Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Организация обучения работе в информационной системе в крупной компании

  8 комментариев Добавить в закладки

 

Если вы считаете, что обучение стоит дорого, попробуйте узнать, сколько стоит невежество.

Роберт Кийосаки. Пророчество богатого папы.

Обучение рядовых пользователей – это один из кусочков пазла, который позволяет создать полную картину успешного проекта внедрения. Если для некоторых проектов внедрения его значимостью можно пренебречь, например, при внедрении специализированных ИТ-систем, с которыми работает минимальное количество сотрудников предприятия, то для систем, в работу с которыми вовлечены практически все, например, ECM-системы, от качественно организованного и проведенного обучения напрямую зависит станет ли внедренная система удобным и полезным инструментом, или останется «костылем, мешающим ходить».

В этой статье мы посмотрим на обучение с точки зрения организации процесса. Какие способы организации обучения на проектах внедрения существуют, какие есть ограничения, преимущества и недостатки, а также опыт применения некоторых из них на проектах внедрения ECM-системы.

Другие материалы по теме корпоративного обучения и мотивации сотрудников:

Роль обучения при внедрении СЭД

Учить или не учить - вот в чем вопрос

Мотивация сотрудников компании-клиента – залог их успешного обучения

Новые информационные технологии при подготовке фронт-лайн-персонала авиакомпаний 

Корпоративное электронное обучение в доступной форме

На сегодняшний день к наиболее востребованным можно отнести следующие способы организации обучения:

●    обучение небольшими группами в компьютерном классе;

●    очные семинары;

●    семинары в форме вебинара;

●    обучающие видеоролики, встроенные в систему;

●    специализированные средства удаленного обучения (e-Learning).

Рассмотрим каждый из них чуть подробнее с нескольких сторон: количество пользователей, эффективность обучения, трудоемкость и стоимость, сроки обучения.

Обучение небольшими группами в компьютерном классе

Этот способ обучения оптимален для небольших организаций, где количество постоянно работающих с системой пользователей ограничивается несколькими десятками. Способ наиболее эффективен с точки зрения качества обучения. Обучение в компьютерном классе рекомендуется и в случае, если бОльшая часть пользователей это люди среднего возраста и старше и/или не имеет практического опыта использования систем автоматизации, то рекомендуется проводить очное обучение с практическими занятиями.

Из личного опыта участия в проектах внедрения чаще всего такой формат применяется для обучения рабочей группы на этапе исследования и проектирования системы, нежели рядовых пользователей на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Преимущества

Недостатки

Возможность получить не только теоретические, но и практические навыки работы в «живой системе»

Ограниченное количество пользователей за раз

Возможность преподнести материал в большей объеме или с большей детализацией

Высокая стоимость обучения в расчете на одного слушателя

Более гарантированный эффект от обучения

Длительность обучения за счет совмещения теории и практики

Живой диалог с преподавателем, возможность задавать вопросы, уточнять

 

Очные семинары

Этот способ оптимален для организаций, где количество пользователей ограничивается несколькими сотнями. Способ менее эффективен, чем предыдущий, но при этом сохраняет возможность в режиме реального времени задавать вопросы и получать на них ответы. Рекомендуется делать видеозапись семинара, чтобы в дальнейшем слушатели могли к ней обратиться и освежить полученные знания.

Из личного опыта использования очных семинаров можно порекомендовать совмещать такое обучение с подготовкой подробных пользовательских инструкций (не только в целом по бизнес-процессу, но и с разбивкой «по ролям») и предусматривать значительные ресурсы для организации первой линии поддержки пользователей на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Преимущества

Недостатки

Возможность охватить значительное количество пользователей

Материал преподносится в теоретическом виде, отсутствует возможность практического использования системы (нельзя «потрогать, пощупать»

Невысокая стоимость обучения в расчете на одного слушателя

Объем учебного материала ограничен, чаще всего дает общее представление о работе в системе

Краткие сроки проведения

 

Живой диалог с преподавателем, возможность задавать вопросы, уточнять

 

Семинары в форме вебинара

Этот способ оптимален для организаций, где количество пользователей несколько сотен и больше и/или сотрудники территориально отдалены. Из личного опыта проведения вебинаров хочется обратить внимание на следующие моменты: вебинары лишены «зрительного контакта», преподавателю сложно, даже практически невозможно получить обратную связь от слушателей в реальном времени, проконтролировать слушают ли его по другую сторону монитора или нет. Тем не менее если пользователи это сотрудники уже имеющие опыт работы в системах автоматизации, такой формат вполне жизнеспособен.

Преимущества

Недостатки

Возможность охватить значительное количество пользователей

Материал преподносится в теоретическом виде, отсутствует возможность практического использования системы (нельзя «потрогать, пощупать»

Возможность обучить пользователей без отрыва от места работы (например, сотрудников филиалов в разных городах)

Объем учебного материала ограничен, чаще всего дает общее представление о работе в системе

Невысокая стоимость обучения в расчете на одного слушателя

Риск технических неполадок, требования к каналам связи и наличие специального ПО для проведения

 

Риск того, что пользователи не будут слушать вебинар, отсутствие контроля

Обучающие ролики, встроенные в систему

Данный способ также не имеет ограничений по количеству слушателей и времени проведения обучения. Обучающие ролики демонстрируют стандартный функционал системы, без учета каких-либо дополнительных модификаций для конкретного заказчика. Следовательно, он может быть рекомендован тем организациям бизнес-процессы которых укладываются в стандартный функционал системы либо были адаптированы к системе. Просмотр роликов не заменяет полноценное обучение и рекомендуется скорее как дополнение к другим форматам организации обучения пользователей.

Преимущества

Недостатки

Отсутствие необходимости специально организовывать обучение пользователь в любой момент времени может обратиться к учебному материалу

Ролики предоставляют возможность просмотра демонстрации функционала, но нет возможности выполнить какие практические задания (в боевой системе не рекомендуется «тренироваться»)

Отсутствие дополнительных финансовых вложений

Описывают стандартный функционал, не учитывают модификации выполненные при кастомизации системы под конкретного заказчика

Специализированные средства удаленного обучения (e-Learning)

Использование специализированных средств удаленного обучения (например, на базе SAP RWD, Oracle Learning, uPerform, NDsmart, DoceboLMS и др.) рекомендовано для крупных организаций с большим количеством пользователей, работающих в системе в том числе работающих удаленно от головного офиса. Пользователи могут самостоятельно выделять время на прохождение данных курсов, и в дальнейшем обращаться к ним при необходимости при выполнении повседневных обязанностей.

По эффективности способ сопоставим с обучением в компьютерном классе пользователь может не только посмотреть, но и проверить свои силы в практических заданиях.

Преимущества

Недостатки

Отсутствие необходимости специально организовывать обучение, пользователь в любой момент времени может обратиться к учебному материалу и ознакомится с ним

Высокая стоимость специализированного средства удаленного обучения.

Нет необходимости в выделении большого количества сотрудников для обеспечения первой линии поддержки пользователей

Необходимость знаний у преподавателя (автора курса) по средству обучения и создания курсов.

Возможность получить не столько теоретические знания, сколько увидеть демонстрацию тех или иных действий в системе и воспроизвести их в практическом блоке.

Необходимость разработки специального учебного материала и курсов обучения.

* * *

Дистанционное обучение, конечно, набирает популярность, но при выборе варианта необходимо осознавать такие факторы как мотивация персонала на обучение и уровень корпоративной культуры. Серьезному отношению к обучению может способствовать HR-служба компании.

Кроме того, важно регулярное обучение, развитие персонала и, как следствие, регулярная оценка готовности к достижению предприятием новых целей и развитию информационной системы, в том числе внедрению новых версий.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Александр Сидоренков 25 апреля 2016 г. 18:31  
Рекомендуется делать видеозапись семинара, чтобы в дальнейшем слушатели могли к ней обратиться и освежить полученные знания.

Наталия, а много ли Вы знаете пользователей, которые пересматривали видеозапись семинара по обучению? Я себе таких даже представить не могу :)

 

Светлана Мальцева 26 апреля 2016 г. 16:27  

Пользователь, который пересматривает видеозапись семинара, - мечта :) Они (пользователи) даже видеоролики, которые есть в системе, не в силах осилить. :)

Алексей Язынин 27 апреля 2016 г. 12:32  

Да, в долговременной перспективе маловероятно, что пользователь будет как-либо использовать эту запись. А вот сразу после обучения, если предполагается аттестация по пройденному материалу, запись будет полезна слушателям для подготовки.

А можно ли использовать съемку мероприятия чтобы улучшить дисциплину слушателей  и повысить их внимание к материалу во время семинара?

Екатерина Борисова 18 мая 2016 г. 08:18  

Могу привести некоторые примеры, когда запись семинара или вебинара бывают полезны:

  1. Молодая девушка-делопроизводитель, которая прошла обучение и очень довольна системой, уходит в декретный отпуск, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. Проходит 2-3 года, и она выходит на прежнюю работу. Молодая мама помнит общие азы работы, но длительное отсутствие сыграло роль и ей нужно восстановить знания. Тут на помощь приходят коллеги, записи курсов или вебинаров.
  2. В компании проводилось внедрение системы, по итогам которого были подготовлены видеоролики и инструкции. Прошло 5 лет, и компания обратилась к разработчику её системы для проведения конвертации на новую версию. За 5 лет многочисленных проектов разработчики уже забыли особенности системы у Заказчика и восстанавливают свои знания по ими же созданным видеороликам.

    Конечно, не нужно забывать, что во всех компаниях бывает текучесть кадров и инструкции, видеоролики облегчают знакомство нового работника с корпоративными информационными системами.

 

 

Александр Сидоренков 18 мая 2016 г. 16:51  

Екатерина, Ваши доводы имеют право на жизнь, но в общем не убедительно.

Александр Сидоренков 18 мая 2016 г. 16:54  

Меня в итоге больше интересует другой вопрос - когда появятся информационные системы, которым не нужно обучать пользователей? Например, ВКонтакте никого не обучали, а пользуются миллионы.

Helen  Pitomtseva 18 мая 2016 г. 21:39  

 

пользуются миллионы.

 - только самыми простыми функциями. А чуть в сторону - уже значительно меньше. Например, сколько пользуется фишкой "Открыть оригинал" для картинок или Мои Закладки / Люди.

Идея "системы без обучения" или "встроенного обучения" - это интересное направление. И некоторые элементы уже появляются в КИС, об этом есть, например, в интервью http://ecm-journal.ru/docs/Rol-obuchenija-pri-vnedrenii-SEhD.aspx

 

Vladimir  Borisov 19 мая 2016 г. 07:46  
Меня в итоге больше интересует другой вопрос - когда появятся информационные системы, которым не нужно обучать пользователей? Например, ВКонтакте никого не обучали, а пользуются миллионы.

Насчет "никого не обучали" - это вы немного категорично сказали. Многих, как ни странно, и ВКонтакт'у приходится обучать, да и там есть множество очень неочевидных моментов, которые не всегда получается методом тыка найти. Более того, есть даже курсы обучения пользованию социальными сетями (легко гуглится).

Резюмирую: информационные системы, которым не надо обучать, появятся не раньше, чем образование, которое не надо получать.

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев