Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Игра в кубики. Как не утонуть в потоке информации

  0 комментариев Добавить в закладки

Светлана Рагимова

С точки зрения информационных технологий каждая компания уникальна. В каждом отдельном случае набор ИТ-средств управления предприятием разнится, даже если компании очень схожи. CIO (ИТ-директор), как из конструктора, по кубикам собирает структуру, которая ложится в основу всех рабочих процессов, становясь опорой компании.

В этой структуре есть несколько уровней, для каждого из них – свой набор решений от разных производителей, среди которых нужно выбрать то, что максимально вписывается в общую систему. Основа «скелета», фундамент структуры – это физические аппаратные средства. Следующий уровень – транспортный, иначе говоря, цемент, склеивающий кирпичи; среда, объединяющая элементы структуры. Если она выбрана неправильно, то даже самые продвинутые аппаратные средства не будут использоваться в полную силу. Следующая ступенька – уровень данных, которыми обмениваются пользователи внутри компании и с внешним миром.

Килобайтные реки, железные берега

В самом простом случае можно выстроить компьютерную сеть, поставить систему хранения данных, блоки бесперебойного питания и на этом успокоиться. Но количество информационной «воды» увеличивается, ее свойства меняются, добавляются новые источники, точки приема и обработки данных. С одной стороны, компания генерирует все больше кило-, мега-, терабайт, с другой – программное обеспечение становится все сложнее и создает все большую загрузку каналов собственной служебной информацией. В какой-то момент даже выстроенная с запасом структура выходит из стабильного состояния. В идеале нужна система, которую легко расширить и в которой можно быстро заменить отдельные «кубики» без пауз в рабочее время. Кроме того, необходимо на программном уровне установить приложения для управления информацией. Главное – поймать момент и загодя предотвратить возникновение проблем.

С точки зрения Николая Зезюлинского, директора по развитию бизнеса компании «ФОРС – Центр разработки», управление информацией обеспечивают проекты, предусматривающие внедрение целого ряда ИТ-систем – электронного документооборота, управления бизнес-процессами, хранилищ данных, специализированных аналитических систем и систем нормативно-справочной информации. Все компании, независимо от их размера, сталкиваются с экспоненциальным ростом информации. Базы данных сотрудников, клиентов, презентационные, бухгалтерские, юридические документы – это только часть  информационного массива организации. Управление информацией (information management) решает проблемы поиска, классификации, анализа бизнес-информации, приведения к единому формату различных типов документов, устранению избыточности информации и т.п. И в результате это позволяет экономить огромные средства за счет оптимальной организации ИТ–инфраструктуры фирмы, а также за счет выбора грамотной стратегии развития компании на базе анализа разнородной бизнес-информации. Например, такой анализ позволяет решить, где выгодно открыть новый офис в зависимости от типа продукта и т.п.

Неструктурированное бытие

В России очень часто встречаются фирмы, которые много лет используют одни и те же программные продукты, подчас устаревшие. Отказаться от них они не могут. Приходится подгонять всю остальную структуру под условия, в которых старое ПО будет работать нормально, не мешая другим службам. Дмитрий Романов, директор департамента аналитических систем компании «АйТи», ситуацию в российских компаниях с точки зрения методологии управления корпоративным контентом (enterprise content management) оценивает негативно. На взгляд Романова, «со структурированной информацией, которая хранится в финансовых, кадровых, производственных и прочих системах, на отечественных предприятиях все хорошо. В то же время структурированные данные – это лишь верхушка айсберга, они составляют только 20% от общего объема, а 80% информации хранится хаотично, без попытки систематизации». Александр Буйдов, директор по информационным технологиям компании КРОК, отмечает, что «в большинстве крупных российских компаний в том или ином виде используются системы управления информацией, однако, как правило, автоматизированы лишь отдельные информационные потоки. Но ситуация меняется, и лидирующие компании задумываются об интеграции этих приложений».

По словам Дмитрия Романова, «в основном задачи в области управления информацией отдаются сторонним исполнителям, даже в том случае, когда на самом предприятии очень сильная и профессиональная ИТ-команда». Яркий пример тому – Магнитогорский металлургический комбинат (ММК), на котором была проведена пилотная фаза проекта по внедрению системы электронного документооборота. Ее обкатка прошла с помощью «АйТи», а уже процесс тиражирования ИТ-решения ММК выполнял своими силами.

Из-за специфичности и уникальности каждой отдельной компании сложно говорить о каких-то стандартах или общепринятых решениях в области управления информацией. Среди примеров, достойных подражания, Дмитрий Романов приводит компании МТС, ММК, ЛУКОЙЛ, госструктуры, в частности, Федеральную налоговую службу. Компания «ФОРС – Центр разработки» внедрила в ОАО «ЛУКОЙЛ» корпоративную информационную систему «Аналитическая диспетчерская» класса Business Intelligence. В результате был обеспечен автоматизированный сбор, обработка и хранение данных различных подразделений, а также подготовка отчетов по основным показателям деятельности компании. В Счетной палате РФ функционирует корпоративный портал, который объединил все информационные ресурсы учреждения. Эта задача была решена при помощи специализированного продукта Oracle AS Portal. Он также дает возможность самостоятельного построения и использования тематического рубрикатора, других современных технологий поиска. «Бюджет проекта по внедрению простой системы документооборота может быть в пределах $10 000, – подсчитал Николай Зезюлинский. – В то же время для масштабных проектов, где используются большие заказные разработки, цифры будут выше на порядок – сотни тысяч долларов». «Среди «традиционных» частей информационной сети – системы резервного копирования и восстановления данных, цена которых начинается от $5000 – 20 000, – сообщает Романов. – Пожалуй, одно из самых востребованных решений ближайшего будущего – электронные архивы. Но сегодня в нашей стране не найти предприятия, которое бы не имело многотонных архивов бумажных документов». Поэтому компания  предлагает систему управления контентом, куда, помимо архива, входит оборудование для сканирования документов. Такой комплекс в большей степени предназначен для крупных предприятий, так как минимальная цена проекта по его внедрению – $60 000. Но эта сумма не учитывает затрат на введение документов в электронный архив. В качестве примера организации управления информацией Александр Буйдов приводит крупнейший в России интеграционный портал, реализованный на основе технологий IBM, в РАО «ЕЭС России». Его создание компания КРОК завершила в 2006 году. Он объединил 26 корпоративных приложений и обеспечивает доступ к ним для сотрудников как центрального аппарата, так и дочерних предприятий РАО. Работы по созданию и вводу портала в эксплуатацию продолжались более двух лет, стоимость проекта составила более $1,6 млн. Типичная система электронного документооборота – проект на Новолипецком металлургическом комбинате (НМЛК), завершенный компанией «Крок» в январе этого года. Система позволила обеспечить единую регистрацию всех документов (до этого каждое структурное подразделение вело индивидуальный учет), сократить время создания документов и сроки исполнения поручений, повысить эффективность операционного контроля, обеспечить сохранность и целостность данных. К слову, месячный объем документооборота НЛМК составляет более 20 000 единиц. Примером нетривиальной задачи по управлению информацией является проект по внедрению информационно-аналитической системы Convera  RetriewalWare для Министерства внутренних дел РФ, который уже второй год ведется компанией «АйТи». Деятельность МВД регулируют тысячи федеральных и внутренних документов. И хотя существует строгая процедура их утверждения, среди распоряжений встречается немало противоречащих друг другу. Кроме того, существуют целые направления деятельности, которые не «закрыты» соответствующими документами. Такое положение дел открывает широкие возможности для разных злоупотреблений и коррупции. Информационно-аналитическая система должна помочь юристам министерства отыскать противоречия и пробелы в более чем 50 000 документах, самый ранний из которых появился в 1917 году. Планируется, что эта система будет использоваться МВД в двух ключевых направлениях: поиск нестыковок в документах, анализ юристами нормативной базы МВД и создание обратной связи от починенных структур, например, от городских и районных отделений милиции. При этом система станет не просто собирать предложения, а в зависимости от их тематики сортировать по категориям и группам. Это позволит учесть и принять к рассмотрению в законотворческой практике наиболее часто встречающиеся и соответственно самые актуальные проблемы.

Стандартными или типичными могут быть только составные части системы управления информацией, из которых уже строится весь комплекс. Николай Зезюлинский в качестве примеров типовых решений приводит специализированные решения ЭЛАД (Электронный архив документов), BORA Link Miner (система автоматизации процесса исследования и анализа информации в реляционных базах данных на платформе СУБД Oracle), ЭРСИ (электронный реестр справочной информации), АТИС (автоматизированная система сбора и анализа, хранения, обработки статистической информации из многих источников). К стандартным относят также решения Oracle для управления информационными ресурсами предприятия. «Сроки внедрения этих продуктов могут быть самыми разными, от трех месяцев до года, – говорит Зезюлинский. – Все зависит от масштаба и сложности проекта. Кроме того, большинство выполняемых нами внедрений предусматривает и решение целого комплекса интеграционных задач, что выходит далеко за рамки настройки отдельного программного продукта». По его мнению, даже при внедрении типовых решений масштабы проекта могут сильно отличаться, ведь в каждом случае требуются разные объемы работ. Поэтому, убеждает он, разумнее было бы говорить о стоимости лицензии на тиражируемые программные продукты в расчете на 1 рабочее место. Здесь цена колеблется в диапазоне от $500 до $3000.

Пересмотр подходов

Основная мировая проблема ИТ – бешеный рост объемов информации. Причем основная ее часть – порядка 80% – не структурирована. Устройства для хранения огромных архивов создаются довольно быстро и, в принципе, успевают за ростом объемов данных. Главная проблема кроется в области управления неструктурированными архивами. Классификация, поиск, эффективное хранение этих массивов – и есть основное направление науки управления информацией.

Исследователь лаборатории инновационных информационных сервисов и процессов НР Панкадж Мехра говорит о новом подходе к управлению информацией, суть которого заключается в классификации данных по различным признакам. Согласно этой концепции, над массивом неструктурированной информации строится сетка из метаданных (дополнительных признаков, описывающих начальные данные), с помощью которых можно быстро извлечь из массива нужный элемент. В этом случае должен быть реализован механизм, быстро выдающий результат по запросу из нужной ячейки. Это программное средство для управления метаданными – следующая надстройка, которая также требует места на диске и ресурсов операционной системы. Вопрос лишь в том, позволит ли «железо» реализовать эту технологию? Возможно, с самого начала организация хранилищ данных строилась на ошибочном принципе, и структурировать информацию нужно было на аппаратном уровне.

Другой подход к решению проблемы неструктурированной информации – параллельный доступ к данным. «Технология управления MPP, – говорит китайский исследователь Мэй Чунь Хсу, – способна использовать параллельные данные в гораздо больших масштабах. Число процессоров в системе, созданной по технологии MPP, – от нескольких единиц до нескольких тысяч. Объем данных, которыми способна управлять такая система, может составлять от терабайта до нескольких сотен или даже тысяч терабайт». Этого достаточно для предприятия любого масштаба с любой динамикой расширения информационной структуры. Но пока эта идея не вышла из стадии разработок.

Появление платформ с параллельным доступом к данным – это вопрос ближайшего будущего. Иначе человечество погрязнет в массе неструктурированной информации. Вернуться назад к бумажным носителям сейчас уже невозможно. Кто знает, может быть, именно неспособность справиться с валом информации стала одной из причин гибели предыдущих цивилизаций?

Источник: Деловой еженедельник "Компания"

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев