Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Бизнес-аналитик – свой человек за линией фронта

  1 комментариев Добавить в закладки

Борис Шлаин

независимый консультант

www.borisshlain.com

Бизнес-аналитик – это, с точки зрения клиента, еще или уже не программист. Это человек, которому можно рассказать о бизнесе примерно так же, как пожаловаться своему врачу – и он должен где-то посоветовать лекарство, а где-то просто успокоить словом. А для руководителя группы разработки и архитектора бизнес-аналитик – это такой агент, шпион, которого можно «забросить за линию фронта» в компанию-клиента, чтобы он добыл ценные сведения о пожеланиях клиента и его стратегии развития своего бизнеса.

Сегодня под словом «бизнес-аналитик» скрывается две разные профессии:

●  Бизнес-аналитик в информационных технологиях – это человек, выступающий в роли интерфейса между ИТ и бизнесом, который может говорить на одном языке с представителями обеих областей и может организовать совместную работу над предметной областью. Его главная задача – сделать так, чтобы информационная система отвечала потребностям бизнеса. Бизнес-аналитик может быть связан с каким-либо определенным продуктом (консультанты по SAP), с узкой специализацией (розничные продажи и логистика скоропортящихся продуктов) или с конкретным предприятием (бизнес-технологи, работающие в ИТ-отделах крупных компаний).

●  Бизнес-аналитик в бизнесе – это человек, который умеет анализировать определенный вид бизнеса или процесса (непрерывное производство, розничный бизнес, управление проектами и т.п.) или круг задач в бизнесе (маркетинг, управление запасами, бюджетирование и т.д.). Его арсенал – это совокупность методик, а средства автоматизации являются при этом вспомогательными.

Иногда оба бизнес-аналитика оказываются как «два в одном». Однако особенности специальности в любом случае следует учитывать: человек, умеющий настраивать и внедрять аналитическую систему, не всегда может адекватно и качественно оценить результаты анализа с точки зрения бизнеса. В подобном случае могут потребоваться оба специалиста – практически как «ведущий» и «ведомый».

Бизнес-аналитик может представлять в проекте ИТ-компанию, компанию-клиента или быть независимым консультантом, приглашенным на проект. При этом функциональная роль бизнес-аналитика – интерфейс между бизнесом и ИТ – остается практически постоянной, вне зависимости от «юрисдикции». В этой статье «по умолчанию» бизнес-аналитик рассматривается как сотрудник ИТ-компании, однако большинство высказываний сохранит свою справедливость и для других случаев.

Бизнес-аналитик на проекте

Как выглядит разработка автоматизированных систем без бизнес-аналитика? К сожалению, видеть подобную организацию процесса приходится слишком часто. Задачи ставятся конечными пользователями программистам или в лучшем случае руководителю разработки. Программисты используют при разработке или собственную модель, или предложенную конечными пользователями. В первом случае достаточно быстро наступает момент, когда модель перестает соответствовать реальному бизнесу; во втором проекту угрожают противоречия внутри самой модели.

Основная роль бизнес-аналитика – это разработка непротиворечивой и достаточно полной модели требований реального бизнеса. Это задача не столько описательная и созерцательная («просто напишите, как у нас все происходит и автоматизируйте»), а творческая. Уже расхожим стало выражение об «автоматизации беспорядка», которая только ухудшает общую ситуацию. Но и «прямолинейная автоматизация» очень часто исключает из процесса те самые «отдушины» и «обходные пути», которые и обеспечивают известную российскую «нестрогость законов» и позволяют бизнес-системе в целом работать.

Соавторами бизнес-аналитика при разработке модели требований являются ключевые пользователи (или потенциальные пользователи). Таким образом, на этапе анализа задача бизнес-аналитика – собрать требования, построить непротиворечивую полную модель и «продать», представить ее клиенту.

Но достаточно часто бизнес-аналитик приступает к работе еще на этапе переговоров. В этом случае его задача – понять, насколько решение соответствует потребностям клиента, оценить «масштабы бедствия» и определить возможный объем доработок.

Однако переговорами и согласованием требований работа бизнес-аналитика в проекте, конечно, не ограничивается – хотя достаточно часто именно после согласования технического задания аналитика перебрасывают на другой проект. Известно, что требования имеют обыкновение изменяться и «плохо ложиться» на архитектуру – именно поэтому бизнес-аналитик должен сопровождать проект и на этапе проектирования, и на этапе разработки. Конечно, такая работа может уже не требовать 100% загрузки (это зависит от масштабов проекта), но она, в совокупности с регулярным представлением клиенту результатов, позволяет процессу разработки не уходить в сторону от требований бизнеса. Задача клиента – требовать, чтобы бизнес-аналитик продолжал сопровождать проект, и со своей стороны работать над проектными документами: техническим заданием, спецификацией требований, запросами на изменения. Только полнота и актуальность этих документов позволят при необходимости вовлечь в проект новых или дополнительных сотрудников.

Особая роль принадлежит бизнес-аналитику на этапе внедрения. Его задача – «вписать» средства автоматизации в реальный бизнес-процесс. Бизнес-аналитик не обязательно разрабатывает документацию сам и тем более не обязательно непосредственно руководит внедрением – он формулирует требования, каркас документации и совместно с менеджером внедрения разрабатывает модель эксплуатации системы, решая задачи соответствия организационных и технических решений.

То, что написано выше – не связано с какой-либо конкретной методологией RUP, MSF, ASAP и т.п., а есть некоторое обобщение их и практических подходов нескольких российских фирм.

Безусловно, роль и название должности бизнес-аналитика могут изменяться от компании к компании и даже от проекта к проекту. Общим должны оставаться – творческая, созидательная направленность работы и сквозное сопровождение решений от анализа до внедрения.

Отдельный вопрос – а может ли работа бизнес-аналитика совмещаться с другими функциями, например: руководителя разработки, менеджера проекта, архитектора? Это зависит в значительной степени от личных качеств человека. Руководство требует волевых качеств, анализ – творческих. При их сочетании в одном человеке, в небольшом проекте эти два роли могут быть совмещены.

Бизнес-аналитик может выполнять функции архитектора, если он осознает, что это две различные роли, и анализ и проектирование – два различных этапа в процессе. В этом случае, если квалификация в области современных архитектуры и средств проектирования позволяет, эти две роли могут быть совмещены. Большие проблемы могут возникнуть, если сотрудник совмещает роли бизнес-аналитика на одном проекте и проектирует при этом решение, которое будет использоваться как универсальное, в нескольких проектах.

Совмещение роли разработчика, или руководителя разработки, и бизнес-аналитика крайне нежелательно: это люди имеют противоположные взгляды на проект. Есть большая опасность, что результатом анализа будет неоформленная, противоречивая модель, которая потом будет непосредственно реализована в программный код. Подобный подход в России почему-то принято называть экстремальным программированием, при этом часто забываются основные принципы eXtremal Programming: предварительная разработка тестовых примеров совместно с клиентом, обязательная парная работа программистов над задачами и разработка решений сугубо «под конкретного заказчика».

Семь нянек для бизнес-аналитика

Какой он, хороший бизнес-аналитик?

С точки зрения клиента, это человек, способный быстро понять требования и определить их приоритет, а также рассказать о технических решениях и их влиянии на бизнес понятным клиенту языком. При этом клиент вправе ожидать от бизнес-аналитика наличия систематизированных знаний о предметной области, а также опыта аналогичных проектов в других предприятиях. Иногда бизнес-аналитику приходится предлагать организационные схемы за рамками автоматизированной системы – «а как же отдел будет работать, пока ваш модуль еще не внедрен».

С точки зрения директора компании, это человек, который играет важную роль в проектах и сохраняет лояльность своей компании, участвуя в переговорах и совместных рабочих группах. Уход из компании бизнес-аналитика – это потеря капитала, утечка знаний: при этом в реальности «утечка» может произойти и без формальной смены работодателя.

С точки зрения руководителя отдела анализа, это человек, который может в различных проектах следовать принятой методологии, нотациям и формам документов; достаточно важным является также умение работать с соответствующим программным обеспечением. Есть еще один, достаточно болезненный вопрос – способность к коллективной работе с другими аналитиками.

В проектной команде бизнес-аналитик играет уникальную роль, в своем отделе он один среди многих. При этом компания может получить синергетический эффект, если ее интеллектуальный штаб работает именно совместно, совершенствуя подходы, критикуя и обсуждая собственные решения.

Для руководителя отдела подход сотрудника «это мое решение, я не буду им делиться и не позволю его критиковать» категорически неприемлем, а в действительности такое встречается нередко – творческим личностям свойственны амбиции и индивидуализм.

С точки зрения руководителя проекта, это человек, который, сохраняя творческий стиль работы, соблюдает дисциплину в отношении ведения документов, версий, протоколов и готов работать в команде с архитекторами, разработчиками, тестировщиками. Солидарность с командой здесь очень важна, так как успех в этом смысле может быть только общим, и позиция по отношению к разработке «требования собраны, а как их реализовывать – не мое дело» неприемлима.

С точки зрения руководителя разработки (team leader), это человек, который готов работать с командой и после формального завершения анализа, сопровождая собственные решения и давая разработчикам пояснения. Бизнес-аналитик – это по сути «информационный» представитель клиента в проекте по всем вопросам, касающимся требований и предметной области – в отличие от менеджера проекта, который является «административным» представителем клиента.

С точки зрения менеджера по продажам, это человек, способный быстро и убедительно продемонстрировать компетенцию компании в определенной области, по итогам краткого разговора составить представление о клиенте и его требованиях к решению. При этом он еще и осознает предел своей квалификации и не вмешивается в ходе переговоров в политические и коммерческие вопросы.

Итак, у бизнес-аналитика семь нянек? – И да, и нет. Конечно, сам он может сформулировать свои пожелания ко всем перечисленным лицам. Но если уж мы начали «склонять» бизнес-аналитика как интерфейс, то придется согласиться – интерфейс сильно зависит от того, что он связывает.

Слагаемые успеха

Я участвовал во многих собеседованиях при найме на работу бизнес-аналитиков, и ни разу не видел в комнате для переговоров всех «семи нянек» одновременно. Наверное, потому что требования к соискателям были сформулированы заранее, попробуем их перечислить:

Компетенция бизнес-аналитика. DIRECTUM-Journal.ru

Знание предметной области безусловно необходимо, однако глубина и широты зависит от позиции и роли в проекте. С учетом многообразия задач, способность быстро осваивать новые предметные области и получать информацию от экспертов-предметчиков следует рассматривать как основной интеллектуальный ресурс бизнес-аналитика. Такая способность может проявиться и развиваться только при участии в реальных проектах, а также в ходе получения основного и дополнительного образования по разным специальностям и направлениям.

Моделирование является очень важной формой работы бизнес-аналитика. Одна форма модели используется для общения с клиентами, другая – для последующего проектирования и разработки. Задача бизнес-аналитика – обеспечить соответствие между ними, творчески применяя различные методы и нотации. Слишком часто модели и диаграммы становятся игрушкой в руках аналитиков, и оказываются бесполезны для практической работы – клиент их не понимает, при изменении требований они не сопровождаются, а разработчики предпочитают общаться на языке кода. Среди зарекомендовавших себя нотаций – IDEF, UML, eEPC, DFD и т.п. – нет лучших или худших. Знание различных методологий, умение творчески применять их, а при необходимости еще и быстро объяснить коллегам – это как раз то, что отличает «профи».

Умения работать с современными программными продуктами – ARIS, Rational Suite, All Fusion – это не то же самое, что знание нотаций. Практически каждый продукт имеет свою специфику даже при использовании стандартных видов моделей. Отдельный вопрос – это коллективная работа надо проектом с использованием автоматизированного средства разработки. Опыт показывает, что аналитики, которые раньше работали в одиночку, не сразу включаются в принятую технологию коллективной работы; по меньшей мере, такая технология должна быть разработана и документирована. Средства моделирования и анализа – не единственное программное обеспечение, с которым работают аналитики. Современные аналитические приложения и средства администрирования базами данных получают все более дружественные интерфейсы, так что умение «читать» структуры баз данных, кубов OLAP и xml-документы следует уже отнести к правилам хорошего тона.

Работа в проекте – основная форма деятельности бизнес-аналитиков. Любой участник проекта должен понимать, что такое проект, как он управляется, из каких этапов он состоит и кто в нем участвует. В проекте бизнес-аналитик отвечает за управление информацией о предметной области: он может не только разрабатывать соответствующие документы, но и технологию, обучать и контролировать других членов проектной команды. Многие риски проекта связаны с ключевыми требованиями клиента, возможностью и полнотой их удовлетворения. Из всех дисциплин управления проектами – управление контрактами, управление ресурсами, управление персоналом и т.п. – управление рисками и управление информацией о предметной области являются для бизнес-аналитка приоритетными.

Проектная организация работы требует не только «правильных» знаний, но и навыков работы с соответствующим программным обеспечением и умения быстро входить в командную работу. Кроме того, ИТ-компании организуют свои проекты в соответствии с распространенными или уникальными методологиями. Хороший бизнес-аналитик должен представлять себе основные принципы методологий, получивших широкое распространение, и быть восприимчивым к новым для себе методам организации работы.

Архитектор и бизнес-аналитик – это разные роли, и об этом уже шла речь выше. Но это не означает, что вопросы архитектуры должны быть terra incognita для бизнес-аналитика. Он должен представлять себе архитектуру стандартного решения, представляемого компанией, и принципы современных архитектур информационных систем. Слова «клиент-сервер», «распределенная архитектура» и «асинхронный обмен сообщениями» должны быть для него понятны – более того, он должен быть в состоянии изложить неспециалисту основные их черты, достоинства и ограничения. Достаточно часто пользователь затрудняется в формулировке требований и пытается помочь аналитику в проектировании архитектуры – очень важно при этом «вернуть его на землю» и при этом продемонстрировать свою компетентность в вопросах архитектуры.

Бизнес-аналитик – существо общественное

Навыки коммуникации – «работы с людьми» – заслуживают отдельного внимания. При всем многообразии учебных курсов и литературы, большинство этих «источников квалификации» уделяют основное внимание методологии, правильному использованию нотаций и программных средств. Между тем не менее 35% времени бизнес-аналитика занято общением с коллегами и клиентами, и на практике основным способом научиться этому остается личный опыт. Кроме того, готовность и способность к коммуникации во многом определяется и характером человека. Разные формы общения требуют разных навыков и умений:

●  Переписка – используется достаточно часто и экономит много времени и денег при работе с удаленными клиентами, при согласовании и обсуждении деталей и хорошо формализуемых задач. Требует аккуратности и педантичности (своевременный ответ на письма), хорошего знания языка, соблюдения стиля и этикета, умения обсуждать в переписке один вопрос с различными адресатами.

●  Анкетирование – как правило, используется на начальном этапе обследования или для оценки итогов проекта. Требует навыков составления и обработки анкеты: постановка задачи, формулировка вопросов и интерпретация результатов. Необходимо также себе представлять ограничения анкетирования и его преимущества.

●  Интервью –форма общения с клиентом, позволяющая получить максимум информации, особенно при хорошей предварительной подготовке и проведении нескольких раундов встреч. Хороший интервьюер умеет заинтересовать клиента, помочь ему подготовиться к встрече при помощи предварительных вопросов, успевает задать основные вопросы в ограниченное время и не потеряет информацию «между» интервью и отчетом о работе.

●  Презентации – конечно, это прежде всего «хлеб» сотрудников, занимающихся продажами. Однако когда речь заходит о презентации сложных решений, без бизнес-аналитика или консультанта обойтись трудно. Речь идет о способности представить информацию слушателям в доступной форме, расставить акценты, обеспечить обратную связь в виде ответов на вопросы. Любая презентация результатов работы – это продажа самих результатов и presale одновременно.

●  Совещания – любовь или нелюбовь к совещаниям во многом зависят от корпоративного стиля ИТ-компании и компании-клиента, причем эти стили могут не совпадать. Однако совещания – это то место, где принимаются судьбоносные для проекта решения, и опытный эксперт должен уметь помочь своей компании «выиграть их, играя по правилам».

●  Мозговой штурм – достаточно модная форма работы, которая редко используется правильно и оправдывает высокие ожидания. Организация мозгового штурма при обсуждении технических решений вполне заслуживает отдельной статьи. Если такая форма работы занимает большое место в практике организации, от бизнес-аналитика требуется знание «правил игры» и определенные социальные навыки: готовность «пожертвовать свою идею ради общего дела»; умение работать в горизонтальной команде без жесткой субординации; умение корректно общаться с коллегами в раскрепощенной обстановке.

●  Переговоры – конечно, не следует доверять бизнес-аналитику вести принципиальные переговоры самостоятельно. Не секрет, что компании-клиенты часто предпочитают работать «напрямую» с аналитиками, потому что они легче идут на компромисс и меньше внимания уделяют коммерческим аспектам. Все-таки роль бизнес-аналитика в переговорах – скорее консультирование менеджера и оценка возможных решений. Но умение формулировать позицию, аргументировано защищать ее и находить компромиссные решения – всегда большой плюс.

●  Работа с документами-источниками – этот вид работы условно отнесен к «социальным навыкам», но такая форма получения информации встречается довольно часто. Здесь важно уметь по документу или документам, иногда достаточно разрозненным и противоречивым, понять технологический процесс и выявить в описании нестыковки или неточности, требующие уточнения.

Карьера

В последние несколько лет в России появились учебные программы MBI и MSc., которые готовят специалистов в сфере информационных технологий новых, востребованных специальностей – ИТ-менеджеров и бизнес-аналитиков. Другое высшее образование – экономическое или техническое – является хорошей основой для квалификации, при наличии дополнительной подготовки в вопросах моделирования, взаимодействия с клиентом и технологий коллективной разработки. Безусловным плюсом является также участие в реальных проектах во время обучения и использование в учебном процессе реальных ситуаций – case study.

Квалификация бизнес-аналитика определяется не только образованием, но и опытом и личностными качествами. Один из способов комплексной оценки – это тесты, своеобразные «мини-кейсы», которые могут быть проведены в ходе собеседования, в качестве «домашнего задания» до или между собеседованиями или при оценке необходимости в обучении уже в ходе испытательного срока. Возможные виды таких «мини-кейсов» и перечислены ниже:

●  Разработка схемы на основе предложенного текстового описания процесса. При этом описание и схема должны быть составлены на языке, на котором работают клиенты компании и команда проекта. По итогам теста можно оценить уровень знания языка и навыки формального описания бизнес-процессов.

●  Чтение различных нотаций (известных и неизвестных). Кандидату даются диаграммы в различных нотациях, включая неизвестные или малоизвестные ему, и предлагается описать процесс словами. При необходимости соискателю задаются конкретные вопросы, в том числе и те, ответ на которые не может быть дан только исходя из представленных диаграмм. Тест позволяет оценить знание соискателем различных нотаций и его способность воспринимать структурированную информацию в новой для себя форме.

●  Описание роли бизнес-аналитика в процессе поможет оценить реальный опыт участия в проектах и практическую готовность к совместной работе в команде.

●  Описание проектов из собственного опыта. Устное описание позволяет оценить реальный опыт участия в проектах, способность связно и логично излагать информацию по организации бизнес-процессов и предлагаемым решениям.

●  Описание подхода к реальному проекту. «Вводная информация» о клиенте и проекте предлагается в печатной форме. Ответ на вопрос »Как вы будете подходить к проекту?» - это основа для оценки готовности к самостоятельной работе. Также можно сделать вывод о совпадении или различиях подхода, принятого в компании, и взглядов кандидата.

Найти подходящего специалиста на рынке достаточно трудно, и часто возникает альтернативы – брать в команду кандидата, который подходит «более или менее», или «выращивать бизнес-аналитика в своем коллективе». Оба решения требуют планирования и организации дальнейшего обучения. Этот вопрос особенно актуален для малых и средних компаний, в которых обучению традиционно не уделяли достаточно внимания, ссылаясь на отсутствие средств. На самом деле, это чисто экономическое решение – в случае эффективного обучения от сотрудника раньше будет получена отдача, и следует сопоставить издержки на организованное обучение и бессистемное «знакомство с обстановкой».

Отдельный вопрос HR – это профессиональное развитие и карьера бизнес-аналитика. Это может стать серьезной проблемой руководителя: если для бизнес-аналитика не будет организована возможность продвижения, рано или поздно он может покинуть компанию, получив более интересное предложение.

Способы противостоять «утечке мозгов» – создание условий для дополнительного образования, дополнительная ответственность в проекте, акцент на личной роли каждого ключевого специалиста, накопление и оформление знаний, активная работа по поиску и подготовке кадров среди студентов.

Так или иначе, большинство российских компаний решают для себя эти задачи. И бывшие еще недавно «белыми воронами» люди с профессией бизнес-аналитика все чаще и – я надеюсь – все успешнее играют роль между бизнесом с его растущими требованиями и сферой информационных технологий с ее ограниченными возможностями.

 

 

Источник: consulting.ru

Похожие записи
Комментарии (1)
Kristi Leyk 19 октября 2015 г. 11:44  

бизнес-аналитики на проектах действительно крайне важны) хотя многие считают, что могут обойтись без них) хочу поделиться статьей, где на эту тему рассуждает многоопытный BA ) в продолжение вашей статьи ;)

Сейчас обсуждают
Больше комментариев