Какими должны быть мобильные приложения для руководителей

В поиске эффективных инструментов организации своей деятельности, руководители все чаще выбирают мобильные устройства как основное средство работы с информационными системами предприятия. Планшеты и смартфоны отодвинули ноутбуки в нише портативных компьютеров, ведь их возможности и преимущества растут с выходом каждой новой модели.

Производители программного обеспечения, следуя спросу, переключились с десктоп-программ на веб- и мобильные приложения. В части доступной функциональности нативные приложения не уступают веб-сайтам, однако имеют два весомых преимущества: поддержка работы в отсутствие сети и высокая скорость обмена данными.

На пресейле я часто анализирую потребности заказчиков к выбираемой ECM-системе. Каждое техническое задание сопровождается требованиями к мобильному интерфейсу, зачастую четкими и детальными. Это не удивительно: мобильные приложения, в основном, покупаются для использования руководителями, а они готовы платить только за эффективные инструменты работы.

Каких принципов придерживаются разработчики мобильных приложений, чтобы отвечать требованиям современных руководителей?

Мобильный офис в кармане

Специфика работы многих руководителей такова, что больше половины трудового дня они проводят вне кабинета. Поэтому используемые инструменты должны предоставлять ему возможности, аналогичные работе на стационарном компьютере.

Вот пример требования к мобильному рабочему месту руководителя:

«…функциональность приложения должна обеспечивать работу пользователей с назначенными им задачами согласования, ознакомления и утверждения документов с использованием электронной подписи».

За краткой формулировкой скрывается множество задач, которые руководитель должен решить, имея в кармане лишь смартфон. Это рассмотрение входящих документов, создание, редактирование и утверждение резолюций, контроль исполнения выданных решений и рецензирование исходящих писем, подписание документов электронной подписью, работа с архивом организации, а также просмотр отчетов по исполнительской дисциплине.

Разобрать входящие документы и выдать несколько поручений по пути на деловую встречу – это реально. Нативные ECM-приложения обеспечивают требуемую функциональность, позволяя руководителю выполнять повседневные задачи, не возвращаясь на рабочее место.

Быстрый старт

Несмотря на широкие возможности, мобильное приложение должно быть понятным и простым в использовании. Дизайнеры разрабатывают облегченные интерфейсы, исследуют рутинные операции пользователей и оптимизируют алгоритмы их взаимодействия с программой.

Сравните два мобильных интерфейса ECM-приложения. Какой вы бы предпочли использовать в повседневной работе со смартфона или планшета?

Интерфейс веб-клиента

Интерфейс мобильного клиента DIRECTUM Solo

Оба приложения позволяют работать с деревом папок, входящими документами и поручениями, обращаться к архиву организации и отчетам. Однако, интерфейс мобильного клиента выглядит более лаконичным и простым, не перегружен кнопками действий, а элементы расположены таким образом, чтобы можно было работать только большими пальцами, держа планшет в двух руках.

Поэтому руководители смогут использовать ECM-приложение без долгого изучения инструкций – открыть клиент и сразу начать работу.

Минимум действий – максимум результатов

Продолжением легкого интерфейса является частичная автоматизация рутинных действий пользователей.

Как руководитель разбирает поток входящих документов? Открывает документ, выносит решение по документу, отправляет его на исполнение, открывает следующий документ и вновь повторяет последовательность.

Некоторые мобильные приложения лишают пользователей необходимости вручную выполнять обязательные для определенных процессов действия. Например, автоматический переход к следующему документу после рассмотрения текущего.

Минимизация количества операций делает работу в мобильном клиенте максимально эффективной для руководителей.

Использование привычных элементов

В каком виде вы предпочитаете читать книги? Бумажные или электронные? Ценители материальных вещей ищут в программных продуктах образы реального мира и быстрее приспосабливаются к работе в виртуальной среде, найдя их.

Работающие на бумаге, руководители «старой школы» оценят такие элементы приложений, как «кожаный» интерфейс, наподобие папки с документами, или «перекидной» электронный календарь. А возможности рукописного и голосового ввода избавят от необходимости набирать текст с клавиатуры.

Например, привычным сценарием рассмотрения входящего письма представляется написание резолюции ручкой на бумажном документе. При работе с мобильного приложения руководитель может так же, стилусом, написать на скан-образе текст резолюции, который позже его помощник переведет в печатную форму и отправит поручения указанным исполнителям.

Вынесение резолюции на бумажном документе и в мобильном ECM-приложении DIRECTUM Solo

Доступность ключевых показателей

Мониторинг и анализ результатов деятельности предприятия – одна из важнейших задач контроля. Многие перевели отчетность в электронный вид, и горы бумаг на столе руководителей встречаются не так часто. Особенно у руководителей, работающих на смартфонах и планшетах.

Мобильные приложения предлагают различные варианты просмотра ключевых показателей – от индивидуального контроля вынесенных поручений до графиков и диаграмм. Привычными являются отчеты по исполнительской дисциплине, которые, если говорить о производственном предприятии, готовят специалисты отдела контроля. Для коммерческих организаций, ведущих активную договорную работу, важна сводная информация по количеству заключенных договоров за период и их текущему состоянию исполнения. В рамках ведения проектной деятельности актуальны данные по плановым и текущим показателям, загрузке исполнителей, возникновению рисков и действий по их предотвращению.

При этом ответственные сотрудники размещают подготовленные документы в специальных папках электронного архива организации. Руководитель может обратиться к отчетам в любое время через мобильное ECM-приложение, проанализировать показатели и сразу направить поручения на проведение корректирующих мероприятий.

Полезное взаимодействие для непрерывной работы

На предприятии, помимо ECM, функционирует целый комплекс систем, тесно взаимодействующих друг с другом. Большинство продуктов располагают интерфейсами для интеграции с другим программным обеспечением, что позволяет организовать единое информационное пространство для всех подразделений предприятия.

В мобильных приложениях так же используются элементы взаимодействия программ друг с другом. Например, возможность отправить документ из ECM-клиента по электронной почте. Или удобно организовать работу с планировщиками, размещая в них ссылки на объекты ECM-системы.

Представим помощника, управляющего электронным календарем руководителя. Получив информацию о новой встрече, он, первым делом, открывает календарь начальника и резервирует в нем время мероприятия. После этого он готовит необходимые материалы – поднимает имеющиеся данные и создает в системе новые электронные документы. Чтобы можно было удобно обратиться к материалам мероприятия, помощник добавляет ссылки на них в текст встречи в календаре. Теперь руководитель прямо из окна мероприятия может перейти по ссылке к нужному объекту в ECM-системе, который откроется в ее мобильном приложении.

Встреча в календаре со ссылками на электронные документы

***

Заказчики готовы платить за решения, повышающие эффективность их бизнеса. Поэтому все вышеперечисленные принципы разработки мобильных приложений направлены на эффективную организацию времени руководителей. Они помогают достигнуть непрерывности рабочего процесса в масштабе личном и всего предприятия, делая его приспособленным к постоянно меняющимся условиям.

А какие еще принципы, на ваш взгляд, полезны для грамотного управления, но не учитываются разработчиками современных мобильных приложений?