В ходе выставки конференции DOCFLOW
2011 Москва (об итогах
которой уже писал ECM-Journal)
на вопросы наших корреспондентов ответили представители организаторов и
приглашенные гости: Наталья Львова, руководитель проекта DOCFLOW, Клаус
Шульц, менеджер по маркетингу продукции на рынках EMEA, подразделения
Imaging-системы, Fujitsu Europe Limited Group и Джон Манчини, Президент международной
ассоциации AIIM.
ECM-Journal: Если сейчас оглянуться на прошедшую
конференцию-выставку DOCFLOW 2011 – что стало в ней наиболее примечательным?
Наталья
Львова:
На мой взгляд, здесь можно выделить три момента. Первый –
это посещение конференции-выставки министром связи и массовых коммуникаций, а
также различные форматы участия представителей министерства в мероприятиях
DOCFLOW 2011. Особенно важно, что участие коснулось и дискуссионных площадок: посетители
получили возможность обсудить со специалистами министерства наиболее актуальные
темы и задать им свои вопросы. Второй момент — это увеличение количества самих
дискуссионных площадок. Запустив в этом году Дискуссионный клуб, нацеленный на
руководителей бизнеса, мы смогли привлечь интересных экспертов к общению с непосредственными
заказчиками решений. Ну и третий момент — появление новых компаний-участниц,
предоставляющих услуги в области управления информацией, а не только традиционного
электронного документооборота. То есть, мы видим плавный переход от
автоматизации делопроизводства к управлению контентом.
ECM-Journal: Сегодня мы периодически слышим тезис
о том, что рынок электронного документооборота в России уже можно назвать
зрелым. Откуда, в таком случае, появляются новые темы для обсуждений и
дискуссий?
Наталья Львова:
Мне кажется, что говорить о зрелости еще рано. По этому
поводу весьма интересной была презентация Джона Манчини, в которой говорилось,
что сейчас мы скорее наблюдаем некий переломный момент. В настоящее время, как
мы уже упоминали, существует вопрос не только документа и его «оборота» в
организации — но и контента в целом. Растущая потребность в контроле,
управлении и эффективном использовании бизнес-значимой информации требует
технологий, которые должны отвечать сегодняшним запросам. В то же самое время,
они не должны навешивать новых еще бОльших сложностей и проблем для
пользователей. Требования к технологиям трансформируются: возникает потребность
не просто перевести процесс в электронный вид — а сделать удобным и эффективным
принятие решений. Чтобы конкретный человек, конкретный руководитель был в
центре этих технологий. Вместе с этим, никто не отменяет прежних, традиционных,
задач. Одним словом, темы для обсуждений приходят на рынок с возникновением
новых потребностей заказчиков.
ECM-Journal: А каким представляется дальнейшее
развитие ECM-сообщества, с точки зрения проекта DOCFLOW? Какими будут дальнейшие шаги по
реализации основной цели проекта – созданию единого информационного
пространства отрасли?
Наталья Львова:
Сейчас в распоряжении DOCFLOW есть уникальный аналитический
контент, собранный в результате наших исследований: изучения потребностей
заказчиков, мнения экспертов со стороны вендоров и т.д. Эти данные, на наш
взгляд, не просто должны стать некой информацией к размышлению, но и оказаться
полезными с практической точки зрения. На базе этих данных мы планируем целую
серию публикаций, которые будут помогать заказчикам ориентироваться в
современном состоянии этого рынка. Форматы этих материалов могут быть разными:
практические киты, объединяющие все важные данные по определенной теме или
road-maps – «дорожные карты», посвященные той или иной технологии или процессу.
Таким образом, для заказчика, заинтересованного в изучении того или иного
вопроса, уже должен быть готов своеобразный «кейс» - подборка, отвечающая
именно его потребности. В рамках этой задачи мы ориентируемся на опыт экспертов
AIIM, которые по праву могут считаться «лидерами мнений» на западе. Но при этом
стараемся учитывать и российскую специфику, объединяя ее с лучшими мировыми практиками.
ECM-Journal: Существуют ли сейчас у
бизнес-пользователей потребности, которые пока не были реализованы, но
потребуют скорой автоматизации в будущем?
Клаус
Шульц:
По нашим наблюдениям, все большее число пользователей стремится
инициировать процессы, связанные с документами, и в частности, их сканированием
и архивированием. Вместе с тем, за этими изменениями скрывается более важная
тенденция: в настоящее время от нас требуется изменение процессов обработки
самой информации, заключенной в документах. Сегодня пользователю необходимо не
только сканирование и распознавание документа, но и извлечение данных, их
автоматическое преобразование, занесение в ERP- или CRM-систему и т.д. И все
больше пользователей, задействованных в документоориентированных процессах,
ожидают от информационных технологий сокращения собственных усилий по рутинной
обработке документов. Интеграция специализированных программных продуктов
становится наиболее важной задачей.
Как раз в этой плоскости лежат возможности дальнейшего развития
партнерских решений. То есть, сотрудник, использующий, к примеру, FlexiCapture
для извлечения данных с бумажного носителя, не должен задумываться о том, куда
должна быть передана эта информация. Решение этой задачи и потребует в будущем
объединения усилий нескольких компаний для создания конечных комплексных разработок.
ECM-Journal: Какие шаги реализуются для решения
данной задачи?
Клаус Шульц:
Сейчас мы активно работаем над построением сообщества,
включающего системных интеграторов, вендоров, производителей смежных решений и
т.д., которое позволит вовлечь экспертов отрасли в процесс интеграции решений
по управлению документами с разработками в области оборудования. И уже затем
адаптировать подобные совместные разработки для внедрения в России. Сейчас мы
вкладываемся в эту общую задачу, ищем партнеров в России, готовых к
сотрудничеству. И таких компаний становится все больше, мы чувствуем их
растущую заинтересованность – поскольку и клиенты ощущают необходимость в
подобных решениях.
ECM-Journal: Кто, на ваш взгляд, является
драйвером для дальнейшего развития ECM: ИТ-специалисты, обладающие
определенным видением будущего отрасли, или конечные пользователи, решающие конкретные
бизнес-задачи?
Джон
Манчини:
На протяжении последних 10-15 лет для большинства
организаций была характерна ситуация, когда каждый департамент внедрял
собственное решение для автоматизации точечных задач, а стандартизации внутри
самой организации – не было. В крупных организациях за приведение всех решений
к единому стандарту, как правило, отвечают именно ИТ-специалисты, которые имеют
наилучшее представление о технологическом «слое», требующем стандартизации. В
то же самое время, появляется все больше организаций в секторе СМБ, которые еще
10 лет назад не могли позволить себе ECM-решения в силу их высокой стоимости.
Сейчас эти организации – небольшие банки и страховые компании, образовательные
учреждения и т.д. – сталкиваются с теми же самыми проблемами. И ситуация в
СМБ-секторе сейчас выглядит точно так же, какой она была в крупных организациях
10-15 лет назад. Можно сказать, что сейчас существует 2 рынка – СМБ-рынок,
приводимый в движение конечными пользователями, и крупный рынок, где основными
драйверами являются ИТ-специалисты.
ECM-Journal: Каким образом в компании должна распределяться
ответственность за ECM
и внутрикорпоративный контент – иерархически, либо в виде своеобразного
«облака», разделяя ответственность между всеми сотрудниками за их собственный
контент?
Джон Манчини:
Я думаю, что наделение ответственностью за собственный
контент каждого сотрудника – отличный рецепт для внутрикорпоративного хаоса.
Обращаясь к исследованиям нашей ассоциации, мы можем заметить, что, например,
архивируя e-mail-сообщения, большинство пользователей доверяются
индивидуальному представлению о порядке. И, отвечая на ваш вопрос, я думаю, что
должны присутствовать оба способа распределения ответственности. Внутри
организации должна быть внедрена определенная система того, какой именно
контент и каким образом нам следует хранить, а сотрудники организации должны
быть обучены принятым внутри организации принципам управления контентом.
Основная проблема сегодня, в то время как ECM-системы становятся все более
распространенными, состоит в том, что с точки зрения рядового пользователя,
ECM-решения должны быть предельно просты. Поскольку любую дополнительную
работу, которая требует большого количества лишних движений, не будет делать
никто. Проблема управления контентом не является проблемой пользователей, это –
проблема организации. Соответственно, наделяя пользователей ответственностью,
не нужно ожидать от них слишком многого.
ECM-Journal: Какими вы видите пути дальнейшей
интеллектуализации документооборота?
Джон Манчини:
В первую очередь, речь идет об автоматизации тех операций,
которые все еще совершаются вручную. Мне, в связи с этим, приходит на ум проект
IBM, в результате которого суперкомпьютер Watson, созданный IBM, смог обыграть
знатоков в телевикторине Jeopardy (российский аналог – «Своя игра» –
прим.ред.). «Знания» суперкомпьютера были основаны на индексации огромного
массива текстов, и это то, чем данный проект может быть интересен с точки
зрения будущего ECM — как раз теми методами и способами, которые позволят
обрабатывать огромные массы информации в поисках единственно верного ответа.
Автоматизация этого процесса представляет большой интерес с точки зрения
управления контентом. Вторая, близкая к этому интересная особенность проекта —
то, каким образом Watson в ходе игры мог «общаться» на естественном языке. Это
дает нам определенный ключ к пониманию того, как организовать взаимодействие
человека и машины по принципам естественного языка — для решения задачи
обработки большого объема информации.
ECM-Journal: Сейчас достаточно живо обсуждается
тема применения социальных инструментов для решения бизнес-задач. Известны ли вам
примеры успешного использования подобных инструментов в России?
Джон Манчини:
В России – пожалуй, нет. Я знаю огромное множество примеров
в США, и они достаточно любопытны. Здесь существует два аспекта. Первый – когда
люди используют социальные сети за пределами организации, за пределами
брандмауэров, для связи с клиентами или государственными структурами.
Большинство подобных активностей не вполне прозрачны и регламентированы,
поскольку пользователи вынуждены их использовать, не владея при этом четким
алгоритмом. С другой стороны, внутри организации, под защитой средств
информационной безопасности, сотрудники используют социальные инструменты,
призванные повысить личную эффективность по сравнению с электронной почтой.
Разумеется, сами организации заинтересованы во внедрении подобных средств.
Точно так же я могу назвать примеры использования социальных средств органами
власти, но о ситуации в России пока говорить трудно.
Говоря в общем, стоит отметить, что использование подобных инструментов
можно считать эффективным, учитывая, что они функционируют в постоянно
меняющейся среде. Позвольте привести пример. Сотрудники могут использовать
такие средства как Youtube, Twitter и т.д., чтобы взаимодействовать с
Интернет-аудиторией. Но вместе с тем они должны учитывать определенные
внутренние правила, которые часто остаются для сотрудников не вполне понятными.
Эти правила, к примеру, могут гласить: информацию, опубликованную во внешних
источниках, следует хранить в соответствии с теми же принципами, что и
внутреннюю информацию. И здесь также существует определенный разрыв между
старыми внутренними правилами и новыми принципами обработки информации.
ECM-Journal: Вопрос от нашего читателя: делается
ли что-нибудь для создания простой и дешевой системы документооборота для
учебных заведений?
Джон Манчини:
Ответ на вопрос зависит от того, говорим ли мы о
документообороте и бизнес-процессах самого учебного заведения как
бизнес-единицы или о системе, служащей целям обучения. Когда мы говорим об автоматизации
документооборота и процессов взаимодействия в образовательных учреждениях, то
можем выделить несколько моментов. Во-первых, речь идет об автоматизации работы
с информацией о студентах вуза (дословно – student records and applications –
прим. Ред.). Сегодня, по крайней мере в США, используется большое количество
приложений, позволяющих автоматизировать управление этими данными. При этом
существуют как учреждения, все еще работающие с бумажными документами, так и
учреждения, полностью автоматизировавшие связанные с этим процессы. Во-вторых,
мы можем говорить о доставке образовательной информации, и здесь происходят
действительно глобальные изменения. Образовательный процесс значительно
изменился благодаря веб-приложениям и возможностям онлайн-конференций.
В-третьих, наша ассоциация сейчас наблюдает растущую заинтересованность
университетов в нашем учебном курсе, в том числе для его последующей адаптации
в рамках образовательной программы. И мы всегда рады идти навстречу подобным
инициативам. В то же время, всегда существует определенный разрыв между
университетами и современными вызовами формирующегося рынка. Всем нам знакома
ситуация, когда недавние студенты выпускаются из университета и приходят к
полному переосмыслению полученных знаний. Это в равной степени касается и темы
ECM.
ECM-Journal: Спасибо за
интервью!