Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

ГОСТ Р 7.0.97-2016 вместо ГОСТ Р 6.30-2003. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов

  1 комментариев Добавить в закладки

Николай Снегирев, аналитик DIRECTUM

В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов.

За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла далеко вперед: все активнее применяются информационные системы, появились новые реквизиты; были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»; получает широкое распространение межкорпоративный электронный документооборот. Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов.

В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начнет действовать с 1 июля 2017 года.

Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 №162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.

Person Wearing Grey Dress Shirt Holding Black Push Pen

Что необходимо изменить, чтобы соответствовать новому ГОСТ

Изменения реквизитов

Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, можно нарушить требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Необходимо обратить внимание на изменение реквизитов:

●   код формы документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;

●   дата документа не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;

●   в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;

●   при согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;

●   печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ;

●   отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;

●   если копия документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;

●   отметка о направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое направляется документ, должность лица, оформившего отметку.

Появились новые реквизиты:

●   наименование структурного подразделения автора документа;

●   наименование должности лица – автора документа.

Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это анахронизм. Большинство систем для работы с электронными документами поддерживают поиск по разным параметрам – по реквизитам документа и тексту, а значит, документам не нужен специфический идентификатор.

Общие требования к документам

В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов:

●    документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;

●    допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Оформление абзацев, строк, шрифтов

Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.

В новом ГОСТе указано:

●    предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

●    Times New Roman № 13, 14;

●    Arial № 12, 13;

●    Verdana № 12, 13;

●    Calibri № 14 и приближенные к ним;

●    при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

●    абзацный отступ текста документа – 1,25 см;

●    заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;

●    заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк;

●    многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

●    текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;

●    если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

●    интервал между буквами в словах – обычный;

●    интервал между словами – один пробел;

●    текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

●    длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см;

●    длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

 

Требования к бланкам

С одной стороны, использование бланков упрощает подготовку документов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с бумажными:

●    бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;

●    бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;

●    электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;

●    виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.

Дополнительные изменения в оформлении документов

Корпоративные и локальные стандарты

Хотя стандарт и является добровольным, но является ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует, что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Код формы документа может проставляться не только в соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Электронные адреса и отправка электронных документов

Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:

●    04 – код организации (ОКПО);

●    05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

●    06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

●    09 – справочные данные об организации.

Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Приложением может быть обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться «обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают понимать преимущества такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.

Нормы обращения и адресования

При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны ставиться после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

– вступительное обращение:

●    Уважаемый господин Председатель!

●    Уважаемый господин Губернатор!

●    Уважаемая госпожа Захарова!

●    Уважаемый Николай Петрович!

●    Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

– заключительная этикетная фраза:

●    С уважением, …

Интересно отметить.

Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные".

ЭДО и новый ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.

Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:

●    место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

●    элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

●    элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

●    элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Нумерация и названия реквизитов

Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

01

Государственный герб Российской Федерации

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

02

Герб субъекта Российской Федерации

Эмблема

03

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания)

04

Код организации

Код формы документа

05

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Наименование организации – автора документа

06

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Наименование структурного подразделения – автора документа

07

Код формы документа

Наименование должности лица – автора документа

08

Наименование организации

Справочные данные об организации

09

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

10

Наименование вида документа

Дата документа

11

Дата документа

Регистрационный номер документа

12

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

13

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место составления (издания) документа

14

Место составления или издания документа

Гриф ограничения доступа к документу

15

Адресат

Адресат

16

Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа

17

Резолюция

Заголовок к тексту

18

Заголовок к тексту

Текст документа

19

Отметка о контроле

Отметка о приложении

20

Текст документа

Гриф согласования документа

21

Отметка о наличии приложения

Виза

22

Подпись

Подпись

23

Гриф согласования документа

Отметка об электронной подписи

24

Визы согласования документа

Печать

25

Оттиск печати

Отметка об исполнителе

26

Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии

27

Отметка об исполнителе

Отметка о поступлении документа

28

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Резолюция

29

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о контроле

30

Идентификатор электронной копии документа

Отметка о направлении документа в дело

Итог

Для соответствия новым требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 организациям наши эксперты рекомендуют:

1.   Провести аудит локальных нормативных документов, регулирующих делопроизводство, например, инструкцию по делопроизводству. Исправить несоответствия.

2.   Разработать и утвердить новые бланки документов. Новые бланки заказать в типографии и актуализировать электронные шаблоны.

3.   Если в организации есть документы только в электронной форме, подписанные электронной подписью, то необходимо обеспечить размещение информации об электронной подписи при печати такого документа. Для этого возможно потребуются доработки системы электронного документооборота (СЭД).

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Николай Снегирев 03 июля 2017 г. 15:52  

Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 № 435-ст откладывает на год вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный ГОСТ вступает в силу с 1 июля 2018 г.

До этой даты будет применяться старый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Сейчас обсуждают
Больше комментариев