Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Нет - бумаге! 7 трендов современной бухгалтерии

  3 комментариев Добавить в закладки

На протяжении более чем 10 лет (начало отсчета 2000 год, когда в России появилась электронная отчетность) практически каждый год в привычную бумажную работу бухгалтера постепенно проникают электронные технологии.

Современная бухгалтерия медленно, но верно движется в безмерное электронное пространство. С ускорением темпа жизни и развития технологий нововведения стали появляться значительно чаще. Давайте посмотрим, что мы имеем на сегодняшний день, и какие тренды существуют в современной бухгалтерии?

Тренд 1. Ручки в сторону!

С появлением электронных документов единственное, для чего еще могла понадобиться шариковая ручка – это подписание распечатанных на принтере документов. К чему совмещать современность с отголосками прошлых лет? Сегодня удобно получить сертификат электронной подписи и, не ограничивая свои возможности, с помощью сервисов операторов связи обмениваться электронными документами, обладающими юридической силой с контрагентами, а также вести электронное общение с госорганами.

Отношения в области использования электронных подписей регламентирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63 «Об электронной подписи», который окончательно вступил в действие 1 июля текущего года.

Обращаем внимание, для подписания первичных бухгалтерских документов достаточно получить квалифицированный сертификат электронной подписи, который также можно использовать и для сдачи отчетности в контролирующие органы.

Дополнительную информацию об ЭП и порядке ее получения можно прочитать на сайте.

Тренд 2. Бухгалтер – не курьер.

Раньше бухгалтеру приходилось (кому-то до сих пор приходится) полдня проводить в походах по этажам и кабинетам, чтобы получить «заветную закорючку» на том или ином документе?! Кто-то может возразить, что ходить, искать и ждать совершенно необязательно, можно просто оставить документы у секретаря и все само собой подпишется. Не могу с этим согласиться лишь потому, что в таких случаях резко возрастает риск человеческого фактора, когда оставленный документ неожиданно теряется или про него просто забывают, и тогда забег по этажам не только возобновляется, но и приобретает немыслимые скорости.

Чтобы не допускать этого и не тратить время впустую у современного бухгалтера помимо учетной системы, также есть система внутреннего документооборота, в которой согласование и подписание документов занимает минуты.

Тренд 3. Скажем «Нет» почтовым сервисам.

Чуть больше года назад в России появилась возможность выставлять электронные счета-фактуры, обладающие юридической силой. Теперь не выходя из учетной системы или системы электронного документооборота, не запуская дополнительных программ, бухгалтер может отправить документ, обладающий юридической силой, контрагенту за считанные секунды. И все это благодаря готовой рабочей нормативной базе и работе операторов связи.

Тренд 4. – Висеть на телефоне? – Нет.

Больше не надо обзванивать контрагентов и «допрашивать» их, получили ли они отправленный вами документ, где он находится, на какой стадии подписания/согласования застрял, и когда его отправят обратно. И таких контрагентов точно не 1 и даже не 10, их десятки и сотни. Дозвониться до каждого с первого раза – большой успех. Пользуясь услугами оператора связи, вы в любое время можете зайти в сервис и узнать, что, как и где находится интересующий вас документ. Быстро, легко, удобно, и, главное, нет зависимости от почты, курьеров, секретарей.

Тренд 5. Электронный архив существует.

Вопрос хранения электронных документов один из самых «острых» в разговоре про электронный документооборот. Но сегодня уже существуют варианты, из которых можно выбрать подходящий именно вам. Хранить электронные документы можно локально (на своих серверах) в системе электронного документооборота. Второй вариант – хранить в «облаке» (на серверах оператора). Работая с электронным архивом, поиск документов, например, для подготовки к проверке станет оперативным и будет занимать всего несколько минут.

Тренд 6. Нет ничего проще, чем представить электронные документы по требованию.

Как и всегда, работая с электронными документами, мы расширяем свои возможности, а это значит, что у нас есть выбор. Представить документы в электронном виде можно разными способами.

В первую очередь, все зависит от того в каком виде вам было направлено требование от инспекции ФНС РФ. В случае если требование было направлено через спецоператора связи в электронном виде, то вам достаточно найти требующиеся документы в вашем электронном архиве, в сервисе спецоператора сформировать опись и направить документы в налоговую. Если требование было на бумаге, ничего страшного, вы просто находите необходимые документы (как и в предыдущем случае) и отправляете их на печать, на них должна присутствовать отметка о том, что они прошли через сервис обмена и были подписаны ЭП. Распечатанные документы достаточно заверить собственноручной подписью руководителя и печатью организации (Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).

Напоминаем, порядок представления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде, утвержден Приказом ФНС РФ от 29.06.2012.N ММВ-7-6/465@.

Представляя документы по требованию в контролирующие органы, стоит помнить всего одно правило: ваши документы должны быть составлены в соответствии с утвержденными форматами (Приказ ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@). В таком случае вы без проблем отправите их по телекоммуникационным каналам связи спецоператора в виде xml-файла (документ изначально электронный) либо в виде скан-копии в форматах jpg или tiff (бумажный документ) на основании Приказа ФНС РФ от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@.

Тренд 7. Всегда в курсе событий!

Мы начали с того, что жизнь современного человека с каждым годом набирает темпы, и хочется отметить, что бухгалтеры не исключение в этом наблюдении. Ускоряя рабочие процессы по отдельности (создание, подписание и отправка документов), мы ускоряем бизнес в целом, а это приводит к быстрому обороту средств в компании, к привлечению все новых и новых контрагентов, партнеров и инвестиций, что только прибавляет работы и снова развивает скорость. Во всем этом бухгалтер должен не только успевать крутиться, но и не забывать отслеживать изменения законодательства, которые необходимо исполнять в работе непрекословно.

Подключаясь к оператору связи, бухгалтер всегда в курсе всех изменений и нововведений, касающихся нормативно - правовой базы, а также знает обо всех трендах и развитии технологий.

Подключайтесь и будьте в теме!

Источник: Российский налоговый портал

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Айрат Сибгатуллин 18 ноября 2013 г. 15:24  
С появлением электронных документов единственное, для чего еще могла понадобиться шариковая ручка – это подписание распечатанных на принтере документов.

Ручка - единственный и самый полезный инструмент при сведении "дебета с кредитом" и "крыжения" хозяйственных операций. Как-то извел у клиента на эти "крыжики" 2 ручки за 3 дня при закрытии месяца. Так что так просто от ручек отделаться не получится =). 

Анастасия Грачева 26 сентября 2014 г. 14:27  
Форумчане! у кого был опыт перевода клиента на обмен электронными документами с контрагентами?? У нас опыт неудачный. Один крупный контрагент который строит жилые дома в нашей области загорелся безбумажным обменом документами, а его клиенты против, медлят. Пообщавшись с ними, я поняла, что их еще раскачивать и раскачивать. Хотелось бы советов или удачных опытов от Вас.
Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 23 января 2017 г. 23:43  
Роберт, разумеется!

Вадим.  Пощупать и посмотреть УКЭП можно только в рамках системы с использованием средств ЭП. Я ровно тоже могу сказать и о простой электронной подписи). Простая электронная подпись работает в рамках системы, в которой мы договорились, что она может использоваться. Вопрос применения простой ЭП -  это не технологический вопрос, по-моему, это методологический вопрос. (Не знаю, смог ли я правильно сформулировать по-русски))) И простая электронная подпись в СЭД уже давно используется) Например, в "канцелярских сэд" уже давно можно нажимать на кнопочку "Согласовано" при работе с проектом документа. И при надобности можно получить информацию: кто, когда, с какого места нажимал эту кнопочку, и пользователю при запросе можно выдавать в удобном окошечке эту информацию) И привязать нажатие на кнопочку к ЭД в СЭД тоже можно. Но повторюсь, эта ПЭП будет работать в рамках конкретной СЭД, где средством ПЭП будут выступать компоненты СЭД. А вопрос про то, что кем-то вдруг в БД может быть записано про "Васю Пупкина" взамен Пети Уткина я отнесу к организации "доверенной среды". Я нечто подобное могу спросить и про систему где УКЭП используется.

Могут ли жить системы, где используется ПЭП? А почему нет? Вот пример аналогия. У нас в России более 100 млн жителей и у подавляющего большинства из них стоят дверные замки, которые вскрываются за минуты)))  И это -"вскрываются за минуты" совсем не мешает существовать этой системе). И еще пример. Да, действительно, мы иногда пользуемся услугами нотариуса, но в подавляющем большинстве случаев мы используем свою бесплатную рукописную подпись)

Вадим Майшев 23 января 2017 г. 14:31  
Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Т.е. если в таком поле БД будет написано "ПЭП=С приветом Вася", то ответственность "за все" будет нести Вася?

А если Вася против того, что в некотором поле БД некто напишет его логин? Он будет правовыми способами доказывать свою непричастность к ЭД. В конечном счете, в суд будете предъявлять запись поля БД? Как докажете связь содержимого поля БД с авторством Васи (для оценки доказательств используется почерковедческая экспертиза традиционных документов и экспертиза действительности электронной подписи для электронных документов)?

Не надо путать аутентификацию в информационных системах и обеспечение юридической силы электронных документов с применением электронной подписи...

Иван Чурбаков 23 января 2017 г. 12:24  
любая электронная подпись - это, прежде всего, "информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию"

Под это определение вполне подпадает поле в базе данных о том, под каким логином заходил пользователь, создавший информацию (например, история в СЭД). Информация в нем получается без использования хэш-функции, но вполне "присоединена" к документу. Неизменность документа при этом не обеспечивает, конечно.

Больше комментариев