Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Облачные технологии

Добавляем к СЭД внешний документооборот - легко!

  0 комментариев Добавить в закладки

Если в компании используется СЭД/ECM-система для автоматизации внутреннего документооборота, то преимущества работы с документами в электронном виде не вызывают сомнений. А что насчет обмена документами с контрагентами? По-прежнему распечатываете все документы и отправляете их по почте или с курьером?

История о том, как настроить подключение к сервисам обмена и сделать жизнь лучше

Все имена и события являются вымышленными. Любые совпадения, кроме описания процесса настройки, случайны.

В славном городе N компания «Любимый дом» вот уже несколько лет успешно занимается изготовлением и продажей мягкой мебели. Для автоматизации своего внутреннего документооборота она использует СЭД, поэтому внутри компании бумажные документы практически не используются. Кстати СЭД облачная, поэтому администратор легко взял ее на свое сопровождение без приема нового сотрудника. А вот с контрагентами «Любимый дом» по-прежнему обменивается документами в бумажном виде.

Секретарь Вера Васильевна каждый раз распечатывает документы, передает их на подписание директору, затем относит на почту, оплачивает доставку и переживает о том, доберутся ли важные документы до адресата в целости. Компания оправляет контрагентам и получает от них множество документов: договоров, актов, писем, коммерческих предложений и т.д.. На печать и пересылку уходит довольно много времени и денег. К тому же, что греха таить, бывали и совсем уж неприятные ситуации, когда документы просто терялись по пути к контрагенту.

http://club.directum.ru/qa/attach/81be6654-5c77-4a27-a9e8-4cd5c3f94302.png

Проанализировав ситуацию, руководство компании решило, что пришло время выходить на новый уровень и расширить внутренний электронный документооборот до внешнего обмена документами с контрагентами.

Добавляем внешний документооборот

Решено было начать работать сразу с двумя сервисами обмена C и D, чтобы охватить как можно больше своих контрагентов. Возможность обмена документами с контрагентами через сервис C в используемой СЭД была встроена изначально. А для обмена через D был приобретен специальный коннектор.

Вот так перед Иваном, администратором компании «Любимый дом», встала непростая, на первый взгляд, задача – настроить взаимодействие СЭД и сервисов обмена. После обновления системы до новой версии, администратор налил себе ароматного кофе, открыл справку по системе и приступил к изучению процесса настройки.

Главный связующий элемент в этой схеме взаимодействия сервиса и СЭД – абонентский ящик, он содержит реквизиты доступа организации к сервису обмена.

У абонентского ящика должен быть ответственный из числа сотрудников организации. После того, как подключение к сервису установлено, ответственный обрабатывает весь входящий поток документов от контрагентов, приглашений к обмену и событий сервиса обмена.

У компании «Любимый дом» из нашей истории есть желание работать сразу с двумя сервисами. В этом случае нужен свой абонентский ящик для каждого сервиса обмена. Таким образом схема, которую предстоит настроить администратору, выглядит вот так:

«А все не так уж и сложно, – подумал Иван, помешивая сахар в кружке с кофе, – но надо еще уточнить, кто из сотрудников будет участвовать в обмене документами».

Участников обмена администратор поделил на три группы:

http://club.directum.ru/qa/attach/28c39f9a-6486-42f0-9f0a-81bf549d72fb.png

Ответственные за абонентские ящики нашей организации

Два сотрудника договорного отдела (по одному для каждого абонентского ящика)

http://club.directum.ru/qa/attach/56e24e74-1a76-4c55-a5f3-7e2543382acc.png

Сотрудники, которые уполномочены подписывать документы электронной подписью (ЭП) для придания им юридической значимости

●   Директор;

●   Главный бухгалтер

http://club.directum.ru/qa/attach/09e18953-2b5c-482c-8881-ccbb61a9bbc5.png

Сотрудники, которые будут устанавливать обмен с контрагентами и отправлять документы через сервисы обмена

●   Секретарь директора (та самая Вера Васильевна, которую сотрудники почты уже знают в лицо);

●   Два менеджера по продажам;

●   Два сотрудника договорного отдела (те же, кто назначен ответственными за абонентские ящики);

Предварительная подготовка

Разобравшись с теорией, администратор Иван приступил к действиям, которые нужно выполнить предварительно до настройки обмена.

http://club.directum.ru/qa/attach/8d58b98a-1e50-4fc0-a9ce-239eba4e8abe.png

Шаг 1. Важное условие при электронном документообороте с контрагентами – обеспечение юридической значимости документов. Поэтому для сотрудников, которые подписывают документы, нужны сертификаты квалифицированной электронной подписи (ЭП). Сертификат также понадобится ответственным за абонентские ящики для подписания служебных документов сервиса обмена.

 У директора и главного бухгалтера подходящие сертификаты уже были, а для сотрудников договорного отдела (ответственные за абонентские ящики) приобрели нужные сертификаты.

Шаг 2. Пока решался вопрос с сертификатами, администратор зарегистрировал организацию в сервисах обмена Synerdocs и Диадок.

В сервисе обмена документами организация «Любимый дом» должна быть зарегистрирована с теми же ИНН и КПП, которые указаны в настройках СЭД.

Затем Иван зарегистрировал в сервисах и всех участников обмена с сертификатами ЭП: директора, главного бухгалтера и двух сотрудников договорного отдела.

Шаг 3. Администратор настроил рабочие места сотрудников, которые будут подписывать документы. Для этого он установил средства криптозащиты информации (СКЗИ) и закрытые ключи ЭП.

Шаг 4. В обоих сервисах для нашей организации Иван добавил служебного пользователя с правами администратора. Для него сертификат ЭП приобретать не обязательно, так как служебный пользователь нужен только для передачи информации из сервиса обмена в СЭД, он не будет подписывать документы. Также учетные данные этого пользователя потребуются при настройке абонентского ящика.

Включить в бизнес-процессы в СЭД автоматическую отправку контрагенту

Далее наш админстратор выполнил действия по настройке абонентских ящиков сервисов обмена по справке в СЭД. Зарегистрировал в СЭД открытые ключи сертификатов ЭП для ответственных за абонентские ящики и сотрудников, которые будут подписывать документы. Выдал необходимые права участникам обмена.

Финальный штрих – Иван скорректировал правила/маршруты согласования документов, которые настраивал ранее, с учетом возможности доставлять контрагенту электронный документ. Теперь если в рамках согласования по регламенту контрагенту отправляется электронный документ через сервис обмена, то этап печати пропускается. И уже тут начинается экономия.

http://club.directum.ru/qa/attach/22b2e600-c77f-46f9-8d18-baf97aeebb34.png

Результат

Вот и все. Иван настроил систему и теперь сотрудники «Любимого дома» будут отправлять и получать от контрагентов электронные юридически значимые документы не вставая с рабочего места и практически мгновенно. Так у компании получится сэкономить на печати и доставке документов контрагентам, а Вера Васильевна будет реже ходить на почту и меньше переживать о сохранности документов.

http://club.directum.ru/qa/attach/a1f121f2-a216-4e1c-ac8d-445ced210a72.png

 

Какие выгоды в результате получает компания:

●   Уменьшаются трудозатраты на подготовку и оформление документов;

●   Сокращаются сроки и стоимость доставки документов;

●   Процедура согласования и подписания отнимает значительно меньше времени;

●   Гораздо легче контролировать возврат документов от контрагентов;

●   Обеспечен быстрый доступ к необходимым документам.

Больше кейсов и ответов на вопросы в новом разделе ECM-Journal «Идеальный ЭДО-проект».

Подключайтесь к еженедельному вебинару http://rx.directum.ru/webinar.aspx

Источник: ИКС-Медиа

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев