2. Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек

Бизнес-процессы и документальное оформление

Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления

Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК

Проблемы работы с документами

Основные направления оптимизации

Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена

Обмен электронными документами с заказчиком

Обмен документами как часть сервиса транспортной компании

Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра

«Бумажные» тормоза

Оптимизируем процесс. Решение №1

Электронная ТТН. Решение №2

Выводы

 

Бизнес-процессы и документальное оформление

Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления

1.   Между грузоотправителем и ТЭК заключается договор на оказание услуг или договор разовой поставки.

2.   На стороне ТЭК определяется перевозчик, автомобиль, выстраивается маршрут, как итог присваивается фрахт– соглашение, предусматривающее перевозку грузов за оговоренную в договоре с перевозчиком оплату.

3.   ТЭК забирает груз и сопроводительные документы, в том числе ТТН (3 экземпляра).

4.   Осуществляется поставка.

5.   Грузополучатель ставит необходимые подписи на ТТН и отметки в пункте 16.

6.   Есть 2 варианта развития событий:

1) Водитель ТЭК сообщает менеджеру о том, что груз доставлен, и если нет изменений, то формируется акт (на основании скана ТТН) и СФ.

     2) Водитель привозит все подписанные ТТН в офис компании, менеджер на их основании формирует акт и СФ и выставляет тем числом, когда была осуществлена выгрузка товара.

7. Для наиболее быстрого получения оплаты все документы сканируются и отправляются грузоотправителю электронной почтой. Оригиналы документы отправляются чаще всего «Почтой России», или службами экспресс доставки документов (что получается достаточно накладно).

8. Грузоотправитель осуществляет оплату, подписывает акт и отправляет его почтой в ТЭК.

 

Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК

Обязанности продавца

Обязанности покупателя

Представление товаров в соответствии с договором (на основании договора купли-продажи должен предоставить СФ и др.документы, которые могут потребоваться)

Уплата цены. Покупатель обязан уплатить предусмотренную договором купли-продажи цену товара.

Лицензии, свидетельства и иные формальности (Продавец обязан за свой счет и на свой риск получить любую экспортную лицензию или другое официальное свидетельство, а также выполнить, если это потребуется, все таможенные формальности для экспорта товара.)

Лицензии, свидетельства и иные формальности. Покупатель обязан за свой счет и на свой риск получить любую импортную лицензию или другое официальное свидетельство, а также выполнить, если это потребуется, все таможенные формальности для импорта товара и для его транзитной перевозки через третьи страны.

Договоры перевозки и страхования.

А) Договор перевозки. Продавец обязан заключить за свой счет на обычных условиях договор перевозки товара до согласованного пункта в названном месте назначения по обычному маршруту и обычно принятым способом. (Если предусмотрено)

Б) Договор страхования (если необходим)

Договоры перевозки и страхования

а) Договор перевозки. Нет обязательств

б) Договор страхования. Нет обязательств

Поставка. Продавец обязан предоставить товар перевозчику, с которым заключен договор перевозки, в соответствии с договором перевозки, а при наличии нескольких перевозчиков первому из них для транспортировки в названное место в установленную дату или в пределах согласованного срока.

Принятие поставки. Покупатель обязан принять поставку товара сразу после его доставки и получить товар от перевозчика в названном месте.

Переход рисков. Продавец обязан нести все риски потери или повреждения товара до момента его поставки. Если иное не оговорено сторонами.

Переход рисков. Покупатель обязан нести все риски потери или повреждения товара с момента его поставки. Товар должен быть надлежащим образом идентифицирован, то есть определенно обособлен или иным образом обозначен как товар, являющийся предметом данного договора.

Распределение расходов.

Продавец обязан

- нести все расходы, связанные с товаром, до момента его доставки, а также оплатить фрахт и все расходы, включая расходы по погрузке товара и выгрузке его в месте назначения, которые согласно договору перевозки возлагаются на продавца

- оплатить, если это потребуется все расходы, связанные с выполнением таможенных формальностей для экспорта, как и другие пошлины, налоги и прочие сборы, подлежащие оплате при экспорте товара, и расходы, связанные с его транзитной перевозкой через третьи страны, в случаях, когда эти расходы согласно договору перевозки возлагаются на продавца.

Распределение расходов

Покупатель обязан

- нести все расходы, связанные с товаром, с момента его доставки

- нести все расходы, связанные с товаром во время его транзитной перевозки до прибытия в согласованное место назначения, за исключением случаев, когда они согласно договору перевозки возлагаются на продавца, и- оплатить расходы по выгрузке товара, за исключением случаев, когда они согласно договору перевозки возлагаются на продавца, и

- нести все дополнительные расходы вследствие невыполнения им обязанности дать надлежащее извещение с момента исчисления согласованной даты или с окончания согласованного срока для поставки. Условием, однако, является надлежащее соответствие товара договору. Это значит, что товар должен быть надлежащим образом идентифицирован, то есть определенно обособлен или иным образом обозначен как товар, являющийся предметом данного договора, и оплатить, если это потребуется, все пошлины, налоги и другие сборы, а также расходы на выполнение таможенных формальностей, подлежащие оплате при импорте товара, и, в случае необходимости, для его транзитной перевозки через третьи страны, если они не включены в расходы договора перевозки.

Извещение покупателю.

Продавец обязан известить покупателя достаточным образом о том, что товар поставлен, а также направить покупателю любое другое извещение, требующееся ему для осуществления обычно необходимых мер для получения товара.

Извещение продавцу

В случае, если покупатель вправе определить срок отправки товара и/или пункт назначения, он должен надлежащим образом известить об этом продавца.

Доказательства поставки, транспортные документы или эквивалентные электронные сообщения.

Продавец обязан предоставить покупателю за свой счет обычный транспортный документ или транспортные документы (например, оборотный коносамент, необоротная морская накладная, доказательство о перевозке внутренним водным транспортом, воздушная накладная, накладная железнодорожного или автомобильного сообщения или накладная смешанной перевозки).В случае, если продавец и покупатель договорились об использовании средств электронной связи, упомянутые выше документы могут быть заменены эквивалентными электронными сообщениями (EDI).

Доказательства поставки, транспортные документы или эквивалентные электронные сообщения

Покупатель обязан принять предусмотренный транспортный документ, если он соответствует условиям контракта купли-продажи.

Проверка - упаковка - маркировка

Продавец обязан нести расходы, связанные с проверкой товара (например, проверкой качества, размеров, веса, количества), необходимой для поставки товара. Продавец обязан за свой счет обеспечить упаковку, (за исключением случаев, когда в данной отрасли торговли принято обычно отправлять обусловленный контрактом товар без упаковки), необходимую для организуемой им перевозки товара. Упаковка должна быть маркирована надлежащим образом.

 

Осмотр товара

Покупатель обязан нести расходы, связанные с любым предпогрузочным осмотром товара, за исключением случаев, когда такой осмотр требуется властями страны экспорта.

Другие обязанности

Продавец обязан по просьбе покупателя оказать последнему за его счет и на его риск полное содействие в получении любых документов или эквивалентных им электронных сообщений. Продавец обязан обеспечить покупателя всей информацией, необходимой для осуществления страхования.

Другие обязанности

Покупатель обязан нести все расходы и оплачивать сборы, связанные с получением документов или эквивалентных им электронных сообщений, а также возместить расходы продавца, понесенные последним вследствие оказания им помощи покупателю.

 

Проблемы работы с документами

Процесс

Ответственный за процесс

Проблемы

Обмен документами с перевозчиками.

ТК: Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Диспетчер погрузочно-разгрузочных работ, бухгалтерия.

Потеря документов, длительная доставка документов при их исправлении, увеличение сроков взаиморасчётов с перевозчиком.

Обмен документами с грузоотправителями или грузополучателями (в зависимости от того, кто платит).

ТК: Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Диспетчер погрузочно-разгрузочных работ, бухгалтерия.

Длительное доставка документов при корректировках, увеличение сроков поступления оплат за оказанные услуги.

Заключение договоров с новыми клиентами.

Менеджеры по работе с клиентами.

Оперативное подписание договоров. Повышение лояльности клиентов за счет оперативности. Менеджер быстрее получит профит о сделки.

Хранение документов

Бухгалтерия, главный бухгалтер. Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Финансовый департамент

Сложность в подготовке к проверкам, сложность поиска документов в бумажном архиве.

 

Основные направления оптимизации

●    Ускорение обмена первичными документами и договорами c контрагентами (грузополучателями)и посредниками (интернет-магазины, торговые дома, станции ТО транспорта, магазины запчастей;

●    Снижение стоимости документооборота (экономия на расходах на почтовую отправку оригиналов документов, экономия на стоимости бумаги)

●    Перевод в электронный вид процессов отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов – сокращение времени обработки входящих документов;

●    Возможность быстрого внесения корректировок в документы, сопровождающие поставку;

●    Сокращение потерь документов;

●    Обеспечение прозрачности внутреннего согласования и подписания документов;

●    Обмен электронными документами нестандартных форматов (Например, МХ-1, МХ-2, МХ-3 и др., если необходимо воспользоваться услугами логистического центра, оставить груз на временное хранение)

●    Обмен торговыми и логистическими документами с использованием EDI (транспортный документ или транспортные документы (например, оборотный коносамент, необоротная морская накладная, доказательство о перевозке внутренним водным транспортом, воздушная накладная, накладная железнодорожного или автомобильного сообщения или накладная смешанной перевозки).

●    Автоматизация работы с первичными финансовыми документами (Акт выполненных работ/оказанных услуг, Счет-фактура, договор на оказание услуг/договор на оказание разовой поставки).

●    Удобная подготовка налоговой отчетности и переход от бумажных архивов к электронным;

●    Обмен электронными документами между основными и вспомогательными логистическими посредниками (стандартный набор документов, акты, счета-фактуры, договоры, счета).

 

Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена

При использовании электронных документов и решаются многие вышеуказанные проблемы. Сервис обмена юридически значимыми документами (ЮЗЭД) позволяет избежать перечисленных издержек и оптимизировать процесс обмена документами между транспортной компанией и ее контрагентами.

Обмен электронными документами с заказчиком

Документооборот между транспортной компанией и отправителем груза представляет собой стандартный поток договорной и первичной документации. При этом документы по логистическим услугам (обработка и хранение грузов, таможенное оформление) также можно перевести в электронный вид.

С помощью сервиса обмена заказчик получает все документы в день выставления и может сразу же их подписать. Объем ручного труда на обработку сводится к минимуму — взаимодействие налаживается напрямую между учетными системами партнеров.

Схема обмена онлайн сервиса грузоперевозок с ТЭК, частными перевозчиками.

 

Сервис учитывает, что инициатором отправки груза может быть не производитель, а посредник, например, интернет-магазин или другая логистическая компания. Обмен документами с ними также возможен в электронном виде.

Схема обмена документами ТЭК с контрагентами

 

Обмен документами как часть сервиса транспортной компании

Каждая транспортная компания стремится обеспечить заказчикам сервис полного цикла: от доставки самого груза и до обеспечения всех сопутствующих процессов, включая хранение на складах. Обмен документами между заказчиками является отдельной услугой, которую можно осуществлять в электронном виде. В этом случае сервис обмена ЮЗЭД выступает платформой для новой услуги.

 

Если вы хотите узнать подробнее о возможностях сервиса обмена для транспортных компаний, задайте вопрос экспертам.

* * *

Продолжение следует – Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.

Источник: CFIN

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев