Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Как победить "бумажного дракона"?

  0 комментариев Добавить в закладки

Татьяна Лопатина

Автоматизация управления документооборотом: концепции и системы

«...Скоро люди на жительство

влезут в портфели,

а бумаги — наши квартиры займут.»

Из стихотворения В. В. Маяковского «Бумажные ужасы»

Увеличение объёмов информации и их движение в наше время уже подобны не снежному кому, катящемуся с горы, а лавине, несущейся с каждым днём всё стремительнее, становящейся всё больше и страшнее. И справиться с этим всё труднее даже при использовании современной техники и компьютеров. Наиболее характерным из основных недостатков бумажного документооборота («бумажного офиса»), слабо поддающихся «излечению» при относительно больших информационных потоках, можно назвать, пожалуй, синдром «мутной воды». Отсюда завышенная численность работников во вспомогательных и административно-управленческих службах, низкая исполнительская дисциплина (по крайней мере, по данному направлению), «сюрреалистичная картина» (значительно более искажённая чем у А. Модильяни) и неадекватное представление о деятельности как отдельных служб, так и организации в целом. К этому можно добавить плохую управляемость, низкое качество труда, большие накладные расходы на ведение бумажного документооборота, т. е. затраты на бумагу, электроэнергию (механические пишущие машинки сегодня раритет), расходные материалы, на технику и её обслуживание (ПК, устройства для ксерокопирования и пр.), на площади для хранения, на дополнительные людские ресурсы и т. п.

Системы электронного документооборота (СЭД), появившиеся около двадцати лет назад, совершили подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться с этой разгулявшейся бюрократической стихией.

Иметь или не иметь?

Бумажный «Карфаген» должен быть разрушен!

Парафраз на выступление римского сенатора

Чтобы оценить, нужна ли какой-нибудь фирме, компании, организации система электронного документооборота (особенно это важно для средних и крупных компаний), попробуйте ответить сами (как руководитель) на некоторые приведённые ниже определяющие вопросы и попытайтесь получить ответы от ваших менеджеров разного ранга.

1.   Насколько вас устраивает объём бумаг, который занимает место на вашем столе или в вашем рабочем шкафу и сколько вы тратите времени на поиск нужной? Не раздражает ли такая ситуация?

2.   Можете ли вы оперативно найти нужный документ, получить необходимую информацию, к примеру, беседуя по телефону с важным для вашей компании клиентом или партнёром, компаньоном?

3.   Осуществляется ли и как (кем) процесс регистрации ваших поручений, указаний (подробности, исполнители, сроки)?

4.   Знаете ли вы, какие из выданных вами поручений, документов и в какой стадии на текущий момент находятся: выполняются по графику; выполнены; не выполнены (почему?); просрочены (каковы причины?) Кто ведёт контроль за их «ходом»?

5.   Имеются ли в вашей организации регламенты по работе с документами?

6.   Проходят ли документы необходимые стадии (регистрацию, рассмотрение, визирование, согласование, исполнение), получают ли эти документы определённый статус («категорию важности») и чётко ли контролируются сроки?

7.   Создаётся ли положительный имидж вашей организации качеством работы с внешними документами?

Если вы пять раз дали отрицательный ответ или не можете ответить на пять и более вопросов, то вашей компании пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД или, по крайней мере, поменять секретаршу, заведующего канцелярией. Либо завести более делового помощника с компьютером.

Утвердительные ответы на следующие ниже вопросы должны окончательно развеять ваши сомнения о необходимости приобретения и внедрения СЭД и помогут укрепить ваши позиции в компании и на рынке. Итак, хотите ли вы:

●     ощутимо сократить непроизводительные затраты времени свои и сотрудников;

●     увеличить прозрачность бизнес-процессов* организации;

●     повысить исполнительскую дисциплину и ответственность работников;

●     соответственно уменьшить расходы и повысить качество выполнения работ;

●     существенно улучшить процессы контроля и управления;

●     увеличить конкурентные преимущества и поднять имидж вашей компании?

СЭД или не СЭД?

А вообще, зачем нам СЭД? Действительно, ведь как-то до этого жили без неё...

Прежде всего напомним нашим читателям, что скрывается за этой аббревиатурой и смежными терминами.

Электронный документ — это понятие более широкое, чем просто электронный образ бумажного документа. Сюда включают некий набор данных (текст, графическое и видеоизображение, аудиозапись), созданный с помощью компьютера или сохранённый на нём. Этот набор сопровождается карточкой с атрибутами (подобно картотеке книг в библиотеке), по которым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т. п.).

В упрощённом варианте под электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с кровеносной системой компании. Заторы в движении документов, их потеря и обмен «несвежей» (устаревшей, неактуальной, недостоверной) информацией в конце концов становятся причиной заболевания организма. Тромбы, закупорка сосудов, каналов информационного обмена приводят к коллапсу.

Конечно, часть «офисно-канцелярских операций» с «бумагами» сегодня худо-бедно автоматизированы, благо персональные компьютеры в наше время имеет практически любая мало-мальски уважающая себя фирма. Впрочем, если не брать в расчёт не тронутые цивилизацией «медвежьи уголки» России, где и электричества-то до сих пор нет, встречаются варианты, когда некоторые фирмы и компьютерами не пользуются (во всяком случае, для этих целей).

Но в нынешних условиях конкуренции и рынка информация является одним из важнейших ресурсов, основным капиталом компании. Чем больше разнообразных «рабочих данных» (документов, файлов и пр.) по истории работы компании содержит в своих «закромах» информационная система и чем они лучше организованы и управляемы, тем сама компания оказывается более конкурентоспособной, защищённой и независимой при утрате людских ресурсов (увольнениях, переходах) и в большей степени застрахована от потери клиентов, партнёров, части бизнеса, потенциально важных документов и пр.

Терминологический гон

Число классов информационных систем сегодня крайне велико, и разобраться в них стороннему наблюдателю (например, коммерческой компании, не связанной с ИТ-отраслью) крайне сложно. Складывается впечатление, что основная забота маркетинга западных производителей — зачастую придумывание какой-нибудь очередной яркой собственной аббревиатуры, активная её раскрутка и подача в качестве «нового класса ПО». Не успеют потребители свыкнуться с одним термином, как следом вбрасывается новый. При этом каких-либо существенных отличий от того, что уже давно придумано и широко используется (только под другим названием), отыскать зачастую не удаётся даже экспертам. Впрочем, жонглирование новыми англоязычными терминами и наукообразными словосочетаниями характерно не только для ИТ-отрасли, однако здесь это особенно заметно, так как практически все технологии идут если не с Запада, то с Юго-Востока, а от нас «всё пенька да пенька».

Многообразие понятий и терминов в области документооборота усложняет их понимание специалистами (не говоря уже о простых пользователях) и дезориентирует. Некоторые наши разработчики, стремясь соответствовать последним мировым терминологическим достижениям, поспешно включают их в рекламный оборот при расписывании достоинств своей продукции (без разъяснений сути или даже при отсутствии их реального технического воплощения), что, мягко говоря, вводит всех в заблуждение. При этом необходимо также учитывать, что понимания внешне похожих терминов у нас и «у них» могут существенно различаться.

Ведя разговор о классах и направлениях систем документооборота, стоит подчеркнуть, что в западной терминологии понятие документооборота как такового отсутствует, а имеют место «смежно-подобные» классы систем.

Поэтому мы постараемся приводить термины по возможности в минимальном объёме и пояснять их по ходу нашего рассказа.

Свой путь

Что имеем, не храним, потерявши — плачем!

Принципы работы с документами в России были заложены ещё в петровскую эпоху, но мы не будем столь далеко углубляться в историю данной темы. В относительно недавний социалистический период был разработан и введён основополагающий документ — Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), некий стандарт, на базе которого отраслевыми министерствами, ведомствами и комитетами разрабатывались детализированные нормативные и регламентирующие документы, вводились унифицированные формы конкретных типов документов. Многие положения названных документов не потеряли актуальности до сих пор и действуют в госсекторе в сфере бумажного канцелярского документооборота, но, естественно, эволюционируют, особенно в последнее время.

Для работы с электронными документами в России на протяжении многих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести в основном к двум классам: системы электронных архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещё один класс, интересный именно для российских пользователей, — системы электронного делопроизводства, — и, чтобы не путать с последними, называют их СДЭ — системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные СЭД, как правило, включают в себя и эти функции.

Заметим, что, несмотря на завалы западных терминов в этом ИТ-сегменте, многие специалисты в России предпочитают придерживаться традиционного термина «электронный документооборот», хотя он сегодня не совсем точно (полно) определяет суть вопроса. На практике данный термин вбирает в себя куда более широкий смысл. Например, в понятие «электронный документооборот» в российской компании DIRECTUM вкладывают весь спектр технологий: управление электронными документами (электронный архив); управление деловыми процессами (workflow); управление интернет-данными; управление знаниями; традиционное делопроизводство.

Российские системы в большей степени ориентированы на поддержание документоориентированного управления, а не на управление произвольным, как модно теперь говорить, контентом (т. е. самым разнообразным информационным наполнением, содержанием), как на Западе.

Названные выше условные классы изначально нацеливались на разные задачи и сценарии использования.

СЭА создавались, чтобы в течение длительного времени хранить и учитывать документы как эдакие своеобразные информационные склады. Документ сопровождался соответствующими реквизитами (карточкой, аналогичной библиотечной), чтобы его потом можно было найти и просмотреть. Для реализации аналогичных задач появляются различные, в том числе аппаратные, системы хранения и поиска бумажных документов, мультимедиа- и фотоматериалов (микрофиши) и пр., унифицируются форматы документов.

Что происходит с документом вне архива, данную систему не интересует. В процессе развития в СЭА появляются инструменты и функции для реализации политики хранения и миграции документов. Например, выделяют документы оперативного и долговременного хранения и перевод из одного вида в другой. Таким образом, и здесь начинают появляться элементы движения и стадии жизненного цикла документа, простейшие docflow и workflow (эти два направления, присутствующие в СЭД, требуют особых пояснений, которые мы дадим позже — в разделе «Worklflow — дело тонкое...»).

Если СЭА изначально создавались для хранения и учёта документов, то СЭД предназначались для управления документами.

Заметим, что в западных источниках встречается несколько вариантов терминов, имеющих отношение к управлению документами, которые, с одной стороны, отражают тенденции развития данного направления, а с другой, как мы уже отмечали, — маркетинговые ухищрения некоторых производителей. Вот эти термины: Document Management — управление документами; Electronic Document Management System (EDMS) — система управления электронными документами, электронным документооборотом; Enterprise Document Management Systems (тоже EDMS) — системы управления корпоративными документами.

У разных авторов (и разработчиков) в эти термины может вкладываться разный смысл. Некоторые наши эксперты утверждают, что EDMS-системы отвечают скорее за управление хранением документов, а не за документооборот (движение документов). Иными словами, получается, что какие-то системы EDMS ближе к СЭА. Это свидетельствует о том, что в каждом конкретном случае (несмотря на заявления поставщиков) нужно более глубоко изучать функциональное наполнение и реальные возможности систем, прежде чем относить их к тому или иному классу.

Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла, и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделать доступным другим сотрудникам, с которыми необходимо взаимодействие, в том числе ещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают и такие понятия, как версионность документов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения, совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр.

В свою очередь, СЭД развиваются в направлении усиления архивных функций: появляются разнообразные хранилища документов, представления документа в разных форматах.

В результате появляется новый класс систем, получивший название ECM, в котором представлены функции обоих вышеупомянутых направлений (СЭА и СЭД).

Enterprise Content Management (ECM) — это управление корпоративными информационными ресурсами, их содержанием и наполнением. Понятие ECM-системы несколько шире, чем СЭД. Под первой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Например, для того, чтобы иметь право называться ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать регламенты доступа к ним и их хранения, управление интернет-данными и «динамическим контентом» при организации взаимодействия многих пользователей и т. д.

А теперь перейдём к обещанным непростым терминам docflow и workflow.

Workflow — дело тонкое...

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого делового или бизнес-процесса. Например: получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа. Системы workflow задают, регулируют и контролируют процесс движения и обработки документов (маршруты и их трассировку, стадии обработки, назначение рабочих задач и состояний, контроль исполнения), а также обеспечивают поддержку выполнения регламентов сотрудниками. Иначе говоря — организуют так называемый офисный конвейер, а также определяют правила взаимодействия и очерёдности выполнения задач (поручений) сотрудниками. Для этих систем характерны полностью формализованные, довольно жёстко прописанные процессы.

Workflow-системы используются не только в СЭД, но и в ERP-системах, в банковских, системах обработки заявок и пр.

В последнее время можно встретить термин Business Process Management (BPM), претендующий на более высокий уровень и начинающий теснить workflow. BPM-системы позволяют управлять процессами и их версиями в динамике, собирать и анализировать по ним статистику. Кроме того, по утверждениям разработчиков, их проще интегрировать с другим ПО.

Теперь о docflow. В английском языке такого термина нет, это чисто российское изобретение, введённое в оборот представителями российской компании ABBYY. Кроме названия самого этого форума-выставки Docflow и сформировавшейся вокруг этого среды данный термин встречается не столь часто, как workflow. Наиболее развитые отечественные системы предлагают два способа маршрутизации: свободный и жёсткий (упрощённый аналог workflow для управленческих документов). Для обозначения совокупности этих подходов и применяют термин docflow, как нечто среднее между западными workflow и groupware/collaboration. Термин groupware переводится как «программные средства для автоматизации коллективной работы».

Под средой collaboration (сотрудничество) понимают средства организации совместной работы: интранет-сети, технологии групповой работы, синхронные и асинхронные конференции и т. п. К классу collaboration относят системы, поддерживающие электронное взаимодействие людей (скорее, неформализованное): форумы, непосредственный обмен сообщениями (Instant Messaging), виртуальные переговорные комнаты, т. е. некое подобие устной беседы. В последнее время сюда же включают и традиционные средства groupware, например системы электронной почты.

СЭД и ERP — конкуренты или партнёры?

— Решил подарить нашему Вовану

на день рождения хорошую

книжку, пусть просвещается.

— Так у него уже одна есть!         

Из разговора двух приятелей

Комплексная автоматизация предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие.

Есть ли смысл приобретать для организации две автоматизированные системы (в нашем случае — СЭД и ERP), работающие с информацией, или с этим вполне может справиться одна из них? Нередко такой вопрос возникает у хозяев предприятий, руководителей организаций и менеджеров разного ранга, заботящихся об экономии средств и не очень обременённых тонкостями и специализацией информационных технологий.

Хотя и ERP-системы, и СЭД вроде бы работают с корпоративной информацией, с документами, автоматизируя бизнес-процессы, характер этой информации, методы обработки, цели и задачи систем совершенно разные. Здесь мы не будем углубляться в функциональные особенности и исследовать вопрос, что появилось раньше — СЭД или ERP. Так сложилось, что каждое из этих направлений, классов систем развивается своим путём. Так что они не конкурируют, а, скорее, дополняют друг друга.

Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Структурированная информация может быть представлена в виде набора записей в базе данных. Документ ERP-системы — это чётко заданная форма, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки. СЭД же работает со всеми видами документов, содержащих и структурированную, и частично структурированную, и вовсе неструктурированную информацию. И последний вид здесь, скорее, преобладает. Он представлен в электронных архивах в виде файлов информации, т. е. существенно более крупных единиц, значительно менее пригодных для компьютерного анализа и обработки. К примеру, по данным компании DIRECTUM, доля неструктурированной информации в российских компаниях составляет порядка 65–70 %. Предсказать состав неструктурированных данных практически невозможно, и сегодня сюда могут входить как текстовая и графическая информация, так и фото-, видео- и аудиоинформация.

Кроме уже названных особенностей и свойств информации важными отличительными признаками этих классов являются характер решаемых задач, различия в методах, режимах, алгоритмах и технологиях обработки данных. Наиболее яркие отличия проявляются в назначении информации, типовом жизненном цикле документа, средствах доступа к данным и способах их изменения, средствах передачи данных в рамках процедуры обработки. Соответственно различаются состав и архитектура этих классов систем, функциональное наполнение и инструментальные средства пользователей.

Основные функции и особенности ERP-систем читатели могут представить хотя бы по многочисленным публикациям нашего журнала, поэтому мы здесь не будем на них останавливаться.

Кратко укажем лишь основные направления, входящие в структуру СЭД. Изначально СЭД создавались для систематизации и упрощения работы с документами и на первых порах разрабатывались как системы автоматизации делопроизводства. Далее происходило их развитие, расширение границ их применения, приращение функций, появление новых направлений автоматизации. Если прежде в их задачу входила автоматизация какой-либо одной службы, то сегодня это уже довольно сложные и полновесные, зачастую корпоративные системы с самым разным информационным наполнением.

В соответствии с набором реализуемых функций и областей применения в СЭД укрупнённо можно выделить следующие направления:

●     системы делопроизводства;

●     электронные архивы;

●     workflow-системы (для краткости будем называть их WF-системами);

●     комплексные, или ECM-системы (о последних мы уже говорили выше).

Если традиционные СЭД всё ещё тяготеют к автоматизации довольно узкой сферы «канцелярско-офисного» документооборота, то многие современные системы ЭДО демонстрируют значительно б€ольшие возможности и ориентированы также на работу с бизнес-процессами, поддержку и управление информационными потоками и организацию взаимодействия пользователей.

Требования к архитектуре и оборудованию для СЭД смещаются в сторону одновременной работы многих пользователей с конкретными документами, процессами, проектами, большими массивами неструктурированной информации. Существенно повышаются требования к возможностям поиска, надёжности хранения, к обслуживанию и поддержке значительных объёмов хранимой информации. Специфика автоматизации бизнес-процессов в СЭД выставляет свои требования по скорости обработки информационных потоков, возможности их контроля и перераспределения, по автоматизации отдельных операций, шагов, работ, по инструментам и средствам настройки маршрутов и пр.

Какие задачи и направления нецелесообразно реализовывать в СЭД? К подобным задачам можно отнести, например, кадровое делопроизводство или учёт финансовых документов, задачи анализа и пр.

Несмотря на то что формально названия этих задач вроде бы напрямую связаны с документами, первая задача заключается не в управлении самими документами, а в учёте и управлении кадрами. Тут требуется получать различные выборки по персоналу (например, по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения), оперировать данными из кадровых приказов и т. п. Для этого информация в базе данных должна храниться в структурированном виде, а не как отдельные неструктурированные документы. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с СЭД для хранения и согласования неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т. д.).

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами, заявками на оплату, платёжными документами и т. п. Они тесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета и другими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP-системах. Поскольку, например, электронный образ счёта-фактуры всё равно придётся формировать, вводить и хранить в структурированном виде (в бухгалтерской или соответствующей учётной системе), то заносить его в СЭД сканированием нецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант — интеграция ECM- и ERP-систем, при которой записи ERP-системы могут отправляться в виде вложений в задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчёты ERP-системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровой подписью.

Поэтому, принимая решение о выборе и развитии ИТ-инфраструктуры предприятия, руководитель (или, по крайней мере, ИТ-служба) должен решить нелёгкую задачу — оптимально наполнить информационную среду компании, отыскать наиболее эффективные для конкретной фирмы сочетания продуктов и технологий, разграничить области пересечения взаимодополняющих ИТ-систем наиболее рациональным образом. В общем, найти эффективное применение для каждой. А для этого ему надо хорошо разбираться в нюансах и терминологии, в тонкостях систем, предлагаемых сегодня рынком, представлять и учитывать особенности и существенные отличия СЭД и ERP-систем, характер данных систем каждого типа. Провести водораздел между этими системами и чётко определить их технологические границы, методологию взаимодействия и задачи пользователей не только на сегодня, но и хотя бы на среднесрочную перспективу, определить потенциальные объёмы данных, оценить возможности масштабирования и пр.

Долгосрочная ИТ-стратегия, во всяком случае для организаций и компаний среднего и крупного масштаба, должна предполагать наличие самостоятельной СЭД, которая будет решать свои задачи и при необходимости интегрироваться с ERP-системой по ряду направлений. К примеру, от создания и движения документов, подписания их ЭЦП до отправки структурированных документов по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow СЭД, размещения документов длительного хранения и ERP-отчётности в электронных архивах СЭД и пр.

Дискриминация электронного документа

Как известно, полноценный бумажный документ должен иметь необходимые подписи и печать, что определяет его достоверность и законность. А как быть в аналогичном случае с электронными документами? Для этого была придумана технология электронной цифровой подписи, или ЭЦП, правовой статус которой значительно позже был подтверждён Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», хотя технология ЭЦП — изобретение не наших умов.

Переход на безбумажные технологии до сих пор сдерживается дискриминацией (непризнанием) в судебных инстанциях реальной юридической силы электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью. Хотя формально указанный выше Федеральный закон декларирует равенство бумажного и электронного документа и регламентирует работу с ЭЦП, однако многие аспекты (процедуры) этой технологии пока ещё до конца «не разжёваны», не поняты и так и не стали обязательными для судебных инстанций, не воплощены в практические нормативно-регламентирующие документы. Поэтому в большинстве конфликтов и спорах юридически полноценным пока считается всё же только правильно оформленный бумажный документ, подписанный ответственными лицами и скреплённый печатью.

Несмотря на это, технологией ЭЦП сегодня с успехом пользуются самостоятельные подразделения и фирмы внутри больших корпораций, холдингов, финансовых групп. На основе специальных договорных отношений ЭЦП используют партнёры для внешнего обмена электронными документами и налаживания оперативного документооборота между компаниями, но всё же имеющаяся правовая неопределённость сдерживает широкое развитие этой перспективной технологии.

По поводу внедрения проектов СЭД

Основные этапы и подходы мало отличаются от, скажем, внедрения проектов ERP-систем. Главная особенность СЭД и их отличие от систем учётно-финансового направления заключаются в том, что это, как правило, целиком проектные (не типовые и не коробочные) системы. Для каждого предприятия создаётся своё решение, учитывающее специфику его работы. СЭД затрагивают всю структуру организации, решают задачи более комплексные и менее очевидные. Здесь от позиции руководства и его вовлечённости в процесс напрямую зависит успех проекта. Идеальным вариантом является, когда инициатива внедрения СЭД исходит именно от высшего руководства.

Пожалуй, основной проблемой этого ИТ-направления является то, что руководители многих предприятий не видят целесообразности в использовании комплекса, преимуществ при реализации этих систем для своей организации и соответственно смысла вкладывать средства в автоматизацию документооборота. Потенциальные заказчики далеко не всегда чётко представляют, что они хотят получить от системы документооборота. Руководители имеют слабое представление о возможностях и специфике СЭД, часто недооценивают важности и сложности данной задачи, затрагивающей все уровни управления и для большинства предприятий меняющей сами способы управления.

В то же время спрос на СЭД в последние годы стремительно растёт. Наибольший интерес наблюдается в тех сегментах, где успех бизнеса напрямую связан с обработкой огромного объёма документов, например, в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок. В последнее время большую активность проявляют крупные региональные производственные предприятия, а также экономически благополучные районы, например топливно-энергетические.

Как отмечают эксперты, и российские, и западные системы ЭДО имеют свои плюсы и минусы, находят своих заказчиков и приверженцев. Пока российские и западные СЭД работают каждая по отдельности, сохраняется их внутренняя логика. Если делаются попытки на «одной площадке» использовать ту и другую системы одновременно, могут проявиться серьёзные концептуальные противоречия, что приведёт к проблемам. Поэтому руководителям, принимающим окончательное решение о внедрении систем, имеет смысл прислушаться к данному мнению.

И наконец, о рынке СЭД

Данный сегмент рынка систем автоматизации документооборота ещё находится в стадии становления, но довольно динамично растёт. По оценкам CNews, объём сегмента по состоянию в 2006 году составлял порядка 140 млн долл.; по оценкам других аналитиков, он чуть ли не в два раза больше. Ведущих разработчиков СЭД насчитывается около 15–20. Помимо них есть несколько десятков компаний, предлагающих свои, менее известные, системы и выполняющих разовые заказы. Рынок СЭД очень широк и многогранен, поэтому каждая компания находит тут свою нишу, и на рынке регулярно появляются новые игроки.

Весьма привлекательную нишу для поставщиков представляют собой окологосударственные структуры. Основная борьба за крупные и средние проекты и компании идёт между небольшим количеством лидеров. В последние два-три года заметно растёт конкуренция со стороны ведущих западных поставщиков СЭД. Их более мощные рекламно-финансовые возможности и «продвинутые» решения значительно дороже отечественных, но предлагаемая функциональность не всегда отвечает отечественным традициям и далеко не во всём нужна и привычна нашим сегодняшним предприятиям и прочим структурам. В основном их клиентами становятся крупные компании.

Комплексы ЭДО продолжают развиваться, интегрироваться с другими системами, поставщиками СЭД предлагаются новые услуги. Все эти процессы подстёгиваются обостряющейся конкуренцией. Так или иначе названные аспекты находят своё отражение на форуме Docflow. 

* В данном случае под бизнес-процессом понимается любой деловой процесс — как серия логически взаимосвязанных действий (шагов, операций, процедур), при которых ресурсы предприятия, организации или учреждения используются для создания или получения полезного для потребителя продукта или услуги в определённый фиксированный промежуток времени.

 

Источник: "Бухгалтер и компьютер", 09-2007

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев