Одним из направлений автоматизации
управления предприятием, ставшим наиболее
популярным в последнее время, является
Электронный документооборот. Многие
руководители возлагают на него большие
надежды в решении проблем организации
менеджмента. Но все ли из них электронный
документооборот действительно способен
оправдать, и получит ли в конечном итоге
предприятие эффект от его использования?
Простой, всем знакомый пример -
согласование документов. Не секрет, что
процесс согласования часто затягивается,
документы в процессе передачи от одного
сотрудника к другому теряются, а потому
самый верный способ согласования срочного
документа - лично обежать всех участников.
Организация данного процесса в системе
электронного документооборота будет
выглядеть так: ответственный сотрудник
создает задачу с приложением всех
необходимых к согласованию документов и
отправляет ее по заданному маршруту. Для
каждого участника определяется срок
выполнения задания. Далее каждый участник
последовательно или параллельно с
остальными получает задания в свою папку «Входящие»
и выполняет их. Причем инициатор в любой
момент времени может посмотреть, на каком
этапе находятся документы, кто какие
замечания высказал, а исполнители получают
всю необходимую информацию для принятия
решения (все связанные документы и
предысторию).
Казалось бы – каждому предприятию нужен
такой идеальный процесс. Однако внедрение
электронного документооборота будет
эффективно лишь для тех предприятий,
которые удовлетворяют следующим условиям:
-
аппарат управления и документооборот
достаточно большой и сложный (для малого
предприятия электронный документооборот
может даже замедлить процессы, не говоря
уже об эффективности вложений);
-
руководство предприятия готово к
перестройке бизнес-процессов, направленной
на их оптимизацию и четкую регламентацию,
поскольку без этой работы внедрение
электронного документооборота невозможно;
-
руководство ставит целью внедрения
электронного документооборота повышение
эффективности управления предприятием, а
не облегчение работы отдельных
подразделений (например, канцелярии).
При выполнении всех этих условий от
внедрения электронного документооборота
можно получить действительно ощутимый
эффект:
- Усиливается ответственность каждого
сотрудника за выполнение и доведение до
конца любого выданного ему задания,
поскольку он знает, что задание не будет
забыто, обязательно будет его приемка и
проверка.
- Руководство может оценивать загрузку и
эффективность работы персонала, так как
информация обо всех заданиях фиксируется
в системе и в любой момент времени можно
видеть, кто постоянно задерживает
задания, кто выполняет больше всего
заданий и т.д.
- Ускоряется документооборот, что
отражается на скорости и качестве
обслуживания клиентов, а это – прямой
путь повышения конкурентоспособности
предприятия.
- Обеспечивается взаимозаменяемость
сотрудников, поскольку все нерешенные
задачи и документы регистрируются в
системе.
- Повышается уровень корпоративной
культуры, которая нацеливает каждого
сотрудника на достижение общих целей
предприятия.
Все документы, создаваемые
сотрудниками в ходе выполнения работы,
сохраняются в электронном хранилище
документов. Это позволяет осуществлять
быстрый поиск по содержанию (тексту)
документов; по реквизитам карточки,
которая заводится на каждый документ; по
различным связям, определяемым между
документами; по произвольной структуре
папок для группировки документов. В
результате предотвращается потеря
документов, сокращается бумажный
документооборот (не нужно копировать
документ для одновременной работы с ним
нескольких сотрудников, а также печатать
его промежуточные варианты в процессе
согласования). Не разумно, конечно,
ожидать, что при внедрении электронного
документооборота бумажные документы
исчезнут вовсе, их юридическую силу еще
никто не отменял. Хотя законодательство
также явно движется в сторону
автоматизации (закон №1-ФЗ "Об
электронной цифровой подписи" принят
10.01.02.). Но даже если сама бумага еще долго
будет выполнять роль «доказательства»,
то информация, которую она содержит, уже
будет доступна в удобном для анализа и
принятия решений виде.
Стоит уточнить, что говоря о документах,
имеются в виду как структурированные
документы с четко определенным набором
реквизитов (счета-фактуры, платежные
поручения, заявки на оплату и т.п.), так и
неструктурированные документы
произвольной формы (служебные записки,
письма, договора и пр.). В частности,
процедура согласования, рассмотренная
выше, применима как для
структурированных, так и для
неструктурированных документов. А потому
для успешного использования система
электронного документооборота должна
уметь работать не только со своими "родными"
документами, но и с документами
финансово-учетных систем.
Оценивая вышеперечисленные проблемы управления на предприятиях, НПО «Компьютер»
разработало Корпоративную систему
электронного документооборота DIRECTUM,
интегрированную с Комплексной
Автоматизированной Системой «Бизнес Люкс»,
которая уже несколько лет успешно
работает на средних и крупных
предприятиях. Наличие такого тандема
делает информационную систему
действительно единой, позволяет избежать
двойного ввода информации, повышает
слаженность действий сотрудников и
согласованность данных (хотя возможно и
независимое использование системы
электронного документооборота) .
В результате предприятие становиться
единым отлаженным механизмом, который
легко управляем и позволяет современному
руководителю легко воплощать в жизнь все
новые решения.