Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Единый архив бумажной и электронной первички - как организовать? Советы эксперта. 

Анастасия Щепина31 октября 2016 г. 10:31

Мы уже давно говорим о том, как электронные документы плотно входят в жизнь компаний, особенно это касается финансовых организаций. Требования налоговых органов к обмену по телекоммуникационным каналам связи становятся все четче, а иногда и жестче. Крупные организации не отстают и, переходя на ЭДО, тянут за собой своих контрагентов.

Если вернуться к реальности, многие понимают, что от бумажной первички полностью отказаться пока не получается, потому что:

●    Контрагентам нужно время на переход. У кого-то он длится довольно долго (с учетом интеграций с разными системами, обучения людей), а кому-то сначала надо просто принять мысль, что электронные счета-фактуры – это вовсе не страшно.

●    Документы, созданные в бумажном виде, нужно хранить в течение 5 лет, и делать это лучше правильно.

Возникает вопрос о том, как поступить: оставить бумагу как есть и постепенно переводить определенные виды документов в электронный вид, либо же собрать всё в одно место и постараться организовать параллельную работу с двумя типами документов?

Намного удобнее организовать единый архив. Давайте для этого разберемся, какие особенности есть в процессах работы с бумагой и электронным документом.

Сходства и различия в процессе работы

Сходства в том, что этапы остаются одинаковыми: документы в любом случае нужно согласовывать, подписывать, отправлять, контролировать их возврат, представлять в рамках проверки в контролирующие органы или подготавливать в ходе претензионной работы. Что остается неизменным, так это процесс согласования, так как он производится одними и теми же лицами.

Различия в работе с бумажными и электронными документами:

Процесс

Бумажный документ

Электронный документ

Подписание

Чтобы подписать бумагу, нужно её распечатать и отнести руководителю.

Электронный документ никуда носить не нужно, подписание происходит сразу после согласования.

Отправка

Бумажный документ отправляют почтой.

ЭД, как правило, сразу после согласования автоматически уходит отправителю.

Контроль возврата

Бумажный документ может потеряться в пути либо у контрагента.

После получения и обработки бумажных документов, в случае большого трафика, могут возникнуть трудности при занесении в данных в учетную или ECM-систему.

Электронный документ потерять практически невозможно. Он сразу приходят куда нужно и практически не требует обработки.

Подготовка к проверкам и представление в контролирующие органы

Бумажные документы нужно сканировать и представлять в виде сканов.

ЭД достаточно выгрузить вместе с ЭП (если они были созданы по форматам ФНС).

Особенности хранения

Оригиналы бумажных документов в любом случае нужно хранить на бумаге в специальных помещениях.

Электронные тоже хранятся в оригинале, именно поэтому их не нужно печатать, зато нужно помнить, что кроме самого тела документа, понадобятся электронные подписи (далее – ЭП) и служебные документы.

Как видно, есть много нюансов, которые стоит учесть при одновременной работе с бумагой и электронными документами. Посмотрим, как их можно отразить в нашей системе для организации единого архива первичных учетных документов.

Как организовать единый архив финансовых документов?

При организации единого архива нужно учесть все различия в процессах работы с первичными документами, поэтому пройдемся по уже выделенным особенностям.

1.   Подписание. Документы подписываются после согласования. Будущий бумажный документ изначально лучше создавать непосредственно в системе в электронном виде (например, в формате .doc или .xls), здесь же его рекомендуется согласовать, а потом уведомить ответственного сотрудника, что согласование прошло успешно, и можно печатать бумажный оригинал документа, а дальше передавать его на подписание.

2.   Отправка. Здесь в любом случае задание получает ответственный сотрудник, который либо кладет распечатанный документ в конверт и передает курьеру, либо нажимает кнопку «Отправить» в электронном сервисе.

3.   Контроль возврата. Принцип прост: если в течение заданного времени от контрагента нет ответа, то пора бить тревогу и выяснять причины молчания. Для этого можно настроить механизм отправки, чтобы ответственный получил задачу и организовал возврат документа.

4.   Когда ответ пришел, его надо обработать. С электронными документами как всегда всё просто: ответ сразу приходит в систему, и закрепленный человек получает уведомление об этом. С бумагой по-другому. Нужна возможность оперативно получать информацию по пришедшему ответу, найти исходный документ в системе и занести отсканированный оригинал, уже подписанный с двух сторон. В этом поможет штрих-код, который ставится на документ еще перед печатью для отправки контрагенту, а после возврата во время сканирования по нему будет найден соответствующий документ в системе.

5.   Обработка входящих документов. Как мы уже говорили, электронные документы сразу попадут в систему. Бумажные, если их не очень много, достаточно просто отсканировать и занести в систему, а после заполнить по ним карточки. Если входящих трафик большой, то нужны дополнительные инструменты: потоковый сканер и программа для распознавания реквизитов документа, благодаря чему система сможет получить нужные данные для автоматического формирования карточки и занесения сканированных образов.

6.   Особенности хранения. В этой части, пожалуй, самые большие различия, так как отличаются сами принципы.

Правила хранения электронных документов:

●    необходимо хранить документ в том формате, в котором он пришел;

●    обязательно нужно хранить электронные подписи, поставленные под документами;

●    обязательно нужно хранить полученные и отправленные служебные документы (подтверждения, извещения), если они предусмотрены законом.

Только при соблюдении всех условий можно говорить о правильном хранении электронного документа, что при необходимости позволит подтвердить его целостность и неизменность, наличие нужных подписей и соответствие регламенту обмена. Это значит, что система должна уметь хранить все электронные документы и их атрибуты, открывать, просматривать, давать возможность проверять все подписи и выгружать.

Главное правило хранения бумажных документов – даже если есть скан или копия документа, то оригинал с настоящими подписями нельзя уничтожать. В любом случае нужен самый настоящий, традиционный архив, в котором документы будут расположены в коробах и папках. Получается, система не может хранить сами бумажные документы, но она может помочь в работе с ними:

●    Основная работа внутри компании должна вестись только с электронными копиями, то есть бумагу видят лишь те, кто её печатают, получают или подписывают. Все остальные видят только скан, сам же документ спокойно хранится в архиве. Это помогает избежать потерь и порчи бумажного оригинала, позволяет работать с документом нескольким лицам одновременно.

●    Поддержка внеофисного хранения заключается в том, чтобы перед посещением архива заранее знать, где лежит документ, а также контролировать, кем и когда он был изъят и возвращен обратно. Система помогает фиксировать эту информацию. Если нам нужен бумажный оригинал, то сначала можно посмотреть, в каком конкретно коробе и деле он лежит, не взял ли его уже кто-то другой и только после этого уверенно идти в архив.

7.   Представление в налоговую. Документы мы храним не только для себя, особенно первичные. Часто их нужно представлять в налоговые органы в рамках камеральной, выездной или встречной проверки, и, как правило, делать это нужно оперативно. Система должна помогать в поиске и выгрузке документов. В любом случае, документы нужно сначала найти по определенным критериям, например, по периоду дат, контрагенту и виду документа. Но просто найти нужные документы мало, их нужно распечатывать либо выгружать, и здесь правила для бумажных и электронных документов уже разнятся.

Если представление происходит на бумаге, то все найденные сканы и электронные документы нужно просто распечатать, заверить и представить. Для этого в системе должен иметься специальный инструмент, который позволит не открывать каждый отдельный документ, а находить их все сразу и отправлять на принтер.

Если же представление происходит в электронном виде, то бумажные документы нужно сохранять в виде сканов с определенным форматом (TIF, JPG, PDF, PNG) и требованием к картинке (черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета). Электронные документы, созданные по форматам ФНС, нужно просто выгрузить в оригинальном формате со всеми электронными подписями. Стоит помнить, что если документы были созданы в электронном виде, но не по форматам ФНС, представлять их нужно на бумаге.

Вывод

Как мы видим, разница в работе с бумажными и электронными документами есть. Но использование единой системы для работы с ними позволяет в большой степени унифицировать работу, сделать ее простой и эффективной. Поэтому, если компания с большим потоком документооборота начинает переходить на электронный документооборот и задается вопросом о том, стоит ли пересматривать работу с бумажными документами, ответ напрашивается сам собой – конечно, стоит. Тем более, что на рынке уже есть решения, которые помогают совместить работу с двумя потоками документов.

Мы разобрали самые общие и основные нюансы и различия работы с бумажными и электронными первичными учетными документами. А какие нюансы отметили бы вы?

 

Источник:  Synerdocs

Тип: Статьи

 (5,00 - оценили 5 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр