Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Государство и электронный документооборот

ФНС развивает ЭДО слишком быстро

  3 комментариев Добавить в закладки

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs.

В последнее время мы активно наблюдаем развитие электронного документооборота первичкой, и не только со стороны операторов, интеграторов и бизнеса, но и со стороны государства.

С одной стороны, это хорошо. Радует сам факт активного развития электронного документооборота со стороны государства. Но не слишком ли быстро государство стало продвигать все новые и новые технологии, в большей части относительно только счетов-фактур? Я сейчас говорю в основном о нововведениях ФНС. Давайте попробуем разобраться.

Уже больше года назад были введены электронные счета-фактуры, и только сейчас их использование набирает обороты. Компании постепенно начинают внедрять их использование. Параллельно, с 2014 года уже вводится обязательная электронная отчетность, с 2015 года – электронные журналы полученных и выставленных счетов-фактур для некоторых категорий налогоплательщиков. На словах звучит красиво, но ведь компаниям нужно серьезно менять внутренние процессы для перехода на электронный документооборот первичкой.

А ФНС в дополнение ко всему разрабатывает все новые формы документов.

Были введены единые корректировочные счета-фактуры. Для бумажного документооборота уже все готово, можно использовать. Но как его использовать в электронном виде? Ведь форматы еще не изменены. Поле, предусматривающее перечисление номеров нескольких счетов-фактур, может включать только одно значение.

Утверждена возможность использования универсального передаточного документа (далее - УПД) и разработана соответствующая форма (см. Письмо ФНС от 21.10.2013 г. № ММВ-20-3/96@). Сейчас УПД можно использовать на бумаге и частично в электронном виде (в случае, когда УПД отражает только сведения о первичном учетном документе, но не о счете-фактуре), но на практике возникает очень много вопросов: где и как хранить новый документ, как делать корректировку и исправлять документ? И когда же будут форматы?

Кроме того, стоит подумать о том, что существующие форматы электронных счетов-фактур только сейчас начинают использоваться, и к ним компании ещё только привыкают, кто-то уже начинает выстраивать свои процессы под работу с этими форматами. А с УПД надо будет снова всё менять? При этом формат счета-фактуры никто не отменяет, а это значит, что будут одновременно существовать два разных формата, которые надо будет использовать в разных процессах.

Кстати, о предоставлении документов в инспекцию в электронном виде. Уже относительно давно ФНС говорит о готовности принимать электронные счета-фактуры. Но есть реальные случаи, когда требование о предоставлении документов приходит все еще на бумаге, хотя компания уже использует ЭСФ, и в соответствии с регламентом обмена, налоговая об этом знает. Бухгалтеру приходится забыть о прекрасной возможности быстро, несколькими движениями руки, отправить пачку документов в налоговую. Вместо этого он распечатывает эту пачку документов, заверяет и как обычно несет ручками или отправляет через обычную почту. И УПД так же придется сдавать на бумаге, пока не будут разработаны форматы.

Кстати, не так давно на сайте Клерк.ру проводился опрос о том, собираются ли компании использовать УПД. 47,7% отвечающих не готовы использовать в работе УПД и 36,7% ответили положительно. А ведь речь идет пока о бумажных документах, при том, что УПД должно сократить их количество.

На самом деле, кроме счетов-фактур компании используют и множество других документов.

В апреле 2012 года на встрече экспертного совета «Электронные документы – эффективная экономика» были представлены данные о том какие первичные документы с каким приоритетом стоит переводить в электронный вид:

А также о готовности разрабатывать и внедрять электронные форматы документов:

За то время, которое прошло, только для актов выполненных работ и накладных ТОРГ-12 созданы форматы.

Может быть, стоит переводить в электронный формализованный вид уже другие виды документов, чтобы максимально исключить из работы бумажные документы, ведь с формализованными документами на самом деле намного проще работать: проще искать, доставать информацию и хранить. При этом с электронными счетами-фактурами ведь ничего не случится, они уже готовы для электронного документооборота.

Пока большая часть видов документов не будет переведена в электронный вид, так и будет существовать два потока: электронные документы и бумажные документы. Это неудобно, это тормозит развитие. Возможно, создание форматов для других видов документов ускорит переход на электронный документооборот, и на этой основе будет проще продвигать новые формализованные документы? Как вы думаете?

Источник: Клерк

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Сергей Бушмелев 16 января 2014 г. 15:25  

Анастасия, мне не совсем понятен посыл Вашего блога.

К чести ФНС, эта организация в разработке форматов использует опыт и инициативу операторов ЭДО и РОСЭУ. Насколько я знаю, есть рабочие группы. Например, рабочая группа по форматам при РОСЭУ. Предполагаю, эти группы открыты и у операторов есть возможность поучаствовать в разработке форматов. Synerdocs, если верить сайту РОСЭУ, входит в рабочую группу по роумингу.

Утверждена возможность использования универсального передаточного документа (далее - УПД) и разработана соответствующая форма (см. Письмо ФНС от 21.10.2013 г. № ММВ-20-3/96@). Сейчас УПД можно использовать на бумаге и частично в электронном виде (в случае, когда УПД отражает только сведения о первичном учетном документе, но не о счете-фактуре), но на практике возникает очень много вопросов: где и как хранить новый документ, как делать корректировку и исправлять документ? И когда же будут форматы? 

Уже скоро :) Где-то месяц назад эксперты получили на руки и смогли высказать свои пожелания по проектам документов, устанавливающих формат УПД.

А с УПД надо будет снова всё менять? При этом формат счета-фактуры никто не отменяет, а это значит, что будут одновременно существовать два разных формата, которые надо будет использовать в разных процессах. 

Все верно, УПД будут обращаться вместе со счетами-фактурами, а не вместо. У бизнеса есть и будет возможность выбрать, что им больше подходит, насильно работать с УПД, думаю, никто никого заставлять не будет.

Может быть, стоит переводить в электронный формализованный вид уже другие виды документов, чтобы максимально исключить из работы бумажные документы, ведь с формализованными документами на самом деле намного проще работать: проще искать, доставать информацию и хранить. 

Вы, как представитель оператора ЭДО, знаете, что контрагенты могут передавать через оператора неформализованные документы. Так что организации могут сами разработать свои форматы и спокойно ими обмениваться через того же оператора.

На самом деле, кроме счетов-фактур компании используют и множество других документов. 

Определенно! Но счет-фактура является документом налогового учета, его формат устанавливается государством, порядок обмена также законодательно закреплен. Для документов первичного учета новый закон о бухучете не устанавливает определенных форматов. ФНС разработал рекомендуемые форматы для ТОРГ-12 и Акта выполненных работ/оказанных услуг. Организации могут использовать этот формат или любой другой. И сдавать в ФНС в электронном виде, в формате jpeg или tiff.

Насколько я знаю, сейчас, кроме УПД, ФНС совместно с экспертами разрабатывается форматы счетов и других важных для бизнеса документов.

Пока большая часть видов документов не будет переведена в электронный вид, так и будет существовать два потока: электронные документы и бумажные документы. Это неудобно, это тормозит развитие. 

Думаю, еще значительное время будут существовать два потока: электронный и бумажный. Для разных бизнес-процессов удобна и выгодна своя форма. Не думаю, что бумага - тормоз развития, просто потому, что это бумага. Бизнес консервативен, потому что именно ему приходится нести риски от внедрения новых технологий, равно как и оплачивать их развитие. Как-то так.

 

 

Анастасия Щепина 21 января 2014 г. 10:47  

Сергей, спасибо за комментарий.

Посыл простой - интересно было посмотреть на тему ЭДО немного с другой стороны и услышать мнение других по этому поводу :) .

Все эти изменения, очень быстрые и частые, дают пищу для ума, и смотреть на это можно с разных точек зрения.

Вообще, это очень хорошо, что ФНС при разработке форматов прислушивается к мнению представителей бизнеса. Но вопросов тоже появляется все больше и больше. Особенно в среде людей, которые непосредственно используют первичку, а это в основном бухгалтеры. В предметной области разобраться достаточно сложно, и чем дальше, тем сложнее. 

Тот же УПД я и вовсе не вижу смысла переводить в электронный вид, если по сути храниться будет три xml-файла (счет-фактура, титул продавца, титул покупателя). Ничего, кроме отображения, не меняется.

По обмену неформализованными документами, мне не совсем понятно, почему ФНС отказывается принимать в электронном виде документы, созданные не по форматам ФНС. При предоставлении все равно приходится такие документы распечатывать, заверять, отправлять в ФНС. Если уж переходить на электронный документооборот, то максимально просто. Те же самые форматы pdf, doc, xls, tiff не так уж сложно принять и просмотреть.

Сергей Бушмелев 21 января 2014 г. 12:12  
Но вопросов тоже появляется все больше и больше. Особенно в среде людей, которые непосредственно используют первичку, а это в основном бухгалтеры.

На то и операторы ЭДО, чтобы отвечать на вопросы ;)

По обмену неформализованными документами, мне не совсем понятно, почему ФНС отказывается принимать в электронном виде документы, созданные не по форматам ФНС. При предоставлении все равно приходится такие документы распечатывать, заверять, отправлять в ФНС. Если уж переходить на электронный документооборот, то максимально просто. Те же самые форматы pdf, doc, xls, tiff не так уж сложно принять и просмотреть.

Если требование о предоставлении документов пришло в электронной форме, можно отправлять в формате jpeg или tiff в "конверте", подписанном КЭП. Формат конверта установлен ФНС. Ничего распечатывать не надо :)

 

На счет pdf, doc, xls: Во-первых, ФНС не обязана иметь все ПО, необходимое для прочтения форматов. Во-вторых, при больших объемах подстраиваться под каждого налогоплательщика и вникать в его форматы физически не получится. В-третьих, документ должен будет представлен в однозначно читаемом, отображаемом формате. Можете почитать одну из моих первых статей - "Бомба в формате doc" :)

 

 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев