Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Соединяем внутренний и внешний документооборот

  0 комментариев Добавить в закладки

Мнения: Павел Воробьев, Александр Лымарь

Эксперт: Александр Валеев

Распространенная проблема – компания внедрила ЭДО, но трудозатраты на документооборот не только не сократились, но даже увеличились. Именно здесь возникает понимание, что процессы должны быть сквозными. Как это должно быть реализовано в проектах ЭДО, рассказывают наши эксперты.

Разбираемся в проблеме

Приведем пример. Электронные документы (ЭД), как и при бумажном документообороте, создаются в учетной системе на основе входящих счетов-фактур. В качестве основания продажи служат данные из справочника «Реализация товаров и услуг». Если раньше достаточно было распечатать созданный документ, то теперь его нужно просто передать в сервис ЭДО. Таким образом, при совершении продажи возникает необходимость постоянно создавать и заполнять документы в учетной системе, а потом повторять то же самое в веб-клиенте оператора ЭДО. Отказаться от своей учетной системы – не вариант, поскольку в ней ведется весь оперативный и бухгалтерский учет.

Александр Валеев,
Руководитель проектов Synerdocs

Счета-фактуры для обмена с контрагентами в электронном виде используются в формате .xml, то есть данные документы – структурированные. Работа с ними внутри организации в основном происходит в учётной или ERP-системе (например, 1С, SAP). Для таких систем на рынке, как правило, предлагаются решения прямой интеграции между учетной системой и сервисом оператора ЭДО. В этом случае возможностей прямого интеграционного решения для СЭД часто бывает достаточно. Документы сразу поступают в учетную систему, где на основании ЭД создаются карточки.

В этом процессе в зависимости от отрасли могут использоваться дополнительные информационные системы (далее – ИС). Обычно они обслуживают основные бизнес-процессы компании. Например, EDI в ритейле или биллинговые системы в энергосбытовых компаниях. Таким системам может быть достаточно данных из структурированных документов, а оригиналы ЭД с ЭП им будут не нужны.

Павел Воробьев,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Wildberries

Мы не могли взять электронный документ как есть и начать его внедрять. Нам потребовалась внутренняя маршрутизация электронных документов, а в этом случае прямой интеграции оказалось недостаточно. Например, прежде чем занести входящий акт выполненных работ в учётную систему и оплатить по нему работы, необходимо согласовать его с двумя заинтересованными сотрудниками. В этом случае потребовалось не просто интеграционное решение, а полноценное исследование и разработка методических правил.

Договоры, приложения, спецификации, отчёты агентов, письма и другие аналогичные документы для обмена с контрагентами в электронном виде, как правило, неструктурированные и используются в различных форматах. Работа с этими документами обязательно связана с каким-либо бизнес-процессом компании и часто требует коллективной работы. Это может быть маршрутизация документов внутри компании, организация доступа сотрудников к документам, хранение и другие задачи.

Разбираем решения

Александр Валеев,
Руководитель проектов Synerdocs

Если внутри компании необходимо организовать коллективную работу с документами, обмен которыми производится с контрагентами в электронном виде, есть два варианта решения: автоматизация или перестройка процесса.

Автоматизация подразумевает внедрение в компании дополнительного инструмента, например, ECM-системы, и использование её для маршрутизации ЭД внутри компании. Или с этой же целью можно интегрировать свою корпоративную ИС с сервисом оператора ЭДО.

Можно изменить и сам бизнес-процесс так, что по существу организовывать внутренний ЭДО не потребуется. Например, входящие документы сразу будут приходить ответственному сотруднику на подписание, и он же будет принимать решения по данным документам. Также можно скорректировать бизнес-процесс таким образом, что имеющихся в компании решений и настроек, возможностей ИС будет достаточно.

В целом выделяется несколько вариантов для интеграции процессов.

  1. Веб-сервисы ЭДО. Обычно они подходят для компаний с небольшим внешним трафиком документов, и их базовая возможность – это прием и отправка ЭД, а также работа с ЭП. Но уже сейчас ряд операторов предлагают в веб-клиентах простые функции внутреннего ЭДО: согласование документов и их элементарная маршрутизация, простые права доступа, расширенный поиск и т.п.
  2. Интеграция напрямую с учётной системой (ERP). Основными функциями таких интеграционных решений для внешнего ЭДО являются: обмен ЭД с сервисами операторов ЭДО, подготовка и обработка формализованных (по форматам ФНС) документов, работа с ЭП, поддержка регламентов обмена ЭД. Простые функции внутреннего ЭДО аналогично веб-клиентам операторов ЭДО могут быть представлены в данных интеграционных решениях, или сама учётная система может включать функциональность внутреннего ЭДО (но в реальности это используется редко).
  3. Интеграция с ECM-системой. В данных решениях есть вся необходимая функциональность для внешнего и внутреннего ЭДО, но работают в ECM-системах в основном с неструктурированными документами (в терминах операторов ЭДО это обычно неформализованные документы), а трафик ЭД во внешнем ЭДО в основном составляют формализованные документы (счета-фактуры и первичка по форматам ФНС). Для работы с формализованными документами ECM-системы также предлагают решения, например, бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учётный документооборот» от компании DIRECTUM.

Есть и другие варианты, но используются они гораздо реже. Также компания может самостоятельно разработать необходимое решение, используя API сервиса оператора ЭДО.

Александр Лымарь,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Nokian Tyres

Для организации работы с договорными документами внутри Nokian Tyres используется связка 1С-Oracle-DIRECTUM. До перехода на ЭДО вся коллективная работа с данными документами производилась на бумаге, но под управлением ECM-системы.

С дальнейшим развитием внутреннего электронного документооборота договорных документов задача автоматизации сводилась к интеграции корпоративной ИС с сервисом оператора ЭДО. То есть большую часть проблем со сквозными процессами в компании решили на этапе внедрения СЭД.

В заключение стоит отметить следующее: преимущества обмена электронными документами очевидны – это экономия на расходных материалах, почтовых и транспортных расходах и, что особенно важно, это ускорение согласования документов с контрагентами, гарантия доставки. Использование связки ИС-ЭДО позволяет получить еще больше преимуществ в виде существенной экономии трудозатрат и снижения количества ошибок при обработке документов. Поэтому при выборе оператора ЭДО важно учитывать не только размер абонентской базы, стоимость документооборота, но и то, какие возможности предлагает оператор для связки вашей учетной системы с ЭДО.

Особенно имеет смысл обращать внимание на готовые или типовые «связки» ЭДО и СЭД. Интересен и опыт самих разработчиков ECM-систем. Например, DIRECTUM последовательно развивает идею интеграции с Synerdocs, имеет смысл изучить этот опыт на конкретных проектах.

Похожие записи
Комментарии (0)
Комментарии закрыты
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев