Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Многообразие сервисов для обмена электронными документами в сфере ритейла

  7 комментариев Добавить в закладки

http://www.synerdocs.ru/images/6939471.jpg

За четверть века рыночной экономики образовалось множество крупных и сверхкрупных игроков, которые сегодня выступают законодателями моды ведения бизнеса в торговле. Именно эти игроки первыми столкнулись с проблемами, связанными с масштабами торгового документооборота.

Представьте себе крупную торговую компанию с огромной сетью поставщиков, количество ежемесячно отправляемых и принимаемых документов между которыми настолько велико, что трудно поддается подсчету. С какими проблемами сталкивается ритейлер в таком случае?

●   Необходимость оформлять значительное количество документов, сопровождающих поставки: товарные и транспортные накладные, счета-фактуры, акты и др.;

●   Массовые случаи исправлений сопроводительных документов и необходимостью в связи с этим составлять дополнительные документы (например, исправленные и корректировочные счета-фактуры);

●   Постоянные задержки и потерями документов при доставке, что ведет к доначислениям НДС и создает финансовые сложности для компании;

●   Сложности хранения большого объема документов и т.д.

Возникает резонный вопрос: как крупным игрокам минимизировать, а еще лучше – избежать всех перечисленных выше проблем? Ведь если не заняться их решением прямо сейчас, вероятен риск лишиться топовых позиций, уступив место под солнцем более инициативным акулам торгового бизнеса.

На самом деле ответ лежит на поверхности – и это переход на обмен электронными документами.

Сервисы обмена электронными документами

Часть описанных выше бизнес-проблем решается за счет использования сервисов обмена электронными данными. На рынке сегодня существуют множество сервисов, с помощью которых документооборот с торговыми поставщиками, производителями, партнерами и другими контрагентами можно вести в электронном виде. Остановимся на наиболее интересных и перспективных из них.

EDI, или Electronic Data Interchange

EDI, или электронный обмен данными, представляет собой набор стандартов, позволяющих передавать крупные объемы структурированной цифровой информации от торговой сети к ее поставщикам и обратно. Сервисы на основе EDI используются в секторе электронной коммерции уже более 30 лет, но в России данные технологии начали находить применение заметно позже – в 2004 году – и задели преимущественно продуктовый ритейл. Сегодня обмен EDI-сообщениями выглядит наиболее привлекательным для крупных ритейлеров, поставщиков и производителей продуктов питания, бытовой техники и др. товаров, а также для аптечных сетей.

Александр Валеев, аналитик и руководитель проектов Synerdocs:

 «Естественно, EDI начал развитие с сектора FMCG, где отмечаются наибольший объем документооборота и устоявшаяся, стабильная номенклатура. С другой стороны, есть определенные трудности применения EDI в группе ритейла продукции легкой промышленности, поскольку товары одного наименования и артикула могут иметь разные цвета и размеры. Добавим к этому сезонную смену коллекций и получим широкую, постоянно меняющуюся номенклатуру товаров. Сегодня бизнес пытается решить эти проблемы, используя собственные наработки либо глобальные сервисы, например, GDSN».

Технология EDI позволяет обмениваться следующими электронными документами:

●    каталоги товаров

●    инвойсы

●    заказы на поставку товара

●    подтверждения заказа

●    уведомления об отгрузке

●    акты сверки взаиморасчетов и др.

Как видите, в данном списке нет первичных учетных бухгалтерских документов. Всё потому, что технология Electronic Data Interchange не обеспечивает передаваемым документам юридическую значимость, и она не предполагает применение усиленной электронной подписи.

Технология EDI используется компаниями только лишь в качестве инструмента заказа товара, оперативного учета и сверки с контрагентами. Поскольку сообщения EDI являются структурированными (XML), они легко поддаются обработке в информационных системах. Однако сегодня отечественный ритейл заинтересован не столько в обмене структурированными данными, сколько в обмене учетными бухгалтерскими документами. Но об этом чуть позже.

Внешние сервисы синхронизации номенклатур (GDSN)

Ритейлеры не понаслышке знают, какие проблемы порождаются в результате разных представления и понимания товарной номенклатуры у участников сделки. Например, для кого-то «красные сапожки женские» могут оказаться «женскими сапогами красными». Покупатель ждет один товар (тот, что указан в спецификации), а поставщик присылает первичные документы (ТОРГ-12), в которых этот же товар назван по-другому. Как приходовать и учитывать такие поставки? Нужно просто «стыковать» номенклатуру поставщика и покупателя. Эту задачу решают сервисы глобальных каталогов.

Торговые партнеры могут обмениваться бизнес-данными, используя глобальную сеть синхронизации данных GDSN (The GS1 Global Data Synchronisation Network®). Когда поставщик или покупатель организации обновляют свои базы данных, в организации партнеров данные претерпевают аналогичные изменения. Все участники имеют доступ к общим, постоянно обновляемым данным.

Перевод с сайта www.gs1.org/how-gdsn-works

С помощью сервиса GDSN можно закрыть сразу несколько потребностей. В их числе – синхронизация широкой и постоянно меняющейся номенклатуры, что более чем актуально для сферы ритейла.

Сервисы обмена юридически значимыми электронными документами

Возвращаясь к рассказу об EDI, хочется отметить, чем отличаются от них сервисы юридически значимого электронного документооборота (далее – ЮЗЭД).

Свое массовое развитие сервисы ЮЗЭД получили в 2012 году, после выхода Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, который на законодательном уровне разрешил выставлять и получать счета-фактуры в электронной форме. Именно с того момента и началась волна всеобщего интереса к такой теме, как обмен электронными документами с контрагентами. Можно с уверенностью говорить о том, что в будущем роль ЮЗЭД в российском ритейле только упрочится. И подтверждением тому являются все более частые случаи перехода крупных торговых компаний на юридически значимый электронный документооборот со своими контрагентами. В этом отношении показателен пример известного интернет-магазина Wildberries, который начал обмениваться электронными документами с широкой сетью своих поставщиков через сервис Synerdocs. Об особенностях данного проекта мы писали в материале «Как выглядит переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries».

Сервисы ЮЗЭД как нельзя лучше удовлетворяют потребностям в части обмена электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12, товарно-транспортными накладными и другими документами, которыми массово обмениваются ритейлеры, поставщики, производители товаров, дистрибьюторы.

На схеме ниже вы можете увидеть, работу с какими документами «закрывают» сервисы EDI и ЮЗЭД.

На фоне остальных решений для обмена электронными документами сервисы ЮЗЭД выделяются, прежде всего, возможностью обеспечения юридической значимости передаваемых документов. Взять, к примеру, сервис Synerdocs. Каждый документ, отправляемый через него, обладает юридической значимостью. И это обеспечивается не только за счет подписания его усиленной квалифицированной электронной подписью, но и за счет соблюдения особых Регламентов обмена электронными документами (см. Приказ Минфина РФ N 50 н), требований к формам и форматам документов.

Итак, выгоды перехода на ЮЗЭД становятся все более понятными. Документы, которыми ритейлеры обмениваются в сервисе, априори соответствуют утвержденным формам и форматам и готовы к истребованию. Организация может легко выгружать их и представлять в контролирующие органы.

Вывод

Рынок предлагает множество сервисов для автоматизации обмена электронными документами между торговой компанией и ее контрагентами. В этой статье мы перечислили далеко не все решения, но наиболее востребованные самими ритейлерами. Выбор того или иного из них продиктован целым рядом закономерностей – масштабами бизнеса, объемом исходящей документации и ее спецификой, числом контрагентов, готовых перейти на электронный обмен и т.д. Но самое главное – целью, которую ставит перед собой компания. И для большинства ритейлеров цель в последнее время сводится к тому, чтобы обмен электронными документами перешел в статус юридически значимого, а обеспечить это под силу именно сервисам обмена ЮЗЭД.

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Сергей Бушмелев 01 апреля 2016 г. 11:41  
Как видите, в данном списке нет первичных учетных бухгалтерских документов. Всё потому, что технология Electronic Data Interchange не обеспечивает передаваемым документам юридическую значимость, и она не предполагает применение усиленной электронной подписи.

Вполне годная первоапрельская шутка! :) Коллеги, возможно, вы путаете юридическую значимость и способность документа подтвердить право на налоговый вычет при расчете НДС. Работа сторон через EDI оператора оформляется бумажным или электронным договором. Обычно это договор присоединения к регламенту, утвержденному оператором. Отправка сообщений через оператора - юридически значимые действия, и стороны в своих соглашениях вполне могут даже прописать ответственность, скажем, за отсутствие реакции на сообщение. Далее, оператор EDI является третьей доверенной стороной, в случае возникновения спора может представить в арбитражный или третейский суд техническую информацию, подтверждающую или опровергающую претензий сторон. Так что я бы не стал говорить, что сообщение EDI не является юридически значимым документом.

Насчет первичных бухгалтерских документов: в п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" говорится просто об электронной подписи, слова "усиленная" там нет. Не знаю, насколько можно подвести сообщение EDI под терминологию закона о бухучете, и можно ли считать, является ли сообщение EDI первичным бухгалтерским документом, но такой нужды, скорее всего, нет. Параллельно сообщениям в EDI стороны могут переслать ТОРГ-12 и ЭСФ через ЭДО-оператора. И да, единственным основанием для право на зачет НДС является бумажный ЭСФ или электронный ЭСФ, в установленном формате и в установленном порядке отправленный через аккредитованного ЭДО-оператора. Но, это только в РФ.

Насчет национального и глобального обмена: EDI-сообщения могут быть трансграничными, а вот, скажем, ТОРГ-12, передаваемая в рекомендованном ФНС формате, ориентирована только на перемещение внутри РФ. То же самое про российский ЭСФ. Очень показателен пример транснациональных игроков: когда они приходя в РФ, в их отлаженные и положенные на рельсы EDI бизнес-процессы приходится как-то встраивать ЭСФ и ТОРГ-12. ЭСФ - чисто фискальный документ, ТОРГ-12 - бухгалтерская первичка, но тоже играет не последнюю роль в фискальных вопросах. И для указанных игроков ЭДО-документооборот через ЭДО-операторов - это порой "пятое колесо".

На схеме ниже вы можете увидеть, работу с какими документами «закрывают» сервисы EDI и ЮЗЭД.

Ой, а куда вы INVOIC дели? И да, что это за сообщения ORDER и ORDRS? В EDI есть ORDERS и ORDRSP, вы их имели ввиду? По самой схеме: представлен только один из множества возможных сценариев взаимодействия сторон. Жизнь в ритейле гораздо богаче :)

В этом отношении показателен пример известного интернет-магазина Wildberries

ИМХО, не очень показателен. Куда как показательнее пример сотен российских торговых сетей, обменивающихся с поставщика сообщениями по EDI. И через ЭДО-операторов, теми же ТОРГ-12, ЭСФ и массой других документов.

Поскольку сообщения EDI являются структурированными (XML)

EDI появился задолго до XML, где-то в 70-х годах прошлого века. Один из самых проверенных временем и распространенных форматов - EANCOM (UN/Edifact). Это текстовый формат.

И для большинства ритейлеров цель в последнее время сводится к тому, чтобы обмен электронными документами перешел в статус юридически значимого, а обеспечить это под силу именно сервисам обмена ЮЗЭД.

Не совсем верный вывод. Правильнее сказать так: Ритейлеры используют совокупность сервисов для решения своих задач. И редко (если вообще) противопоставляют сервисы. Наоборот, они, с помощью операторов и интеграторов, выстраивают инфраструктуру, максимально эффективно решающую их задачи.

 

Александр Валеев 01 апреля 2016 г. 15:21  
Сергей Бушмелев 01 апреля 2016 11:41
И да, что это за сообщения ORDER и ORDRS? В EDI есть ORDERS и ORDRSP, вы их имели ввиду?
Спасибо. Рисунок поправили

 

Александр Валеев 04 апреля 2016 г. 10:41  
Сергей Бушмелев 01 апреля 2016 15:27
Рисунок поправили А INVOIC будет?    

Сергей, как вы правильно заметили, жизнь в ритейле действительно богата и не все используют в обмене INVOIC. Кстати, почему бы вам не дополнить статью комментарием или публикацией на эту тему? Ведь помимо перечисленных документов, отечественные EDI-провайдеры предоставляют сервисы обмена такими сообщениями как PARTIN, ALCDES, COACSU...

 

Сергей Бушмелев 04 апреля 2016 г. 11:17  
Рисунок поправили

Почему-то у меня отображается только старый рисунок :(

не все используют в обмене INVOIC

И не все используют RECADV, многие обходятся и без ORDRSP. ИМХО, в образовательных целях рисовать лучше цепочку от PRICAT до INVOIC. И, все же, маленький вопрос по вашей схеме: на основании какого EDI-сообщения формируются электронные документы (ЭСФ и ТОРГ-12)?

публикацией на эту тему

Не буду себе ставить целью дополнить именно вашу публикацию, но небольшой материал стартового уровня я готовлю.

 

Александр Валеев 04 апреля 2016 г. 11:55  
Сергей Бушмелев 04 апреля 2016 11:17
 И, все же, маленький вопрос по вашей схеме: на основании какого EDI-сообщения формируются электронные документы (ЭСФ и ТОРГ-12)? 

Хотя INVOIC используется для "связывания" потока EDI-сообщений с ТОРГ-12 и ЭСФ, многие поставщики формируют ЭСФ и ТОРГ-12 на основании данных своей учетной системы. Эта привычка еще долго будет распространена. 

 

Сергей Бушмелев 04 апреля 2016 г. 12:22  
многие поставщики

Чаще всего требования к сообщениям (виды сообщений, их содержимое) определяет торговая сеть, так как эти сообщения уходят в ее информационную систему. И у сети ее бизнес-процессы как раз и спроектированы на этот набор сообщений. И если сеть требует INVOIC, по поставщик (или интегратор), вне зависимости, формирует ли его информационная система INVOIC, обеспечит его доставку в сеть :) Или он не работает  с сетью.

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев