В. Янковая, канд.
ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД
Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р
ИСО 15489-1-2007[1] предусматривает, что деятельность по
управлению документами в организации должна основываться на «установлении,
внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с
документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные
документы, устанавливающие правила работы с документами: правила
документирования, организации документооборота, хранения документов и их
использования, защиты документированной информации и др. В отечественном
делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок
работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является
инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Кто разрабатывает инструкцию?
Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы
документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ,
разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию
работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с
документами в организации, включая документирование деятельности, ведение
документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.
Инструкция является нормативным документом организации, утверждается
руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.
В организациях, имеющих подведомственные организации
(филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы
она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это
позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем
облегчит информационный обмен между организациями одной системы.
Инструкция разрабатывается на основе законодательных и
иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации.
Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами,
характерные для конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти и территориальные
органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию
по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №
536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в
той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в
данной организации[2].
Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для
служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с
документами.
В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько
этапов:
● сбор
и анализ материала;
● разработка
проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
● внедрение
инструкции в организации.
Подготовительный этап
Разработчики инструкции основываются на нормативных
документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с
документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения
национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».
При разработке инструкции могут использоваться инструкции
по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям
законодательства в сфере информации и документации.
После изучения нормативных документов исследуется
документационное обеспечение организации, а именно:
● структура
организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
● структура
аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе
приказа о распределении обязанностей между руководством и других
организационно-правовых и распорядительных документов);
● функции
организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении,
положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
● функции
отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе
организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность
(положений, регламентов, инструкций и др.));
● функциональные
обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
● состав
документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;
● организация
работы по приему и отправке документов;
● система
регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по
регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или
автоматизированным);
● организация
контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов,
картотек, используемых для контроля за исполнением);
● система
хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры
дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в
подразделениях);
● организация
работы исполнителей с документами;
● порядок
использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок
выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
● организация
работы по отправке и получению документов по факсу;
● порядок
использования электронной почты.
Основные источники сведений об организации работы с
документами – это нормативные, методические, информационно-справочные
документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно,
особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после
изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и
работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.
При сборе материала особое внимание необходимо обратить на
следующие вопросы:
● компетенция
руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей
подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
● виды
документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями
руководителя, руководителями подразделений);
● виды
бланков документов, используемых в организации;
● порядок
согласования (визирования) документов;
● порядок
подписания документов;
● виды
документов, утверждаемых руководителем;
● виды
и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
● место
хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за
хранение и использование печатей;
● места
регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы
данных), применяемые для этого;
● регистрируемые
и нерегистрируемые документы;
● организации,
из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).
Структура инструкции по делопроизводству
Следующим этапом в разработке инструкции является
определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов
Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее
разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно
отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до
исполнения, отправки или передачи в архив).
Как правило, основными разделами Инструкции являются
«Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с
документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце
помещаются приложения информационно-справочного характера.
В разделе «Общие положения» инструкции, как правило,
приводятся:
● назначение
и цели инструкции;
● нормативная
база инструкции;
● виды
документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
● общие
принципы работы с документами;
● нормативные
акты, применяемые наряду с инструкцией;
● ответственность
подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений
инструкции.
Назначением инструкции по ДОУ является установление
единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции –
совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки
документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и
повышение эффективности управленческой деятельности в целом.
В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение
делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в
структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на
службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений.
С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает
работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
В разделе «Общие положения» также отмечается, что
работники организации несут персональную ответственность за выполнение
требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их
правильное оформление и сохранность.
В данном разделе следует перечислить те нормативные
документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в
совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.
Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими
конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников
и др.
В раздел «Документирование управленческой деятельности»
целесообразно включить следующие подразделы:
● общие
требования к документам;
● бланки
документов;
● оформление
реквизитов, применяемых при подготовке документов;
● особенности
оформления отдельных видов или комплексов документов;
● правила
изготовления документов с помощью компьютерной техники.
Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных
видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности
конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую
структуру:
● подготовка
распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);
● подготовка
организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
● подготовка
плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);
● составление
и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий,
совещаний, собраний, советов, правлений и др.);
● ведение
деловой переписки;
● составление
и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок,
справок, служебных записок, списков, актов и др.);
● подготовка
и оформление договоров.
Раздел «Организация работы с документами» должен содержать
положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и
создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов
на хранение в архив.
В этом разделе следует отразить работу не только с
документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам
электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами,
поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан
(обращения граждан).
Поскольку при работе с документами используются печати (для
удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о
поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен
порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и
использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные
типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.
В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить
порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета
изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой
необходимостью копирования и тиражирования документов.
Данный раздел инструкции фактически регламентирует
технологию работы с документами, включая организацию документооборота и
хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура
этого раздела может быть следующей:
● организация
документооборота;
● прием,
обработка и прохождение поступающих документов;
● регистрация
и учет поступающих документов;
● организация
работы с отправляемыми документами;
● регистрация
и прохождение внутренних документов;
● учет
объемов документооборота;
● контроль
исполнения документов;
● организация
работы с обращениями граждан;
● работа
исполнителя с документами;
● изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
● использование
средств факсимильной связи;
● ксерокопирование
и тиражирование документов;
● организация
хранения документов;
● составление
и ведение номенклатуры дел;
● формирование
дел;
● оформление
дел;
● оперативное
хранение дел;
● передача
дел на архивное хранение;
● работа
исполнителя с документами;
● изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
● организация
работы с документами, поступающими по факсимильной связи;
● организация
работы с документами, поступающими по электронной почте;
● копирование
и тиражирование документов.
Предлагаемая структура инструкции носит примерный
характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики,
организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения
документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых
технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может
быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует
коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование
работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и
др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел
«Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают
обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» [3]
и др.
При написании текста инструкции следует пользоваться теми
нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в
этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций,
учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое
значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации
и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок
регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ
должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а
какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру
регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями.
В приложениях к инструкции, как правило, помещают:
● образцы
бланков документов;
● образцы
оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое
письмо и др.);
● перечень
нерегистрируемых документов;
● перечень
утверждаемых документов;
● перечень
документов, заверяемых печатью организации;
● формы
журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения
справочной работы по документам;
● форму
номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и
конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах,
посвященных отдельным направлениям работы с документами.
Согласование и утверждение
Подготовленный текст инструкции согласовывается с
руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя
организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается
согласованию с юридической службой, архивом организации или работником,
ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки
зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После
согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель.
Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации.
Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются
соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных
подразделений.
Инструкция должна быть доведена до каждого работника
организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за
делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих
занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая
внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача
службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.
1.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования».
2.
ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь
специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных
документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие
методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию
по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД:
http://www.vniidad.ru.
3.
Ведение переписки с зарубежными
корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться
отдельными инструкциями.