Брайан Линкольн

Организации с большим объемом бумажных документов могут перейти на электронные формы (e-forms), чтобы упростить документооборот, облегчить работу служащих и взаимодействие с заказчиками. Использование электронных форм вместе с системой управления корпоративным контентом (ECM) поможет уменьшить количество ошибок и ускорить обработку документов. Достаточно лишь нескольких щелчков мыши, чтобы заполнить цифровую форму и отправить ее на проверку, утверждение или в хранилище.

Так как же начать этот процесс перехода на электронные формы в организации? Начните с хорошо продуманного плана. Любое изменение налаженных процессов может быть пугающим, но планирование поможет предвидеть и сгладить перипетии перехода. Готовясь к нему, нужно рассмотреть несколько аспектов, прежде всего это сроки и системные требования. Остановимся на этом подробнее.

Элемент № 1: сроки

Наметьте разумные сроки, чтобы все задачи были выполнены должным образом. Обычно создание электронных форм (или оцифровка бумажных) требует определенных усилий и использования специальной программы (разработчика форм), поэтому затраты времени зависят от опыта пользователя. Процесс запуска электронных форм может быть простым и быстрым и сразу позволит вам начать экономить время. Или же он может потребовать автоматизации множества потоков документооборота и займет больше времени. Конкретные сроки будут зависеть от ваших условий и сложности всей системы.

Элемент № 2: системные требования

Система ECM составляет основу, которая обеспечивает четкость в использовании электронных форм и их надлежащее хранение. Технология электронных форм и программные пакеты могут быть сконфигурированы для работы на разных системах. Важно начать с оценки существующей системы ECM и того, какое влияние окажет внедрение электронных форм на ее производительность. Их использование может значительно увеличить нагрузку на систему.

Определите, какой объем физического пространства потребуется для хранения форм и сколько пользователей будут работать с ними, отправляя их на хранение. От количества форм, обрабатываемых ежедневно или еженедельно, будет зависеть конфигурация системы, а от общего их объема — требуемая емкость хранения.

Ввод данных без ошибок

Справочные таблицы СУБД и проверка корректности данных гарантируют, что информация, сохраненная в формах, не будет содержать ошибок. Можно связать формы и их данные с типами и свойствами объектов системы ECM. Работая совместно, эти функции ускоряют автозаполнение форм и обеспечивают быстрый поиск и сравнение информации.

Например, форма найма нового сотрудника может иметь поле, позволяющее работнику отдела кадров ввести код должности, на которую берется человек. После этого происходит поиск в базе данных и автоматически заполняется еще одно поле с точным названием должности, соответствующей данному коду. Некоторые поля могут потребовать сверки введенной информации с содержащейся в базе данных, прежде чем можно будет продолжить. Так, если сотрудник вводит свое имя и фамилию, то они сверяются с базой данных на предмет правильности написания и соответствия его персональному идентификатору — аналогично процедуре регистрации в любой системе.

Сначала выявите потребности

Когда система ECM готова, необходимо выполнить ряд простых шагов, чтобы продолжить внедрение электронных форм. Во-первых, выявите все конкретные потребности, которые могут возникнуть у сотрудников организации. Например, Университет Тулейна в Луизиане решил начать использовать электронные формы в дополнение к существующей системе ECM, чтобы уменьшить затраты и время, которые требовались для обработки большого объема бумажных документов вручную. Сотрудники университета хотели ускорить различные процессы, начиная от повседневных операций, таких как рассылка документов за пределы кампуса, и заканчивая вопросами, связанными с учебным процессом, включая подачу заявлений, на каком предмете будет специализироваться студент.

Этот проект выиграл от каждодневных встреч во время ланча, когда пользователи и администраторы форм из разных подразделений могли обменяться замечаниями, пожеланиями, первыми результатами и мыслями о том, чего они ждут от проекта. Быть внимательным к потребностям пользователей очень важно для успеха всего проекта и принятия электронных форм в организации. У пользователей могут быть разные способности к освоению цифровых технологий, и для некоторых переход с привычных бумажных документов на электронные может создать трудности. В каких-то организациях будет полезно внедрить управление изменениями до начала запуска такого проекта. В конечном счете любые цифровые технологии — лишь инструмент, предназначенный для людей.

Выберите формы для перехода

После этого следует выбрать форму или группу форм, с которых начнется переход на цифровые рельсы. Такой поэтапный подход поможет облегчить этот процесс. Например, можно начать с нескольких легко создаваемых форм узкого применения (таких, как заказы на канцелярские принадлежности), включающих лишь несколько полей. После этого можно перейти к более сложным формам широкого использования.

Рассмотрим два варианта. В первом случае только что введенная форма приема студентов была создана с нуля. Прежде чем быть предложенной пользователям, она должна быть одобрена приемной комиссией, администрацией общежития, отделом финансовой помощи, студсоветом и другими подразделениями, информация которых будет в ней отражена.

Или возможен другой вариант: заявление студента о своей специализации требует ввода информации лишь одним подразделением, что дает возможность всему проекту легко стартовать. Университет Тулейна пошел вторым путем, начав с самых простых форм с минимальным вводом, и смог быстро увидеть преимущества такого перехода. В данном случае потребовалось согласование лишь с одним подразделением, и результат был быстро достигнут.

Сделайте формы легко доступными

После того как выбранная форма воссоздана в электронном виде, ее нужно сделать легко доступной для пользователей. При этом следует учесть вопросы конфиденциальности, анонимности и правовые аспекты. Возможно, потребуется добавить разрешения доступа к некоторым формам, чтобы только определенные люди имели возможность их заполнить. Ряд форм может потребовать особого, защищенного их размещения. В большинстве случаев удобно выбрать веб-сайт или место в интрасети организации.

Начало внедрения

Теперь, когда достигнута отправная точка — есть форма, группа ее пользователей и место, где она будет находиться, — вы готовы продолжить внедрение. Для начала смоделируйте желаемые электронные формы, используя инструмент разработки в программном пакете. Существуют также пакеты, позволяющие создать точные цифровые копии отсканированных бумажных документов, которые можно потом отредактировать. Окончательным результатом часто является XML-файл, который служит своего рода контейнером, открывая форму в приложении или как веб-страницу и позволяя ввести данные в соответствующие поля. После того как пользователь заполнил и отправил готовую форму в систему, она часто хранится в формате PDF или XML (или в обоих). Если в организации нет людей, способных превратить существующие бумажные бланки в электронные, обратитесь к стороннему подрядчику.

Защита информации

Традиционно многие бумажные документы обретают силу после появления на них подписи. Электронные формы могут предоставить такую же возможность. Электронная подпись позволяет подписывать электронные документы, как и бумажные, удостоверяя, что представленная в них информация является достоверной и согласованной. В определенных подразделениях или сферах деятельности могут быть особые требования регулирующих органов — их нужно обязательно учесть при внедрении электронной подписи.

Например, в здравоохранении существуют строгие правила и особые требования, которым необходимо следовать, чтобы форма имела официальную силу. Полезно изучить такие требования в вашей отрасли, прежде чем внедрять электронные подписи.

Переход от бумажных документов к электронным в рамках системы ECM дает возможность автоматизировать рабочие процессы, которые на документах построены, используя средства управления бизнес-процессами (BPM) или автоматизации документооборота. Типичный рабочий процесс предусматривает заполнение электронной формы пользователем. После того, как он щелкнет мышью на пиктограмме «Отправить», форма сохраняется в системе и пересылается для утверждения по тому или иному адресу в зависимости от ее содержания. Некоторые электронные формы (например, нуждающиеся во множестве согласований или заполняемые несколькими пользователями) потребуют более сложного процесса, чем те, в которых участвует один пользователь и которые утверждаются одним лицом. Следует всё это учитывать и строить процессы применительно к конкретным формам, поскольку каждая имеет свой собственный стиль, информацию и связанные с ней процессы.

Запуск в работу

Когда электронная форма, наконец, готова к запуску, осуществить его можно разными способами. Формы для внешнего обращения (например, опроса удовлетворенности заказчиков) можно опубликовать на веб-сайте организации. Формы для внутреннего использования (скажем, заявления на отпуск) могут находиться где-то в интрасети. Для удобства многие организации размещают их в специальной директории или дают возможность их поиска через систему ECM.

Когда всё уже сделано, будьте готовы помочь пользователям, ответить на их вопросы и содействовать общему принятию электронных форм в организации. Очень скоро они свыкнутся с мыслью, что бумажная работа может теперь выполняться в электронном виде, информация станет более доступной, будет содержать меньше ошибок, а вся работа сведется к тому, чтобы не создавать отходов, требующих утилизации.