Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Тренды, мобильность и контент в жизни

Какими должны быть мобильные приложения для руководителей

  3 комментариев Добавить в закладки

 

В поиске эффективных инструментов организации своей деятельности, руководители все чаще выбирают мобильные устройства как основное средство работы с информационными системами предприятия. Планшеты и смартфоны отодвинули ноутбуки в нише портативных компьютеров, ведь их возможности и преимущества растут с выходом каждой новой модели.

Производители программного обеспечения, следуя спросу, переключились с десктоп-программ на веб- и мобильные приложения. В части доступной функциональности нативные приложения не уступают веб-сайтам, однако имеют два весомых преимущества: поддержка работы в отсутствие сети и высокая скорость обмена данными.

На пресейле я часто анализирую потребности заказчиков к выбираемой ECM-системе. Каждое техническое задание сопровождается требованиями к мобильному интерфейсу, зачастую четкими и детальными. Это не удивительно: мобильные приложения, в основном, покупаются для использования руководителями, а они готовы платить только за эффективные инструменты работы.

Каких принципов придерживаются разработчики мобильных приложений, чтобы отвечать требованиям современных руководителей?

businessman, fashion, man

Мобильный офис в кармане

Специфика работы многих руководителей такова, что больше половины трудового дня они проводят вне кабинета. Поэтому используемые инструменты должны предоставлять ему возможности, аналогичные работе на стационарном компьютере.

Вот пример требования к мобильному рабочему месту руководителя:

«…функциональность приложения должна обеспечивать работу пользователей с назначенными им задачами согласования, ознакомления и утверждения документов с использованием электронной подписи».

За краткой формулировкой скрывается множество задач, которые руководитель должен решить, имея в кармане лишь смартфон. Это рассмотрение входящих документов, создание, редактирование и утверждение резолюций, контроль исполнения выданных решений и рецензирование исходящих писем, подписание документов электронной подписью, работа с архивом организации, а также просмотр отчетов по исполнительской дисциплине.

Разобрать входящие документы и выдать несколько поручений по пути на деловую встречу – это реально. Нативные ECM-приложения обеспечивают требуемую функциональность, позволяя руководителю выполнять повседневные задачи, не возвращаясь на рабочее место.

Быстрый старт

Несмотря на широкие возможности, мобильное приложение должно быть понятным и простым в использовании. Дизайнеры разрабатывают облегченные интерфейсы, исследуют рутинные операции пользователей и оптимизируют алгоритмы их взаимодействия с программой.

Сравните два мобильных интерфейса ECM-приложения. Какой вы бы предпочли использовать в повседневной работе со смартфона или планшета?

Интерфейс веб-клиента

Интерфейс мобильного клиента DIRECTUM Solo

 

Оба приложения позволяют работать с деревом папок, входящими документами и поручениями, обращаться к архиву организации и отчетам. Однако, интерфейс мобильного клиента выглядит более лаконичным и простым, не перегружен кнопками действий, а элементы расположены таким образом, чтобы можно было работать только большими пальцами, держа планшет в двух руках.

Поэтому руководители смогут использовать ECM-приложение без долгого изучения инструкций – открыть клиент и сразу начать работу.

Минимум действий – максимум результатов

Продолжением легкого интерфейса является частичная автоматизация рутинных действий пользователей.

Как руководитель разбирает поток входящих документов? Открывает документ, выносит решение по документу, отправляет его на исполнение, открывает следующий документ и вновь повторяет последовательность.

Некоторые мобильные приложения лишают пользователей необходимости вручную выполнять обязательные для определенных процессов действия. Например, автоматический переход к следующему документу после рассмотрения текущего.

Минимизация количества операций делает работу в мобильном клиенте максимально эффективной для руководителей.

Использование привычных элементов

В каком виде вы предпочитаете читать книги? Бумажные или электронные? Ценители материальных вещей ищут в программных продуктах образы реального мира и быстрее приспосабливаются к работе в виртуальной среде, найдя их.

Работающие на бумаге, руководители «старой школы» оценят такие элементы приложений, как «кожаный» интерфейс, наподобие папки с документами, или «перекидной» электронный календарь. А возможности рукописного и голосового ввода избавят от необходимости набирать текст с клавиатуры.

Например, привычным сценарием рассмотрения входящего письма представляется написание резолюции ручкой на бумажном документе. При работе с мобильного приложения руководитель может так же, стилусом, написать на скан-образе текст резолюции, который позже его помощник переведет в печатную форму и отправит поручения указанным исполнителям.

 

Вынесение резолюции на бумажном документе и в мобильном ECM-приложении DIRECTUM Solo

Доступность ключевых показателей

Мониторинг и анализ результатов деятельности предприятия – одна из важнейших задач контроля. Многие перевели отчетность в электронный вид, и горы бумаг на столе руководителей встречаются не так часто. Особенно у руководителей, работающих на смартфонах и планшетах.

Мобильные приложения предлагают различные варианты просмотра ключевых показателей – от индивидуального контроля вынесенных поручений до графиков и диаграмм. Привычными являются отчеты по исполнительской дисциплине, которые, если говорить о производственном предприятии, готовят специалисты отдела контроля. Для коммерческих организаций, ведущих активную договорную работу, важна сводная информация по количеству заключенных договоров за период и их текущему состоянию исполнения. В рамках ведения проектной деятельности актуальны данные по плановым и текущим показателям, загрузке исполнителей, возникновению рисков и действий по их предотвращению.

При этом ответственные сотрудники размещают подготовленные документы в специальных папках электронного архива организации. Руководитель может обратиться к отчетам в любое время через мобильное ECM-приложение, проанализировать показатели и сразу направить поручения на проведение корректирующих мероприятий.

Полезное взаимодействие для непрерывной работы

На предприятии, помимо ECM, функционирует целый комплекс систем, тесно взаимодействующих друг с другом. Большинство продуктов располагают интерфейсами для интеграции с другим программным обеспечением, что позволяет организовать единое информационное пространство для всех подразделений предприятия.

В мобильных приложениях так же используются элементы взаимодействия программ друг с другом. Например, возможность отправить документ из ECM-клиента по электронной почте. Или удобно организовать работу с планировщиками, размещая в них ссылки на объекты ECM-системы.

Представим помощника, управляющего электронным календарем руководителя. Получив информацию о новой встрече, он, первым делом, открывает календарь начальника и резервирует в нем время мероприятия. После этого он готовит необходимые материалы – поднимает имеющиеся данные и создает в системе новые электронные документы. Чтобы можно было удобно обратиться к материалам мероприятия, помощник добавляет ссылки на них в текст встречи в календаре. Теперь руководитель прямо из окна мероприятия может перейти по ссылке к нужному объекту в ECM-системе, который откроется в ее мобильном приложении.

Встреча в календаре со ссылками на электронные документы

 

***

Заказчики готовы платить за решения, повышающие эффективность их бизнеса. Поэтому все вышеперечисленные принципы разработки мобильных приложений направлены на эффективную организацию времени руководителей. Они помогают достигнуть непрерывности рабочего процесса в масштабе личном и всего предприятия, делая его приспособленным к постоянно меняющимся условиям.

А какие еще принципы, на ваш взгляд, полезны для грамотного управления, но не учитываются разработчиками современных мобильных приложений?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Андрей Подкин 20 июня 2016 г. 15:32  
Сравните два мобильных интерфейса ECM-приложения. Какой вы бы предпочли использовать в повседневной работе со смартфона или планшета?

Со смартфона - никакой (оба слишком сложные). С планшета - в зависимости от размера: от 12" - первый, менее 12" - второй.

 

 

Андрей Миронов 28 июня 2016 г. 12:50  

С Андреем соглашусь.

Далее - 2 скриншота вырванных из контекста некорректно. И вообще, на мой взгляд, и клиент и Web Directum очень сильно перегружен. Взять, к примеру, область переписки в задаче - там обыкновенный сотрудник разберется с большим трудом - кто согласовал, кто нет, кого назначили на задачу и т.д. очень много технической информации и главное, что с этим ничего сделать нельзя - это доработки на уровне платформы, на которые ни один подрядчик не согласится (если он не хочет потерять партнерские соглашения в вендором). Вот и приходится делать обходные решения, такие как дополнительные вкладки или отчеты. 

Как заказчик я хотел бы иметь возможность гибко настраивать web-интерфейс без использования мобильных приложений

Софья Плесовских 29 июня 2016 г. 14:24  

Поддержу Наталью Демину. Мы на практике автоматизировали работу топ-менеджеров двух крупных предприятий (проектный институт и производственное предприятие)  с помощью Directum Jazz для случаев работы в командировке. 

Результат отличный. По факту руководителю в дороге нужен минимальный функционал: разобрать входящие и найти быстро документ, необходимый для переговоров. Всё это работает "из коробки".

http://sys-consult.ru

Сейчас обсуждают
Больше комментариев