Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
СЭД: внедрение без последствий 

Елена Шелястина10 мая 2011 г. 15:57

Елена Шелястина, технический директор «Летограф»

Цели внедрения СЭД на предприятии — предполагаемые и действительные

По данным исследователей, сегодня 80% корпоративной информации приходится на долю документов неструктурированного содержания. И этими документами надо уметь управлять. Поэтому в настоящее время на первый план интереса ИТ-директоров многих компаний выходят системы управление корпоративным содержанием - Enterprise Content Management (ЕСМ), которые обеспечивают управление всей неструктурированной электронной информацией, ее хранением и обработкой на предприятии. К неструктурированной электронной информации относятся текстовые документы, инженерные чертежи, многообразные договоры, различные электронные файлы и пр. В качестве основного инструмента ЕСМ можно рассмотреть подмножество систем электронного документооборота (СЭД).

Принимая решение о выборе и внедрении СЭД, ИТ-специалисты и руководители организации традиционно ставят перед собой ряд типовых задач. В первую очередь, когда речь идет о внедрении системы электронного документооборота, ожидается, что в итоге проекта на предприятии будет сформировано единое информационное пространство. Также решается следующая задача: совершенствуется система документационного обеспечения управления бизнес-процессами, поскольку СЭД помогает эффективно хранить и находить любую информацию, фиксировать и контролировать поручения по документам, решать проблему двойного ввода данных. Это, в свою очередь, способствует повышению исполнительской дисциплины на всех уровнях организационной структуры и улучшает качество контроля этой дисциплины. В результате внедрения СЭД решаются и технические задачи: внедряется безбумажная технология работы с документами (что способствует повышению скорости движения документов и удобству их хранения и поиска), благодаря чему значительно возрастают оперативность, полнота и достоверность обмена информацией между исполнителями, подразделениями и организациями.

Здесь стоит отметить некоторые различия в предпосылках внедрения СЭД, на которых основывают свои решения государственные и коммерческие структуры. Если для госорганов ключевыми негативными факторами, способствующими принятию решения о необходимости внедрения СЭД, выступают неоправданные временные затраты на составление и обработку документов, низкие темпы обработки входящей информации, потеря времени из-за несвоевременного исполнения документов, а также неоправданное тиражирование бумажных копий, то для коммерческих организаций предпосылки несколько иные. Принимая решение о необходимости внедрения СЭД, рыночные структуры стремятся преодолеть такие проблемы, как непрозрачность управления бизнесом, отсутствие четкого представления о том, чем занимаются сотрудники, неспособность документооборота следовать быстрым изменениям бизнеса, отсутствие контроля исполнения поручений вероятность потери коммерчески важной информации.

Несмотря на различные предпосылки, все больше организаций приходит к решению о необходимости внедрения СЭД. Типовыми функциональными возможностями, которые ожидают получить будущие пользователи таких систем, являются:

● регистрация документов и согласование проектов документов в системе, поддержка всего жизненного цикла работы с документами, работа с любыми типами документов;

● контроль исполнения поручений по документам;

● создание электронного архива документов с поддержкой ролевой модели доступа и удобными инструментами поиска;

● организация потокового ввода бумажных документов с использованием технологии штрих-кодирования при введении больших объемов информации;

● регистрация и распространение документов:

- маршрутизация документов;

- установление логической связи между документами;

- обработка большого количества входящих документов;

● аналитическая обработка информации;

● ведение архива организации.

С учетом нынешней рыночной ситуации, вызванной рецессией на большинстве ключевых рынков, на первый план начинают выходить и чисто экономические требования к СЭД: она должна быстро внедряться (что не подразумевает длительную доводку ПО, работу большого штата консультантов и, как следствие, раздутый бюджет), способна точечно автоматизировать ключевые бизнес-задачи, а также быть готовой к развитию (подразумевать возможность расширения функциональности и увеличения количества пользователем в соответствии с динамикой роста бизнеса).

Проблемы и ошибки проектирования и развертывания СЭД. Рекомендации по их устранению

Большинство систем автоматизации управления документами и бизнес-процессами, представленных на рынке, относятся к одной из двух крупных категорий. Первые позволяют решать ряд типовых задач и заставляют заказчиков подстраивать свои бизнес-процессы | под возможности системы. Вторые дают практически безграничные возможности настройки и «подстройки» под особенности бизнеса заказчика, но требуют огромных затрат на реализацию проекта, что в большинстве случаев приводит к разработке уникального решения для заказчика. Системы первого класса эффективны только при решении некоторого набора типовых задач, но, как показывает практика, попытки развития таких систем, добавления новых функциональных возможностей или расширения информационной модели редко бывают успешными.

Каждый бизнес имеет свою специфику. Именно в уникальности организации бизнеса и сосредоточены конкурентные преимущества компании. Автоматизация уникальной практики работы конкретной организации приводит к необходимости внедрения систем второго класса. Проект по внедрению такой системы силами специалистов заказчика подчас превращает его ИТ-департамент в компанию-разработчика уникального решения. Внедрение силами специалистов сторонней организации снижает степень вовлеченности специалистов ИТ-подразделения заказчика в процесс создания системы, но не помогает снизить риски неуспешного завершения внедрения. Вопрос длительности реализации проекта также оказывается крайне важным для заказчика, желающего в минимально короткие сроки получить решение, повышающее его конкурентоспособность.

Выигрышную позицию в сравнении с СЭД двух обозначенных категорий занимают гибко настраиваемые системы, включающие в себя широкий набор программных компонентов, которые могут быть собраны подобно конструктору в соответствии с потребностями конкретного предприятия без необходимости прибегать к перепрограммированию программной основы системы. В случае использования таких решений проект обычно осуществляется оперативно, при этом стоимость внедрения не возрастает, привлечения большого штата программистов не требуется, а заказчик получает работающую систему, способную гибко подстраиваться под существующие и будущие задачи.

Дополнительным преимуществом СЭД может стать ее веб-ориентированность, поскольку в настоящее время интернет-технологии и широкополосный доступ к сети чрезвычайно распространены. Веб-интерфейс СЭД позволит любому авторизованному пользователю получать доступ к единому корпоративному информационному пространству с применением любого веб-браузера и компьютера, имеющего подключение к сети. При этом ИТ-специалистам, управляющим СЭД, не нужно устанавливать специализированное ПО на рабочих станциях, а весь контроль системы можно осуществлять удаленно через доступ к одному или нескольким серверам.

Согласно требованиям ГОСТ, любой проект внедрения выполняется поэтапно и включает, в том числе, следующие стадии: «Техническое задание», «Технорабочий проект», «Ввод в действие». На этапе «Техническое задание» проводится обследование процессов, подлежащих автоматизации, определяются выполняемые в рамках каждого процесса действия и их очередность, осуществляется сбор требований к составу и формам документов и отчетов. Обследование включает в себя интервьюирование членов рабочей группы и ключевых сотрудников заказчика, а также изучение и анализ дополнительной информации. Далее формируются общие и технические требования к функциям и задачам, выполняемым автоматизированной системой, разрабатывается и утверждается документ «Техническое задание». На этапе «Технорабочий проект» выполняются работы по конфигурации системы, описываются выполненные настройки системы, разрабатываются регламенты проведения приемосдаточных испытаний, руководства для пользователей и администраторов системы. Этап «Ввод в действие» включает развертывание системы, обучение пользователей, проведение приемосдаточных испытаний и опытной эксплуатации, сбор, обработку и устранение замечаний к системе, возникших у сотрудников, передачу системы в промышленную эксплуатацию.

Однако простое следование методике и выбор оптимального решения, отвечающего задачам и ограничениям проекта, не гарантируют успех проекта. Многолетний опыт автора, накопленный в ходе реализации и успешного запуска десятков корпоративных СЭД, свидетельствует об одном ключевом факторе успеха -заинтересованности руководства в запуске системы. Любое, даже самое эффективное и разумное программное решение не может быть внедрено без качественной управленческой поддержки. В противном случае проект «завязнет» в вялом или активном сопротивлении работников на местах. Это сопротивление чаще всего вызвано негативным отношением сотрудников организации к неочевидно (для них) полезным нововведениям и, как следствие, нежеланием менять свои привычки и включать в них необходимость работы в СЭД. И если проект не находит активной поддержки руководителей, его успеху не помогут ни эффективная модульная структура ПО, ни его веб-ориентированность, значительно облегчающая пользование.

Любому проекту внедрения СЭД требуется деятельное участие руководства предприятия во всех этапах: от четкого формулирования задач на уровне концепции системы до планомерного разъяснения персоналу необходимости внедрения СЭД и директивного указания на начало работ в системе. Именно в этом заключается успех решения проблем внедрения.

Подходы к оценке эффективности проекта

Преимущества СЭД достаточно очевидны. Она позволяет избавиться от типичных проблем бумажного документооборота организации:

● сложностей с осуществлением совместного доступа к документам;

● многократного копирования одного и того же документа;

● трудностей с нахождением важной документации;

● чрезмерных трудозатрат сотрудников на создание и работу с документами;

● высокой стоимости архивного хранения бумаг.

Положительные результаты внедрения и функционирования системы электронного документооборота можно классифицировать по нескольким типам. В первую очередь это самые очевидные тактические преимущества, связанные с сокращением прямых затрат на ведение документооборота. Такие затраты можно четко измерить и оценить, какие деньги экономятся благодаря СЭД за счет физического высвобождения пространства офиса, уменьшения затрат на копирование документов, сокращения затрат на их транспортировку, а также уменьшения операционных затрат на ресурсы (рабочую силу и оборудование).

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации в долгосрочной перспективе и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести целый ряд факторов. Повышение качества работы с информацией: улучшение доступа за счет создания единого информационного пространства, увеличение скорости обработки информации, повышение уровня информационной безопасности. К стратегическим преимуществам можно также отнести повышение исполнительской дисциплины, скорости и качества принятия управленческих решений, внедрение качественного управления человеческими ресурсами. Внедренная СЭД помогает обеспечить соответствие нормам и законам, улучшает психологический климат в организации.

Оценить экономическую эффективность внедрения СЭД можно по результатам, полученным компаниями, которые перешли на электронный документооборот:

● значительно уменьшено время поиска информации;

● увеличение скорости реагирования на входящие запросы;

● сокращение расходов на обработку бумажных документов.

Если оценить снижение количества трудочасов сотрудников компании на рутинные процедуры по обработке бумажных документов, можно легко вычислить сумму в денежных единицах (в долях от фонда заработной платы персонала), экономить которую помогает работающая СЭД.

Заключение

На сегодняшний день необходимость внедрения системы электронного документооборота в коммерческих или государственных структурах, деятельность которых подразумевает обработку больших объемов неструктурированных документов, очевидна. Основную сложность представляют выбор оптимального решения, способного наиболее эффективно решить существующие и будущие задачи организации, а также организационная поддержка процесса развертывания системы и запуска ее в промышленную эксплуатацию.

Источник:  Connect! Мир связи

Тип: Статьи

 (3,04 - оценили 2 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр