Компании не стремятся переходить на безбумажный
документооборот, а, наоборот, увеличивают потребление печатных документов.
Именно об этом говорят данные, полученные в ходе нового опроса. Российские
эксперты ожидали подобных результатов и готовы объяснить причины.
Представители американской ассоциации участников ИТ-рынка
CompTIA опросили порядка 400 топ-менеджеров из ИТ и бизнеса, чтобы узнать, как
часто за последние два года им приходилось использовать бумажные документы.
Оказалось, что 38% компаний увеличили объемы бумажного документооборота, а еще
8% - стали еще более активно пользоваться такими документами. Еще 27%
респондентов сохранили прежние объемы, 23% - сократили их, а существенно
уменьшить бумажный документооборот удалось только 3%. Говоря о планах на
ближайшие 2 года, участники опроса разделились во взглядах практически таким же
образом. Эксперты ComTIA отмечают, что лидерами по «бумаге» остаются компании
из образовательного сектора, госкорпорации и медицинские учреждения.
Российские специалисты СЭД ожидали подобных результатов по
проникновению безбумажных технологий. «Безбумажность - вопрос выбора и выбор
пока часто делается в пользу бумаги. Чтобы убедиться в этом, не нужно проводить
никаких исследований, достаточно посмотреть на динамику спроса на
бумагоориентированную продукцию (принтеры, копиры, расходные материалы).
Увеличение расхода бумаги объясняется простотой получения бумажных копий.
Поэтому СЭД/ЕСМ правильнее квалифицировать не как безбумажные, а как «бумагонезависимые»
технологии», - утверждает Вадим
Ипатов, заместитель генерального директора компании
«Интертраст» по развитию бизнеса.
«Электронный документооборот и безбумажный
документооборот не являются синонимами. Организации целенаправленно стремятся
уйти от бумаги, если расходы на печать и пересылку бумажных документов
действительно существенны, и их сокращение заметно изменит финансовые
показатели, и, как правило, это документооборот с внешними контрагентами, -
объясняет Сергей
Бушмелев, ИТ-аналитик Directum. - Что же касается внутреннего
документооборота, то в этом случае расходы на бумагу редко оказываются
существенными для организации. Электронный документооборот внедряется с целью
повышения производительности сотрудников, соответствия внешним и внутренним
регулятивным требованиям, и оптимизация бумажных затрат часто не предполагается
или не рассматривается в качестве определяющего фактора».
Андрей
Лубенец, старший управляющий по корпоративным проектам компании
«ABBYY Россия», связывает объем обращающихся документов, как бумажных, так и
электронных, с состоянием экономики: если в ней наблюдается спад, то и общий
поток документов будет сокращаться, если же рынок растет, то возрастет и число
документов. «Опрос американской ассоциации участников ИТ-рынка CompTIA
проводился относительно двух последних лет, во время которых шло восстановление
и мировой экономики, и экономики США. Вместе с ростом бизнес-активности,
увеличился и поток документов. Бумажный документооборот быстрее реагирует на
подобные изменения. Это же подтверждают и результаты опроса. Также стоит
отметить, что в экономике США важную роль играет малый бизнес, которому дешевле
осуществлять документооборот на бумаге, чем применять электронные системы»,
- замечает он. Россия же, по его словам, подвержена влиянию общемировых трендов.
Директор по развитию направления ECM в Terralink Александр Бейдер не
видит ничего удивительного в том, что лидерами по потреблению бумаги являются
государственные и медицинские организации. «В государственных организациях
повышенные требования к исполнителям. Они хорошо понимают стоимость своей
ошибки или невозможности предоставить подтверждение своего качественного и
своевременного исполнения задания. В этой связи они подстраховываются, создавая
бумажные копии документов», - говорит он. Эксперт полагает, что даже
введение в приказном порядке необходимости исполнять документы в электронном
виде в ближайшей перспективе не избавит государственных чиновников от
консерватизма, при этом данная тенденция просматривается как для России, так и
в мировом масштабе. В медицине, скорее всего, по его словам, для России
основным фактором является низкий уровень автоматизации и квалификации врачей в
области информационных технологий, а на западе потребность в бумаге связана
также, в первую очередь, с очень высоким уровнем ответственности врачей за
результаты своей работы, а также с самой организацией страховой медицины,
поскольку все общение между страховыми компаниями, медицинскими учреждениями и
работодателями должно быть строго документировано.
«Совсем по-другому обстоят дела в коммерческом секторе,
где затраты на бумажный документооборот легко измерить, а риски хорошо понятны
и очень заметны. Важным фактором является также недавние изменения в российском
законодательстве, благодаря которым для электронных документов обеспечивается
юридическая значимость, что основывается на применении специализированных
сервисов доставки и электронной подписи. В этом случае, объем потребления
бумаги заметно сокращается. В результате, компания может не только сократить
объемы потребляемой бумаги для печати документов, но и снизить расходы на
пересылку, архивные площади, персонал», - объясняет Бейдер. По его мнению,
основной спрос на сервис межкорпоративного документооборота предъявляют
компании розничной торговли, телекоммуникаций, банковского сектора, страховые
компании, а также другие компании, бизнес которых связан с большим количеством
поставщиков и потребителей.
В качестве примера он привел несколько расходных статей
бюджета на бумажный документооборот. Так, в компании Nestle посчитали, что они
тратят в год около 100 тыс. долл. только на то, чтобы довести срочной
курьерской отправкой исправленные бумажные счета-фактуры их контрагентам; еще
одна организация городского подчинения - 110 тыс. руб. в месяц только на
бумагу, картриджи и обслуживание принтеров; средняя региональная аптечная сеть
расходует 360 тыс. рублей в год только на поддержание архива.
Алена
Свистунова, представитель «СКБ Контур по проекту «Диадок»,
также подтверждает, что при переходе на ЭДО объемы потребляемой бумаги в
компаниях не сокращаются. Ряд госведомств, по ее данным, отмечают, что после
внедрения СЭД, закупки бумаги для нужд учреждения только увеличились (иногда на
300%), при этом это происходит при автоматизации процесса внутреннего
согласования документов, потому что каждый участник в цепочке согласования по
привычке все равно распечатывает электронный документ. Еще один важный фактор,
влияющий на объемы распечатанных документов – это отсутствие юридической силы
электронных документов в ряде СЭД. «Совсем по-другому обстоят дела, если
компания внедряет системы документооборота, направленные на замену бумажных
документов электронными версиями, то есть когда для электронных документов
обеспечивается юридическая значимость с применением электронной подписи, -
объясняет специалист. - Так, если в компании внедряется система внешнего
документооборота с контрагентами, то в этом случае объем потребления бумаги
сокращается, потому что электронные юридически значимые документы не нужно
дублировать в нескольких копиях на бумаге. В результате компания может не
только сократить объемы потребляемой бумаги для печати документов, но и снизить
расходы на пересылку, архивные площади, персонал».
С коллегами согласны и Павел Житнюк, эксперт-аналитик «Корус
Консалтинг», который полагает, что в случае проведения аналогичного опроса в
России результат в плане распределения организаций по типам был бы очень похож,
и Ирина Кубликова,
директор по маркетингу «Босс-Референт», считающая, что высокая степень
бюрократизации документооборота и отсутствие на сегодняшний день законов,
признающих легитимность электронных документов (например, в судах, в архивном
хранении) требует использования для межкорпоративных взаимоотношений бумажных
экземпляров и не ведет к безбумажному офису.
В целом, опрошенные специалисты не сталкивались (за
исключением СКБ «Контур» и Terralink) с исследованиями в области экономии от
безбумажного офиса в России и придерживаются мнения, что переход к таким
технологиям является вопросом самоорганизации и самосознания сотрудников, а
также делом государства, принимающего регламенты для порядка обмена
документацией в электронном виде.