Л. Варламова, канд.
ист. наук, зам. зав. отделом ДОУ ВНИИДАД
1 июля 2007 года вводится в действие новый стандарт в
области делопроизводства – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования». Новый национальный стандарт
идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and
documentation. Records management».
Международный стандарт ISO 15489-1:2001 как основа разработки национального
стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое
сообщество, и в этой связи все острее встает проблема установления единых
требований (стандартов), в том числе в сферах информационных технологий и
документационного обеспечения управления.
Создание международного стандарта ISO 15489-1:2001
«Information and documentation. Records management» («Информация и документация
– Управление документами»), разработанного подкомитетом № 11 «Управление
архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46
«Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО –
ISO, International Organization for Standardization), явилось одним из ключевых
решений в условиях глобализации мировых экономических отношений.
Сегодня, когда функция делопроизводства в России де-факто
существует, а де-юре отсутствует (государство не регулирует эту сферу
деятельности), создание и внедрение в практику работы организаций всех форм
собственности этих документов – стандартов позволяет не допустить хаоса в
сферах документационного и информационного обеспечения управления.
Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух
частей: «Part 1:General» (Общие принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое
руководство). Во второй части стандарта освещаются процедуры управления
документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в
первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом,
который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не
имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных
методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на
базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на
австралийском опыте работы (впрочем, и сам стандарт изначально был создан на
основе австралийских стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО
приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран).
Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001
выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов
методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять
противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и
управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий
было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести
работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных
органов по стандартизации, управлению документами и архивами.
Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке
национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001,
вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части)
документ.
Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
В соответствии с Программой национальной стандартизации
Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт
России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»,
который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного
стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».
Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от
12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и вводится в действие с 1
июля 2007 г.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:
● Область
применения;
● Нормативные
ссылки;
● Термины
и определения;
● Преимущества
управления документами;
● Нормативная
среда;
● Политика
управления документами и ответственность;
● Требования
к управлению документами;
● Проектирование
и внедрение системы управления документами;
● Процессы
управления документами и контроль;
● Мониторинг
и аудит;
● Обучение.
Данный стандарт содержит также Предметный указатель и
Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных
стандартов национальным стандартам Российской Федерации»*.
Стандарт регулирует процессы управления документами
государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для
внутреннего или внешнего пользования.
Положения стандарта являются рекомендациями в отношении
создания систем управления документами, включения в них документов, а также
обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте
характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования
и др.).
Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на
документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые
государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее
деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.
Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено
Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания
по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей
средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО
14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся
на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что
специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО,
регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности,
заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг,
доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также
на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч.
нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО
15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для
процессов управления документами, в частности сферы документационного
обеспечения управления.
ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел –
«Политика управления документами и ответственность», в котором сказано:
«Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть
четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было
ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта
ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации
(в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных
профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений,
администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых
работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в
должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах
организации. Особая ответственность в области управления документами должна
быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри
организации».
В данном случае представляет интерес дифференциация
ответственности в области управления документами между сотрудниками организации
в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста. Например,
специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том
числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами
и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей
управлению документами и применению систем управления документами в
индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления
документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство
их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим
документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики
управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники
организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности,
достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их
деятельность.
Стандарт содержит
ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы
разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим
обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие
нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и
сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а
также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени».
Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и
коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими
процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или
перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это
не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы
управления документами».
Стандарт содержит
также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления
документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах,
регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного
обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие
документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом
деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в
них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во
времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать
информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может
поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие
отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.
В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и
внедрения систем управления документами, описываются:
● характеристики
систем управления документами, основными из которых являются надежность,
целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;
● процесс
проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
● описывается
механизм и условия прекращения применения системы управления документами,
главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения
использования системы управления документами или утраты ею легитимности
«документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс
прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в
той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности
и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».
Методология проектирования и внедрения системы управления
документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она
включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на
различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами,
«многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными
потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды
или среды управления документами».
Основными «задачами» предлагаемой методологии являются:
● предварительное
обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;
● анализ
ее деловой деятельности;
● определение
требований к документам, подлежащим включению в эту систему;
● оценка
систем управления документами, существующих на рынке;
● разработка
и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов,
процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам
и правилам документирования;
● проектирование
системы управления документами;
● внедрение
системы управления документами;
● обследование
системы управления документами после внедрения.
Важная особенность
национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – его универсальность с точки
зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает
следующее: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота
могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых,
система управления документами включает оба эти направления. Следовательно, при
проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую среду
хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки
и системы хранения документов».
Одним из
нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность
распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет
организациям право физически хранить документы в одной организации, а управлять
ими (например, использовать) и возложить ответственность за их сохранность либо
на организацию – создателя документов, либо на другой полномочный орган, при
условии, что правовая и нормативная среда это позволяют. На современном этапе
многие коммерческие организации, чьи офисы расположены в респектабельных
зданиях в центре Москвы, уже используют этот порядок в практике своей работы.
При этом данный порядок распространяется на документы как на электронных, так и
на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется рост числа частных
архивов, предоставляющих подобные услуги и составляющих серьезную конкуренцию
государственным.
Несмотря на то что действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 не
распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в
нем подчеркивается значимость архивной
службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения
политики и процедур управления документами.
В стандарте
особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему
управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов.
Стандарт не определяет эти сроки – в Российской Федерации подобные вопросы
давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов и есть
все основания утверждать, что и в отношении электронных документов этот вопрос
вскоре будет урегулирован. Значимость положений национального стандарта
заключается в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе
управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя
из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц,
а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения
документов. Таким образом, приоритетное значение имеет соблюдение требований
нормативной среды. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды
устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления
документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные
органы (архивные органы или аудиторов)».
При работе над национальным стандартом ВНИИДАД максимально
адаптировал терминологию стандарта к терминологии, используемой в отечественном
документоведении, а также провел существенную редакторскую работу над самим
текстом стандарта, написав его «по-русски», сохранив при этом аутентичность его
перевода.
Заключительные положения
Нисколько не приуменьшая практическую ценность,
актуальность и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать о
том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов
управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах
организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в
советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено.
Поэтому международный стандарт ИСО 154989-2001 не является для нас чем-то
новым, как, например, для некоторых европейских стран, где процессы управления
документами заботили государство исключительно в рамках подчиненных ему
структур, а существовавший при этом огромный частный сектор экономики играл по
своим самостоятельно установленным (зачастую в пределах одной компании)
правилам.
В то же время в России с появлением частного сектора
экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные
правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от
этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы
управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным
органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что же делать
организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие
нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Управление документами. Общие требования» отвечает на эти вопросы.
Распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный
и частный сектор экономики, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 будет способствовать
возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения
управления в России.
* Подготовлено совместно специалистами ВНИИДАД и ФГУП
«Стандартинформ».