Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Что на самом деле мешает массовому переходу на ЭДО?

  6 комментариев Добавить в закладки

Павел Овчинников, Synerdocs

Источник картинки

В течение года мы – операторы электронного документооборота (ЭДО) - много говорили о проблемах перехода на обмен электронными документами с контрагентами, оперируя серьезными понятиями законодательства и экономики. Но общаясь на конференциях (например, Учет. Налоги. Право. - 2014) с рядовыми бухгалтерами и пользователями мы часто с удивлением обнаруживали, что переход на ЭДО задерживается по совершенно иным, более прозаичным причинам, а большинство наших доводов о причинах перехода ориентировано на персон, глубоко разбирающихся в отрасли электронного документооборота и законодательстве.

В этой статье мы решили проанализировать те препятствия к переходу на ЭДО, которые по факту нам называют рядовые специалисты-предметники. В итоге у нас получился сборник психологических препятствий, который будет интересен всем, кто занят продвижением сервисов ЭДО, а также всем, кто заинтересован в обмене электронными документами с контрагентами.

Обмен или электронная отчетность?

Вы удивитесь, но бОльшая часть бухгалтеров абсолютно уверена в том, что отправляя налоговые декларации в электронном виде, они уже обменивается электронными документами. И это утверждение верно: электронная налоговая декларация – это такой же полноправный документ, как и все остальные, который отправляется контрагенту – в данном случае в ФНС. В этом случае мы объясняем, что не стоит путать электронную отчетность, которая представляет собой всего один бизнес-процесс, с полноценным обменом документами с контрагентами, где сценариев множество. 

При более глубоком разъяснении собеседник сильно удивляется: он действительно не четко разделяет электронную отчетность и ЭДО и не представляет, что помимо налоговых деклараций он может отправлять электронные счета-фактуры, акты и другие документы.

Конечно же, одна из задач операторов ЭДО (в идеале) – это создание универсальной шины обмена документами, существование которой сотрет принципиальные различия для пользователя в том, какой документ он отправляет. Но на сегодняшний момент обмен разными документами - это разные процессы в том числе и для оператора.

Сложный процесс регистрации

Главная юзабилити-задача всех интернет-сервисов (к коим без сомнений относятся операторы ЭДО) – это создание минимального порога входа. Для того, чтобы понять важность этого процесса, сравните процесс регистрации в любой социальной сети и на портале госуслуг. В первом случае вам зачастую достаточно указать имя и e-mail. Во втором – пройти несколько довольно длительных и сложных процедур. Конечно, портал госуслуг – это не какой-нибудь там имиджборд, тут все серьезно. Тем не менее, сложность регистрации является одним из основных препятствий для работы, скажем, для граждан преклонного возраста, у которых само понятие «интернет» вызывает множество вопросов, не говоря уж о необходимости разбираться во всех этих полях регистрации.

У сервисов ЭДО ситуация аналогичная. Для множества пользователей они представляют собой довольно громоздкие по функциональности и внешнему виду сущности. Для начала работы необходимо пройти ряд процедур – от введения реквизитов до принятия различных регламентов. Первый взгляд на все это уже может оттолкнуть.

Конечно, мы сейчас наблюдаем планомерную работу по упрощению входа в сервисы ЭДО. Операторы убирают или объединяют определенные шаги, упрощают первый вход в сервис. Тем не менее, процесс регистрации еще долгое время будет достаточно стрессовым этапом перехода на обмен электронными документами.

Контрагенты не переходят

Это довольно популярный ответ на вопрос «почему вы не переходите на ЭДО» - «а никто не переходит». Опять уместно сравнение с другими интернет-сервисами: никому же не хочется самому себе писать комментарии под фотографиями в социальной сети. Сервисы ЭДО сами по себе весьма похожи на любые другие решения для коммуникаций, в которых абсолютно нет смысла, если не с кем поговорить.

В последний год мы чаще сталкиваемся с ситуацией, когда компания готова переходить на ЭДО, но большинство ее контрагентов – отказываются или медлят. В масштабах всего рынка у нас сильный дефицит позитивного опыта внедрения ЭДО: об этом рассказывают только очень крупные компании, чей рост и жизнеспособность напрямую связаны с инновациями. Компании поскромнее не торопятся – ведь никто не торопится.

И оператор ЭДО почти ничего не может с этим поделать. Он может только взять на себя львиную долю задач по подключению контрагентов и продумать схемы мотивации. Но «стадное» чувство для пользователей он создать не в силах. Не сегодня.

Нет повода подключаться

Здесь можно было бы пошутить про русский менталитет. Действительно, внешних факторов, как-то прямо влияющих на принятие решения о переходе на ЭДО – нет. Часто на выставках и конференциях приходится слышать фразу от бухгалтеров - «ФНС заставит, вот тогда и перейдем». И значительная часть потенциальных пользователей сервисов ЭДО ждет этого самого пинка, когда не будет другого выхода.

При том, что сегодня на самом деле поводов предостаточно: ФНС уже обещает ужесточить требования к оформлению документов и увеличить число выездных проверок, а операторы проводят маркетинговые акции с выгодными условиями подключения. Предпочтительней согласиться на праздничные предложения и заодно снизить количество поводов для визитов ФНС в ваш офис, правда?

***

Во всех своих маркетинговых активностях мы говорим, что «сейчас самое время начать обмен электронными документами». Это действительно так. Но чисто психологических барьеров (это я еще не говорил о доверии к ЭДО, это тема для вообще отдельного разговора, который ведется с переменным успехом уже много лет) все еще предостаточно. Снять большую часть таких препятствий в силах сами операторы, которые, стоит отметить, за последний год действительно далеко продвинулись в вопросах юзабилити и в работе с аудиторией. Тем не менее, настоящий взлет интереса к ЭДО, скорее всего, будет обусловлен не их стараниями, а экономической ситуацией в стране. Хотя, сегодня строить прогнозы, как показывает практика, дело не благодарное.

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Сергей Бушмелев 29 декабря 2014 г. 22:40  
Конечно же, одна из задач операторов ЭДО (в идеале) – это создание универсальной шины обмена документами, существование которой сотрет принципиальные различия для пользователя в том, какой документ он отправляет.

Надеюсь, это искристо-образное выражение, которое не предполагает создание универсального решения. Пока задачи сдачи отчетности, обмена ЭДО с коммерческими контрагентами, госовский СМЭВ предполагают разные требования к "шине" обмена. Тем более, что не всем клиентам нужны все услуги - организации выстраивают свой ландшафт, и модульная структура интегрированных между собой сервисов пока наилучшим, на мой взгляд, образом решает эту совокупность задач.

Конечно, мы сейчас наблюдаем планомерную работу по упрощению входа в сервисы ЭДО. Операторы убирают или объединяют определенные шаги, упрощают первый вход в сервис.

Бинго! Именно это и происходит сейчас.

В последний год мы чаще сталкиваемся с ситуацией, когда компания готова переходить на ЭДО, но большинство ее контрагентов – отказываются или медлят.

Это задача решается при помощи наращивания пула клиентов. Да, до повсеместного роуминга каждый оператор решает эту задачу отдельно.

В масштабах всего рынка у нас сильный дефицит позитивного опыта внедрения ЭДО: об этом рассказывают только очень крупные компании, чей рост и жизнеспособность напрямую связаны с инновациями.

Я бы сказал, что есть некий дефицит success stories в СМИ, но опыт внедрения ЭДО у операторов есть. НЕ было бы опыта - не

 

было бы роста траффика. Так что не прибедняйтесь :)

 

 

Павел Овчинников 30 декабря 2014 г. 08:26  
Надеюсь, это искристо-образное выражение, которое не предполагает создание универсального решения.

Разумеется) Вообще речь об идеальной ситуации: я нажал кнопку "отправить документы" - и все, что дальше, уже происходит без моего участия. Не хочется думать "вот это я отправлю через один сервис, а вот это - через другой".

 

Сергей Бушмелев 30 декабря 2014 г. 09:24  

Паша, это голос многолетнего пользователя СЭД заглушает в тебе все другие доводы :)

1. В крупных организациях отправкой документов контрагентам по сделкам и сдачей отчетности занимаются разные люди - у них таких проблем не возникает.

2. В отличие от СЭД, данные и документы в сервисах появляются (опять же, в промышленных масштабах) не путем ввода их с клавиатуры, а в результате выгрузки их из учетных систем или сервисов. На таких объемах используется разные автоматические и полуавтоматические решения. Твой сценарий с кнопкой не вполне описывает ситуацию.

3. Думать надо всегда, это может уберечь нас от ошибок :)

Андронов Дмитрий 01 апреля 2015 г. 13:33  

Вопрос со сложным документом. Как представляете себе превращение в ЭД лимитно заборной карты например. Придется хранить все версии документа по мере добавления записей со всеми подписями, ну может не совсем со всеми. Как видите такую ситуацию?

Сергей Бушмелев 03 апреля 2015 г. 10:39  

Дмитрий, спасибо за интересный вопрос!

Я вижу тут вот какие моменты:

1. Отпуск материалов на производство - достаточно регулярный процесс, поэтому, в большинстве случаев, он будет автоматизироваться при помощи определенной ERP-системы. Данные в этой системе и будут электронным аналогом лимитно-заборной  карты. Не во всех случаях, возможно, имеет смысл формировать или передавать этот документ в сервисе ЭДО. Если же нужно будет передавать в виде электронного документа, то, на мой взгляд, стоит подумать, как выгрузить эти данные в сервис ЭДО из учетной системы.

2. Электронный документ может состоять из нескольких отдельных документов, подписываемых разными сторонами. Например, ТОРГ-12 в электронном виде состоит из титула продавца, подписываемого продавцом, и титула покупателя, подписываемого покупателем. Акт выполненных работ / оказанных услуг также состоит из титула исполнителя и титула заказчика. Возможно, такой способ подойдет и для лимитно-заборной карты, когда каждая ее часть будет подписана отдельным подписантом. При этом в сервисе ЭДО можно будет организовать, чтобы документ отображался целиком.

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев