Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Workflow и управление бизнес-процессами

СЭД поможет в эффективном управлении филиалами

  2 комментариев Добавить в закладки

Создание филиалов – закономерный путь развития крупных компаний. Но управление территориально-распределенным предприятием характеризуется многообразием технологических и административно-организационных особенностей. Системы электронного документооборота позволяют сократить время выполнения многих важных операций, уменьшить траты бюджета и эффективнее контролировать работу сотрудников.

Создание филиального предприятия – это закономерный путь развития крупных компаний, стремящихся к конкурентным преимуществам и понижению стоимости продуктов и услуг. Но управление территориально-распределенным предприятием характеризуется многообразием технологических и административно-организационных особенностей. Чтобы все филиалы работали как один, руководители даже создают специальные отделы, чья главная функция – контроль над всеми отделениями. Но не многие из них знают о существовании автоматизированных систем, заменяющих или значительно облегчающих функционирование таких отделов, помогая отслеживать производительность филиалов.

Многие исполнители, работающие в филиалах, редко встречаются с руководителем из центра. Из-за этого часто нарушаются сроки исполнения поручений, снижается общий уровень качества выполнения заданий, затрудняется контроль. Для решения этой проблемы можно унифицировать технологии управленческого процесса, при которых во всех филиалах компании используются одинаковые стандарты выполнения работ и методы влияния на персонал. Единая концепция управления имеет большое количество преимуществ. Самое главное – разработка единых корпоративных стандартов, в т.ч. поощрения качественной работы, подсчета производительности, поиска слабых и сильных элементов. В комплексе это дает значительный прирост продуктивности работы компании в целом.

Трансфер документов

Не всегда бывает известно, когда отправленный в работу документ вернется назад. Современные системы электронного документооборота позволяют отслеживать передвижение документа моментально и в режиме реального времени. Редакция электронной версии документа учитывает все внесенные в него правки и доступна всем работающим пользователям вне зависимости от их местоположения. Это особенно удобно, когда требуется совместная работа специалистов, живущих в разных городах, например, менеджера направления и главного юриста. Также речь идет о сокращении времени на утверждение документа руководителем, находящемся в командировке или отпуске. Большим преимуществом также является тот факт, что исключается риск потери документа. Современные платформы систем электронного документооборота очень гибкие, что позволяет формировать шаблоны документации и маршруты ее прохождения в зависимости от регламента, принятого в компании. Когда речь идет о бумажной копии, система делает прозрачным ее движение.

О важности контроля бюджета руководством компании говорить не нужно. Очевидно, что если даже домашняя бухгалтерия требует внимательности и серьезности, то когда мы говорим о крупном многофилиальном предприятии, все показатели умножаются на миллионы. Современные инструменты систем электронного документооборота позволяют не только создавать финансовые документы по корпоративным шаблонам, утверждать их с представителями филиалов, проверяя остатки, но и проводить мониторинг, отслеживать их исполнение. Таким образом, руководитель может максимально полно учесть все факторы и мнения, если считает это важным для решения вопроса.

Электронный архив

Архив финансовых и других документов в крупной компании с большой историей зачастую занимает не одну стену кабинета. Поиск в этой даже хорошо структурированной системе какого-либо отдельного документа вручную труден. Чтобы все нужные документы можно было найти быстро и эффективно, а доступ с ним был и у пользователей из филиалов, можно создать электронные архивы. Их главный плюс в ускорении поиска, обработки и перемещения документа, кроме того, исключается случайная потеря. А благодаря возможности разграничения прав доступа обеспечивается информационная безопасность.

Многие документы имеют единообразные шаблоны, но иногда сотрудники пытаются создавать свои, что вступает в конфликт с общей системой. Важно, чтобы все филиалы говорили на одном корпоративном языке. Когда в компании установлена система электронного документооборота, вероятность ошибок и использования неактуальной версии шаблона, либо его неиспользования сводится к минимуму, ведь в ней размещены все необходимые шаблоны типовых документов. Кроме того, этот унифицированный подход заметно сокращает сроки не только создания, но и обработки документов, поскольку каждому типовому документу соответствует прописанный в системе маршрут его движения внутри компании. Также снижаются риски ошибки из-за невнимательности, усталости, забывчивости – ведь основная нагрузка лежит на автоматике.

Адаптация новичка

Для адаптации нового сотрудника к рабочему месту, функциям, коллективу требуется от 1 до 6 месяцев, в зависимости от его возраста, опыта, степени новизны его обязанностей. Порой этот груз настолько тяжел, что человек увольняется, так и не привыкнув к новым обстоятельствам. Для компании кадровые перестановки также бывают очень болезненны. Новичок не в курсе всех особенностей работы, правил, отношений с партнерами и клиентами. Когда речь идет об открытии нового филиала, то нет компетентного пула сотрудников, способных выступить наставниками новобранцев. СЭД позволяет значительно снизить все неудобства и сократить время адаптации новых людей до пары недель, потому что в ней есть вся необходимая информация, шаблоны, описания рабочих процессов. Руководителю достаточно лишь рассказать один раз принципы работы, а затем отслеживать деятельность сотрудника через систему контроля исполнительской дисциплины.

Переход на безбумажный документооборот компании – это всегда существенное сокращение всех издержек, начиная от экономии денег на бумагу, печать, работу курьеров и почты. А в компании с большим количеством филиалов большая часть ее внутреннего документооборота требует существенных временных и материальных затрат. Как только такая компания переходит на СЭД, показатели уменьшаются.

Источник: CNews

Похожие записи
Комментарии (2)
Андрей Подкин 01 декабря 2013 г. 21:24  
Трансфер документов

Рекомендую автору ознакомится с такими системами, как Google Docs (или Office 365). Там просто нет проблем, которые по мнению автора призвана решать СЭД.

 

Электронный архив

Да, архив это хорошо. Но главное в нем - грамотная структурированность системы папок и хорошая система поиска. Т.е. те вещи, которые к СЭД относятся уж очень опосредовано.

 

Адаптация новичка

А здесь вообще не понял. Банальный пример: я вышел на новую работу. Мне сказали: "Все регламенты лежат в такой-то папке на файл-сервере". Я пошел и почитал. Какое преимущество именно здесь дала бы СЭД - ума не приложу.

 

Сергей Бушмелев 02 декабря 2013 г. 01:56  
Многие исполнители, работающие в филиалах, редко встречаются с руководителем из центра. Из-за этого часто нарушаются сроки исполнения поручений, снижается общий уровень качества выполнения заданий, затрудняется контроль.

Гм... Очень спорное заявление. Можно узнать, на основании каких данных вынесен этот неутешительный вердикт? А для чего тогда руководство филиала? И всем ли исполнителем нужно встречаться с руководителем из центра?

Современные инструменты систем электронного документооборота позволяют не только создавать финансовые документы по корпоративным шаблонам, утверждать их с представителями филиалов, проверяя остатки, но и проводить мониторинг, отслеживать их исполнение.

Боюсь показаться грубым, но не путает ли автор системы электронного документооборота, чье классическое предназначение заключается в управлении неструктурированным контентом, с системами BI и ERP? Да и финансовые документы часто создаются, как отчеты в финансовых приложениях. Бывает, конечно, что все "по старинке" делается в Excel, но, думаю, что в этом случае внедрение BI системы даст более ощутимый результат, чем разработка "корпоративных шаблонов".

Их главный плюс в ускорении поиска, обработки и перемещения документа, кроме того, исключается случайная потеря.

Имеется в виду случайная потеря бумажного оригинала? ИМХО, внедрение электронного архива очень неявно коррелирует с сохранностью бумажных оригиналов. Другое дело, если мы бумажные документы переводим в электронный вид, а бумажные уничтожаем. В США законы позволяют это, про Россию не скажу. И если мы не потеряем электронный архив весь разом, и не удалим случайно документ, он случайно не должен потеряться :)

Многие документы имеют единообразные шаблоны, но иногда сотрудники пытаются создавать свои, что вступает в конфликт с общей системой. Важно, чтобы все филиалы говорили на одном корпоративном языке.

Ну, не знаю. Если говорить о человекочитаемых документах, то для меня лично важнее, чтобы в документе была отражена необходимая информация в грамотно структурированном виде, нежели чтобы он соответствовал единообразному шаблону.

Также снижаются риски ошибки из-за невнимательности, усталости, забывчивости – ведь основная нагрузка лежит на автоматике.

О какой автоматике идет речь? По тексту я понял, что пользователю автоматически предлагается шаблон документа, который потом будет двигаться по типовому маршруту. Как это поможет из-за невнимательности, усталости, забывчивости не наделать ошибок в содержании документа?

Когда речь идет об открытии нового филиала, то нет компетентного пула сотрудников, способных выступить наставниками новобранцев.

Интересно, а что мешает для организации филиала прислать опытного сотрудника? Или же стартовую команду, набранную для запуска филиала, направить на стажировку в головную компанию. Или найти на месте компетентного партнера, или просто купить какую-нибудь местную компанию? ИМХО описанная автором ситуация как-то академически безжизненна.

СЭД позволяет значительно снизить все неудобства и сократить время адаптации новых людей до пары недель, потому что в ней есть вся необходимая информация, шаблоны, описания рабочих процессов.

Мой опыт подсказывает, что если к СЭд добавить систему наставничества, живое обучение, консультации с коллегами, то все вместе это быстрее решит задачу адаптации нового сотрудника.

Как только такая компания переходит на СЭД, показатели уменьшаются.

Обычно показателями называют что-то хорошее: выручку, прибыль, и т.п. Если это не оговорка по Фрейду, то в последнем предложении я бы заменил слово "показатели" на "издержки".

 

 

 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев