Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Электронные торговые площадки и обмен электронными документами - одного поля ягоды?

  0 комментариев Добавить в закладки

Редакция ECM-Journal задала вопросы о взаимосвязи и различиях сферы электронного взаимодействия в закупочной деятельности и общем документообороте с контрагентами; о таких поставщиках услуг как электронные торговые площадки (ЭТП) и операторы обмена электронными документами (ЭДО).

На вопросы отвечал Андрей Бойко, коммерческий директор B2B-Center. Своими комментариями поделилась так же Анна Климова, директор по направлению ЭДО, компании «Делойт», СНГ, ранее главный бухгалтер OOO «Procter and Gamble».

Как вы считаете почему вопросы обмена электронными документами стали актуальны только сейчас, хотя ЭТП, которые создали прецедент такого обмена, существуют уже более 5 лет?

Андрей Бойко: Всплеск интереса к электронному документообороту (ЭДО) напрямую не связан с работой электронных торговых площадок. Долгое время главным барьером являлось отсутствие роуминга между операторами ЭДО, у которых разные протоколы, методы обработки информации, стандарты формирования документов. Это делало невозможным обмен электронными документами между контрагентами, которые работают в разных системах. На законодательном уровне роуминг так и не стал обязательными, но сейчас операторы начали заключать соглашения друг с другом.

Инициатором этого процесса стали крупные компании-заказчики. Одним из первых, например, такое соглашение инициировала X5 Retail Group, чтобы обеспечить обмен документами со своими поставщиками. Изначально рынок ЭДО был поделен между несколькими крупными операторами, сейчас их больше 250. Естественно, это вызвало стремление у пользователей ЭДО упорядочить рынок.

Второй фактор – это инициативы государства, которое принудительно внедряет ЭДО в той или иной сфере для облегчения контроля. Первым государственным «оператором» ЭДО стала Федеральная налоговая служба, которая обязала компании сдавать отчетность в электронном виде и подписывать ее электронной подписью.  

Последние несколько лет государство активно внедряет ЭДО в сфере государственных закупок, которые регулирует закон № 44-ФЗ. Сейчас в электронном виде происходит не только выбор поставщика для государственных нужд, но и подписание договора между ним и заказчиком. Затем электронные документы отправляются в Федеральное Казначейство. 

Поэтому развитие рынка ЭДО и всплески интереса к нему, прежде всего, связаны с потребностями государства и крупных компаний-заказчиков.

Анна Климова:

Временной разрыв между становлением торговых площадок (ЭТП) и ростом электронного документооборота (ЭДО) объясняется достаточно просто. Дело в том, что ЭТП относятся по своей сути к информационным средам, на базе которых и развиваются технологии нового уровня работы с информацией, включая технологию юридически значимого документооборота (ЭДО, ЮЗДО).

Если говорить об ЭДО в контексте обмена тендерной и договорной документацией, то эти документы одновременно и очень серьезны по содержанию и выпускаются не в таком большом количестве как счета-фактуры, товарные накладные и прочие первичные документы. Поэтому, с учетом незавершенности развития законодательства, это направление изначально растет несколько медленнее и ЭДО первичных документов и самих ЭТП.

Если же говорить об ЭДО в контексте счетов-фактур и вложенных в них первичных документов, то к данному виду документооборота предъявляются повышенные законодательные и технологические требования, включая обязательное наличие специализированного оператора ЭДО, использование только усиленной квалифицированной подписи и следование установленному формату документа. И электронные торговые площадки, посредством интеграций с операторами ЭДО, относительно недавно вышли на тот уровень, который позволяет быстро и безопасно внедрить для своих клиентов обмен электронными счетами-фактурами, имеющими юридическую силу, без необходимости их дублирования на бумаге.

Стоить отметить, что до недавнего времени и сама технология ЭДО была не совсем готова к «выходу в свет», сдерживаемая недостаточностью правового регулирования, повышенной сложностью технологических решений, неготовностью пользователей к радикальному изменению процесса.

Последний фактор заслуживает особого внимания – мы все живем в век стремительного развития новых технологий, новых подходов, смены привычных условий. И, безусловно, бумажный документооборот, существовавший в течение столетий, будет еще долгое время удерживать свои позиции, особенно в тех организациях, которые не готовы к таким коренным изменениям. Также, в некоторых случаях в организациях отсутствует достаточное понимание этой технологии и возможностей ее применения, что и приводит к тому, что ЭДО еще только начинает входить в нашу жизнь.

Почему появление ЭТП не привело к взрыву обмена ЭД?

Андрей Бойко: ЭТП можно назвать «оператором ЭДО» в конкретной области – сфере закупок. Внутри площадки компании обмениваются юридически значимыми документами, подписанными электронной подписью (ЭП). На B2B-Center юридически значимый документооборот в области закупок происходит с 2006 года. Поэтому появление ЭТП все-таки привело к росту ЭДО, но в отдельном сегменте рынка. 

Если говорить об ЭДО в более широком понимании, то взрывному росту мешает замкнутость систем электронного документооборота. Есть внутренние системы крупных компаний, электронные площадки, системы отдельных государственных органов и две сотни операторов ЭДО. Пока в России нет системы, которая позволила бы объединить их в единое целое.

B2B-Center функционально готов к интеграции нашей инфраструктуры с использованием ЭП, но все зависит от желания клиентов и возможностей государственных органов. Крупные компании, которые проводят закупки в электронной форме, на электронных площадках взаимодействуют только с частью своих контрагентов. Поэтому перед ними стоит нетривиальная задача автоматизировать сложный и длительный процесс со множеством участников и внешних систем. Контролирующим органам чаще всего не позволяет осуществить интеграцию уровень внутренней автоматизации.  

Развитию рынка ЭДО может серьезно помочь стандартизация электронного документооборота на законодательном уровне. Вмешательство государства не всегда полезно, но рынку необходимы единые стандарты для всех участников, перечень документов, которые принимаются в любом контролирующем органе, требования к их формату, подписанию, атрибутам, степени защиты и т.д. Это позволит объединить разрозненные системы ЭДО, которые работают в России.    

Почему ЭТП не развивают собственные услуги по ЭДО, а интегрируются с сервисами ЭДО?

ЭТП предоставляет инфраструктуру, которая обеспечивает документооборот в сфере закупок на площадке. Однако документооборот в сфере закупок – это лишь небольшой участок всего процесса в компаниях. У наших клиентов есть другие контрагенты, которые не работают на площадках. Соответственно есть пул документов, которые не формируются на ЭТП.   

Кроме того, заказчики и поставщики обмениваются на площадке согласованными документами. Для их согласования внутри организаций существуют отдельные системы, а согласование между контрагентами обычно происходит по электронной почте. 

Поэтому площадка не может обеспечить единый сквозной процесс, который позволял бы объединить все этапы документооборота пользователей.

Кроме того, для нас это не профильный бизнес. Нам пришлось бы превратиться в еще одного оператора ЭДО: учитывать все бизнес-процессы клиентов, подписывать соглашение о роуминге с другими игроками рынка. Зачем изобретать велосипед, если это уже сделали операторы ЭДО? Поэтому площадкам проще присоединиться к существующий системе документооборота крупного заказчика.

Мы готовы к этому функционально: у нас есть внутренняя инфраструктура и соглашения со всеми ведущими операторами ЭДО. Если у какого-то клиента появится такая потребность, то площадка будет полностью интегрирована с его системой. Более того, мы обмениваемся электронными документами с нашими собственными контрагентами.    

 

Какой объем документов генерируют участники торгов?

На B2B-Center ежедневно проходит более 5000 закупочных процедур. Их организаторы и участники генерируют огромный объем документов, необходимых для проведения закупок. Это тысячи документов, сотни гигабайт информации в сутки. Все они подписаны ЭП и являются электронными документами.

Какой вид документов преобладает?

Компании-заказчики отправляют через площадку документацию о закупке: извещение, техническое задание, требования к участникам и т.д. Компании-поставщики – свои коммерческие предложения, сметы, лицензии, сертификаты и другие документы, которые может потребовать заказчик. В сфере государственных закупок к этим документам добавляются договоры, которые также заключаются в электронном виде. В сфере закупок государственных и частных компаний договоры, счета, документы об оплате формируются вне площадок.   

 

Каковы проблемные точки развития электронного обмена документами на торговых площадках?

Первая уже озвученная проблема – в России нет законодательства, которое стандартизировало бы действия всех участников рынка ЭДО и сделало бы роуминг между ними обязательным.

В сфере регулируемых закупок законодательные подвижки есть: на 2018 год запланирован перевод до 100% всех государственных закупок в электронную форму. Поэтому связанный с ними документооборот будет происходит на ЭТП. На закупки государственных компаний эта мера пока распространена не будет. 

Вторая – внедрение ЭДО требует от любой компании больших затрат и перестройки внутренних процессов. Если в крупных корпорациях ЭДО внедряется вместе с ERP-системами, то для малого и среднего бизнеса – это неподъемная история. Более того, далеко не все компании готовы к внедрению новых технологий и понимают их преимущества. Многие воспринимают любые изменения негативно.

Есть и специфика электронной торговли: на площадках работают представители отделов закупок и продаж, а в формировании и согласовании документов участвуют бухгалтеры, юристы, финансисты, внутренние аудиторы и т.д. Если мы хотим перевести в электронную форму весь бизнес-процесс, то должны встроить в него другие департаменты. Это встречает внутренне сопротивление в компаниях, т.к. сотрудники не хотят выполнять «чужую» работу.

Третья – верификация документов. Пока все российские компании вынуждены для каждого контрагента заверять все документы нотариально. Даже те, которые были подписаны ЭП на площадке. Это требования заказчиков, которые, к сожалению, не научились доверять электронной подписи и при заключении договора хотят проверить подлинность документов.   

Пока все российские компании вынуждены для каждого контрагента заверять все документы нотариально.

Государство могло бы решить эту проблему при помощи современных технологий. Например, в Европейском Союзе существует общее хранилище электронных документов. Любая компания может оплатит к нему доступ на год, загрузить документы, которые пройдут проверку и подтверждение со стороны регулирующих органов, а затем предоставлять доступ к ним своим контрагентам. Такая система позволяет загружать и верифицировать документы только один раз в год, а не готовит их каждый раз для заключения договора.    

Впрочем, в перспективе трех лет эту проблему сможет решить блокчейн. Эта технология подразумевает создание распределенного реестра информации, которую невозможно удалить, изменить или подделать. Доступ к документам будут иметь все участники того или иного процесса. Это устранит посредников из сделок, подлинность документов будет проверяться автоматически. Блокчейн не заменить ЭДО для согласования документов, но сможет решить проблему с их верификацией. Хотя внедрение такой технологии может вызвать сопротивление в России, в связи с тем, что она может сделать документооборот абсолютно прозрачным.

Анна Климова:

В контексте ЭДО первичной и налоговой документации, на сегодня еще достаточно узких мест в развитии этой безбумажной технологии, таких как ограниченная доступность квалифицированной подписи широкому кругу пользователей, непризнание государством мобильной квалифицированной подписи, недостаточная степень межоператорского взаимодействия, невозможность оцифровки всего документарного пакета на товарные поставки из-за «бумажности» транспортной накладной, неясность процесса длительного хранения электронных документов, неполная слаженность действий различных государственных органов во внедрении ЭДО и т.п.

Однако, технологии ЭДО развиваются достаточно быстро, в деловой среде ЭДО практически еженедельно появляются новые игроки и новые инструменты, государство также достаточно внимательно прислушивается к мнению рынка и предпринимает соответствующие решения, необходимые для развития технологии ЭДО.

Мы считаем, что самым сдерживающим фактором в настоящий момент является то, что владельцы бизнес-процессов в организациях не всегда успевают отслеживать последние изменения в технологиях, а также не всегда располагают возможностью приобрести необходимую экспертизу и ресурсы для внедрения новых технологий. В таких случаях важно обратиться к экспертам и участникам рынка ЭДО, которые, как правило, готовы поделиться своим опытом, обзором лучших практик и практическими советами по соблюдению законодательных норм. В настоящее время существует множество мероприятий, на которых заинтересованные стороны могут получить всю необходимую информацию.

В заключение хотелось бы отметить, что нам не известен ни один случай, чтобы организация, внедрившая ЭДО, по каким-либо причинам вернулась в бумажный документооборот. Это означает что переход на ЭДО возможен и полезен.

 

 

Источник: Экслюзивно для ECM-Journal

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев