Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Задачи компаний и их решение

Как справиться с потоком задач. Метод таймменеджмента Дэвида Аллена

  11 комментариев Добавить в закладки

Евгений Кочуров, консультант по внедрению СЭД, DIRECTUM.

Ежедневное поступление десятков и даже сотен задач характерно для работы менеджера, делопроизводителя, секретаря. Нескончаемый поток задач порождает стресс, тревогу и растерянность. Однако, от человека требуется совсем противоположное - четкость, эффективность и качество выполненных работ.

Разберемся с тем, как справиться с этим потоком и самим собой. Для решения проблемы воспользуемся опытом, знаниями и инструментами специалиста, которые уже успешно применяется на практике.

carpenter, carpentry, constructioncarpenter, carpentry, construction

+

Нам поможет Дэвид Аллен и его известный метод Getting Things Done (далее GTD), благодаря которому миллионы людей спаслись от завалов текущими делами.  

Методика GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Выполнение задач предваряет этап организации действий, в результате которого все необходимые работы должны быть чётко сформулированы. Только после этого человек может сконцентрироваться на выполнении самих задач.

 

Перейдем сразу к делу: выделим из GTD конкретные приемы, а для того чтобы закрепить эти приемы воспользуемся автоматизацией и программным обеспечением, которым пользуемся каждый день.

Делай раз: собирай и выноси из головы, избавься от беспокойства

 

Задачи наседают со всех сторон: письма, документы, телефонные звонки, устные поручения, а мозг человека способен одновременно удерживать в памяти только 7 объектов. Попытка удержать всю информацию о задачах в голове приведет только к тревоге, потерянным задачам и авралу.

Наставление от Дэвида: управляйте разумом или он сам начнет вами управлять, переносите списки задач из своей головы на внешний носитель.

Выберем носитель, обладающий необходимыми свойствами:  

·       уже собирает основной поток задач,

·       содержит достаточно инструментов для обработки потока задач,

·       является надежным хранилищем информации.

Системы электронного документооборота и управления взаимодействием (системы класса ECM/СЭД), BPM), используются на многих предприятиях и удовлетворяют этим условиям. И мы работаем в таких системах каждый день.

Итак мы определили носитель. Направим все потоки информации в единое место – в систему электронного документооборота, для этого воспользуемся различными способами в зависимости от источника задачи. Для примера рассмотрим СЭД DIRECTUM (см. таблицу 1).

Таблица 1.

Источник задачи

Способ

Электронные письмо в Outlook с вложенным документом

Используй меню интеграции, сохрани текст письма и вложения в СЭД.

Звонок клиента с требованием

Создай задачу в тексте опиши требование, отправь ответственному.

Бумажное письмо

Зарегистрируй его в системе, отправь на рассмотрение задачей.

Устное поручение коллеги

Если его нельзя выполнить сразу за минимальное время, пусть коллега отправит задачей в СЭД.

Просьба о встрече

Создай встречу в СЭД или в Outlook.

Бумажный документ

Найди с помощью сканера его по штрихкоду, создай задачу с вложением.

Идея или замечание

Создай задачу, отправь ее ответственному.

Делай два: организуй действия

 

Итак, все собрано в одном месте, и мы уверены в том, что ничего не потерялось.

Теперь организуем свои действия в соответствии с GTD (см. рисунок), для этого:

·       каждую задачу, каждый документ идентифицируем и решим, что с ним делать дальше,

·       уберем лишнее,

·       важное отсортируем по группам.

 

Первое, что нам надо сделать для идентификации - ответить на вопрос “что это за объект?”

По типу, теме, тексту задания в DIRECTUM их легко сгруппировать, так как типовые задачи будут иметь типовые темы и т.д.. Поэтому настроим правила и управляемые папки для автоматического переноса заданий по папкам, исходя из этой информации. Инструмент аналогичен правилам переноса по папкам писем в Outlook.

Второе - это ответить на вопрос “требует ли этот объект действия?”.

Задания - требуют действий, уведомления - не требуют действий, по крайней мере немедленных.

Выделим правилами в отдельные потоки задания и уведомления. Уведомления отсортируем по группам, чтобы выделить ценную информацию, а задания отсортируем по направлениям дальнейшей обработки (см. примеры в таблице 2).

Таблица 2.

Группа

Примеры критериев для настройки правил

Уведомления

Содержат важную информацию для оперативного изучения

Уведомление с высокой важностью;

Уведомление об отсутствии сотрудника или настроенном замещении;

Уведомление о совещаниях и заседаниях;

Информация в уведомлении, когда-то понадобится

Тема или текст содержат фразы “ознакомьтесь с документом”, “информируем вас”;

Уведомление содержит во вложении документ;

Прочитать только один раз

Темы уведомлений, в которых вы читаете только заголовок (например, “отложено исправление замечаний”)

Задания

Простые задания, от которых мы сможем быстро освободится

Участие в опросах;

Задания-контроль;

Задание на создание записи в справочнике или регистрацию документа;

Запрос на подтверждение информации;

Задания по определению исполнителя;

Однотипные задания, в которых понятно направление последующей деятельности, их эффективнее выполнять совместно

Задания по одному типовому маршруту (например, «Согласование оплаты»);

Задания с темой, содержащей определенные ключевые слова, например, “рассмотрите”, “утвердите”, “зарегистрируйте”;

Задания, которые относятся к уже текущим проектам, так мы сможем сразу перенести в план работ по проекту

Задания с темой или текстом, содержащих название проекта.

 

Наставление от Дэвида: задания с общим контекстом (необходимыми для выполнения условиями, месту, времени) выполняй вместе, даже если эти задания разных направлений или проектов, так гораздо эффективнее.

 

Для удобного обращения с однотипными заданиями создадим в системе папки поиска по теме и тексту заданий в соответствии с контекстом. Вот несколько примеров контекстов:

·       "Звонки" - обзвонить всех необходимых людей лучше за один раз.

·       "Банк/почта" - можно сделать сразу все дела за одно посещение банка/почты.

·       “Иванов И.И.” - при контакте с этим человеком можно сразу решить все вопросы.

В итоге мы можем получить структуру папок, как показано на рисунке.

 

Ознакомимся с каждым объектом из выделенных групп и ответим на вопрос «какой конкретный следующий шаг»?

Наставление от Дэвида: сначала определи, что именно делать, потом делай.

 

Если выполнение работы занимает 2 минуты, то эффективнее выполнить её сразу, не откладывая и не описывая.

 

Вернемся к ранее выделенным группам заданий и уведомлений (см. таблицу 2, рис. 2):

·       Ознакомимся с уведомлениями, которые содержат важную информацию для оперативного изучения, учтем в своей работе и влияние на приоритеты. 

·       Выполним простые задания, по необходимости перепоручим, делегируем ответственным исполнителям.

Подсказка: Убери из поля зрения выполненные задания - настрой автоочистку, потом удаленное можно найти поиском.

В темах и инструкциях однотипных заданий в полной мере описано, какой конкретный шаг необходимо выполнить, так что пометим их непрочитанными и вернемся к ним позднее.

Подсказка:

Пользуйся горячими клавишами и кнопками на ленте - это позволит выполнить работу за пару кликов. Например, Alt+F4 – закрыть текущее окно; Ctrl+S – сохранить изменения данных окна; Кнопки на ленте «Подписать», «Отозвать с согласования».

 

Итак, все лишнее убрано, остались задания достойные нашего внимания. Сделаем то, что должен делать человек – примем решения, сформулируем конкретный шаг на пути к выполнению задания и зафиксируем его в системе:

·       сохраним описание и план в тексте задания,

·       создадим напоминание или встречу в календаре, если задание необходимо отложить или принять по нему коллективное решение.

Делай три: все ясно - действуй

Вот мы и достигли состояние максимальной концентрации: задания прочитаны, действия организованы, следующие шаги ясны. Просто выбери подходящую в настоящий момент папку с заданиями по контексту, типу работ или проекту и действуй. Говорят, что ветра и воды всегда помогают умелым капитанам, так что подчините ваш поток задач, используя GTD и СЭД DIRECTUM.  

Источник: DIRECTUM

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (11)
Роман Гудков 28 апреля 2017 г. 12:33  
Ежедневное поступление десятков и даже сотен задач характерно для работы менеджера, делопроизводителя, секретаря.

Евгений, будет ли данный метод применим для небольшого потока задач (меньше 10 в день)? Потребуются ли все описанные шаги?

И сколько времени согласно методу GTD можно отвести для этапов "сбора" и "организации действий" перед собственно последующим действием (выполнением)?

 

Евгений Кочуров 28 апреля 2017 г. 13:30  

Логичные вопросы, Роман.

Целесообразность применения метода определяется сугубо индивидуально и напрямую связана с проблемами характерными для большого потока задач.

Например, при большом потоке сразу не различить какие задачи важные, какие сложные, какие срочные.

Как следствие:

1.Работы выполняются в порядке поступления;

2.К концу дня до важного и срочного можно не добраться, или добраться без сил;

3. Задачи могут быть выполнены без учета связанных задач, и их придётся переделывать;

4. Возникают ситуации, когда необходимо выполнить задачу, а необходимых условий для работы нет: уже уехали из офиса, коллега в командировке, у клиента закончился рабочий день.

При этом без предварительной обработки задач это приводит к стрессу, пустой трате времени и задержке сроков.

Для небольшого потока задач подобные проблемами не характерны, и большого эффекта от применения методики не получить.

 

Ко второму вопросу.

Специалисты рекомендуют не приступать к выполнению задач без предварительного разбора и сортировки. Кроме того, рекомендуют работать порциями: пришел на работу - разобрал, отсортировал, выполняешь и не отвлекаешься на вновь поступающие задачи, спустя некоторое время, например, после обеда - разбираешь то, что пришло за первую половину дня и продолжаешь выполнение.

Василий Лукин 28 апреля 2017 г. 13:57  

В статье описывается рекомендация -  если пришло электронные письмо в Outlook с вложенным документом, то необходимо перенести текст и вложения в Directum. 

В практике часто встречается ситуация, когда в Outlook ведется длинная переписка по какому, то вопросу. При этом тексты предыдущих писем сохраняются в последующих письмах.

В подобных ситуациях перенесение писем из Outlook бессмысленно и приведёт к пустой трате времени.

Зачем вообще переносить письма из Outlook в Directum, если вся внешняя переписка ведется в почте? 

Евгений Кочуров 28 апреля 2017 г. 15:09  

Спасибо, Василий, за ценное замечание.

Согласен, что заносить все письма, а особенно письма с большой перепиской, не эффективно. Тут, как говорится, надо действовать без фанатизма.

Вот, навскидку, некоторые варианты писем, которые стоит занести:

1. Письма с просьбой/заданием: "прошу выслать коммерческое предложение" - задача "отправить предложение такому-то" так и просится в Directum.

2. Письма с документами - логично занести документ и сразу решить, что с ним делать, тут задача в целесообразна,

3. Приглашения на мероприятия.

Елена Питомцева 28 апреля 2017 г. 16:42  

В систему заношу, если письмо тянет за собой некое задание и ты передашь его кому-то - делегируешь.

Из Outlook часто надо заносить в CRM-систему - если эту функцию выполняет модуль СЭД, тогда тоже нужно в СЭД.

Елена Грозова 02 мая 2017 г. 08:06  
3. Приглашения на мероприятия.

Приглашения на мероприятия относятся к не регистрируемым документам. Заносить их с СЭД наверное, не целесообразно. Лучше переслать всем заинтересованным по эл. почте. Кому будет интересно уже инициируют посещение  мероприятия. возможно, запустят, какие-то процессы в СЭД. И если уже в ходе инициации посещения мероприятия потребуется в качестве обоснования занести документ, то занесут.

Евгений Кочуров 02 мая 2017 г. 09:26  
Приглашения на мероприятия относятся к не регистрируемым документам. Заносить их с СЭД наверное, не целесообразно. Лучше переслать всем заинтересованным по эл. почте. Кому будет интересно уже инициируют посещение  мероприятия. возможно, запустят, какие-то процессы в СЭД. И если уже в ходе инициации посещения мероприятия потребуется в качестве обоснования занести документ, то занесут.

Елена, считаю, что стоит посмотреть на СЭД шире, и использовать инструменты взаимодействия внутри СЭД, а не снаружи.

Например, мне как руководителю, пришло интересное приглашение (пусть даже просто реклама), меня оно заинтересовало, я потратил время на чтение и разбор письма.

Целесообразно сразу же создать задачу исполнителю, аналогично резолюции: "Подготовьте мое участие в мероприятии, оповестите профильных специалистов и запланируйте их участие" и не возвращаться к ней.

В задаче я смогу: поставить срок исполнения, увидеть список участников и их реакцию, использовать инструменты СЭД по контролю хода работ.

Про рекламное письмо, отправленное сотруднику, я точно не вспомню, да и сотрудник может не придать ему значение и пропустить. Кроме того, если после пересылки письма, процесс как-то организуется, мне придётся еще раз возвращаться к этой теме и тратить время, чтобы санкционировать наше участие в мероприятии, выделить ресурсы и т.д.

Гузель Клабукова 02 мая 2017 г. 13:25  

Спасибо за интересную статью.

Возник следующий вопрос: Если мы обработаем все входящие задания согласно указанным правилам, они станут прочитанными, соответственно я лишаюсь механизма выделения заданий, к которым хочу вернуться позднее? На мой взгляд, удобный механизм пометить задание как непрочитанное. Метод GTD как то его рассматривает?

 

Евгений Кочуров 03 мая 2017 г. 09:32  
Возник следующий вопрос: Если мы обработаем все входящие задания согласно указанным правилам, они станут прочитанными, соответственно я лишаюсь механизма выделения заданий, к которым хочу вернуться позднее? На мой взгляд, удобный механизм пометить задание как непрочитанное. Метод GTD как то его рассматривает?

Действительно, пометить письмо или задание непрочитанным - это распространенная привычка и многие (в том числе, я) ею пользуются.

Однако, при большом потоке работ такая привычка будет мешать.

Например, сотрудник помечает часть заданий непрочитанным, чтобы потом к ним вернуться. При этом ему поступают много новых тоже непрочитанных заданий. Возникают проблемы:

  1.  сложно отличить вновь прибывшее от отложенного.
  2.  отложенное быстро тонет в списке под напором нового и забывается.

Кроме того, есть психологический аспект, при попадании в поле зрения отложенного задания или счетчика непрочитанных заданий мозг автоматически начинает вспоминать детали заданий, и контролировать этот процесс мы не можем. Это приводит к пустой трате сил и снижению концентрацию внимания.

Целесообразно сразу "разобраться" с поступившими заданиями, а не откладывать на потом.

Василий Лукин 03 мая 2017 г. 10:07  

К вопросу о непрочитанных заданиях. 

В Directum многие оставляют задания непрочитанными для того, чтобы показать остальным участникам работ, что к заданию не приступали. Если все задания прочитанные, то будут возникать вопросы следующего типа: «Раз ты прочитал задание, значит взял в работу, где результаты? Когда будут?». Непрочитанное задание избавляет от таких вопросов. Стоит ли помечать все задания прочитанными? 

Евгений Кочуров 03 мая 2017 г. 10:58  

Нетерпеливые вопросы типа: "Где результаты? и когда будут?" неизбежны. На них особо не повлияет будет задание прочитанным или не прочитанным задание. Время на обработку таких вопросов все равно надо будет потратить.

Вместе с тем, оставленные непрочитанными задания/письма, не позволяют автору здания или соисполнителям получить информацию о причине «непрочитанности» задания (ты в отпуске, в командировке, отложил, сбой системы). Автор через какое-то время позвонит, чтобы уточнить: "а все ли в порядке? дошло письмо, задание?". В итоге, к итак немаленькому основному потоку добавляется еще поток бессмысленной работы по обработке таких вопросов.

Считаю, что надо указать нетерпеливым сотрудникам, что ориентироваться надо на срок исполнения задания, а не на факт его прочтения. А от звонков с уточнением причины «непрочитанности» задания стоит избавиться, это позволит сэкономить свое время.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев