Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Нормативные документы и правовые аспекты

Стандартизация в СЭД: российский рынок ищет новые направления

  0 комментариев Добавить в закладки

Михаил Демидов

Отсутствие или слабая проработанность национальных стандартов для деятельности СЭД в России продолжает являться сдерживающим фактором развития рынка. Тем не менее, активные действия государства и надотраслевых сообществ в этой области могут изменить ситуацию в лучшую сторону.

Современному рынку систем электронного документооборота в России остро необходимы «собственные» стандарты в области управления. Так, сегодняшнее законодательство учитывает преимущественно вопросы ИБ, связанные с использованием продуктов (в соответствии с защитой персональных данных и применением ЭЦП) и обрабатываемого ими контента (например, форматов отчетности). В федеральные и региональные законы и нормативные акты также начинают включаться и требования к юзабилити и функциональному наполнению СЭД - многоязычные локализации, работа с различными ОС и так далее. Тем не менее, единственным документом, который стал определять стандарты индустрии, можно считать закон, регулирующий прохождение электронных сообщений в межведомственном электронном документообороте, и в котором было объявлено о создании группы стандартов «Системы электронного документооборота». Помимо этого, на рынке до сих пор не решены многие проблемы, связанные с электронным документооборотом. В их числе интероперабельность различных СЭД, создание единой терминологии, реализация работы с различными форматами файлов и их метаданными, недостаточная заинтересованность и понимание значимости электронных процессов, тормозящие развитие отрасли.

По ту сторону

На сегодняшний день продукты для управления документооборотом часто построены на основе известных западных стандартов (в частности, американский DoD и европейский MoReq 2). Однако в свете перспектив разработки собственных национальных стандартов они могут являться материалом, на котором можно учиться – ведь практики ведения документооборота в России и на Западе кардинально различаются. «Думаю, что европейские стандарты, например, MoReq, гораздо более актуальны для России, чем, например, DoD. Именно стандарту MoReq уделяется у нас сейчас особенное внимание», - говорит Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink. По его словам, серьезное преимущество западных стандартов состоит в том, что для их разработки привлекаются сильные команды высокопрофессиональных специалистов, а также представители крупных вендоров, причем все это основывается на таком широком опыте внедрения, которого у нас пока еще нет. Это, по словам Бейдера, является для отечественных компаний «сверхзадачей», которая заставляет мобилизоваться и повысить качество нашей работы.

На сегодняшний день продукты для управления документооборотом часто построены на основе известных западных стандартов

На сегодняшний день продукты для управления документооборотом часто построены на основе известных западных стандартов

«Западное сообщество уже понесло значительные материальные и интеллектуальные затраты, «набило шишки», глубоко проработало и качественно обсудило проекты стандартов. Учитывая затраты на разработку с нуля и переход на новый национальный стандарт, игнорировать этот опыт было бы, как минимум, расточительно, - уверен Павел Плотников, руководитель департамента продвижения решений и продуктов корпорации «Электронный Архив». - Противники зарубежных стандартов считают, что в них не учитывается национальная специфика. Однако эксперты уже оценили Единую европейскую спецификацию построения систем автоматизации ДОУ MoReq-2, которая предполагает учет того, что в делопроизводстве разных стран имеется национальная специфика, особенности местного законодательства, традиции и концепции документирования. Все это будет отражено в так называемой особой, «нулевой» главе для каждой страны. Именно это надо сделать и разумно апробировать стандарт на практике».

В свою очередь, Виктор Сущев, директор по консалтингу DocsVision, впрочем, замечает, что зарубежные стандарты служат своего рода ориентирами, но признает необходимость национальных стандартов для рынка СЭД. Он полагает, что они во многом могут базироваться на зарубежных наработках, хотя в ряде случаев, по его словам, их адаптация будет целесообразной. Причина этого – отличия российской практики от европейской и американской, которую формулирует Владимир Митюнин, руководитель московского офиса департамента Documentum компании «Корус Консалтинг». Он видит существенные различия в значимости электронного документа в случаях судебных разбирательств (например, электронное письмо может выступить доказательством в американском суде, в России оно не будет являться легитимным – прим.CNews), а также в том, что отечественные стандарты в большей степени учитывают специфику работы с бумажными документами, чем с электронными.

О том, что такие задачи, как формирование правильных регламентов доставки и учета электронных документов, определение обязательной реквизитной части и др., западными стандартами не рассматриваются, говорит Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «Интертраст». Однако, как замечает Сергей Киселев, директор департамента разработки программного обеспечения группы компаний «Инталев», в условиях неразвитости собственных стандартов происходит некоторая зависимость от иностранных «образцов поведения». Игорь Кравченко, руководитель центра разработки ПО компании «Рексофт», полагает, что преимущества стандартов США и Европы, состоящие в том, что они расширяют функциональность СЭД и предполагают взаимодействие этих продуктов от разных производителей, «дополняются» недостатками, связанными с тем, что наличие этих возможностей приводит к удорожанию продуктов, а при эксплуатации новые функции крайне сложно реализовать из-за межведомственных барьеров и требований по обеспечению ИБ.

Тем не менее, выход из сложившейся ситуации все же имеется. Он может быть выражен в разведении разных по типу стандартов – тех, использование которых возможно в оригинальном виде, и тех, над которыми нужно проводить масштабные работы по адаптации. К первым можно отнести технические спецификации, которые могут быть взяты «как есть» или с минимальными уточнениями. Наталья Храмцовская, ведущий специалист компании ЭОС по управлению документацией, приводит в пример PDF/A, который вообще можно было бы признать нашим национальным стандартом без перевода. «Сложнее со стандартами, которые должны учитывать особенности национального права, делопроизводства и т.д. В этом случае зарубежные стандарты могут послужить хорошей отправной точкой, но определенные элементы придется серьезно перерабатывать и дорабатывать», - говорит эксперт. Она приводит в пример тот факт, что в ряде стран для государственных органов существуют стандарты метаданных, регламентирующие минимальный набор таких метаданных, названия элементов, типы данных и т.д., часто доведенные до XML-схем и такие стандарты без переделки использовать не получится (даже после перевода на русский язык), поскольку в России используется свой, существенно отличающийся набор метаданных (реквизитов).

Похожая ситуация наблюдается и с открытыми форматами. Владимир Митюнин отмечает, что Европейском Союзе (особенно в государственном секторе стран-участниц и в надгосударственных организациях), в последние годы очень сильна тенденция к переходу на открытые форматы, которые стандартизированы для всех государственных учреждений – формат ODF уже давно стал стандартом во внутреннем документообороте многих структур ЕС (например, внутренней переписки датского правительства), а от закрытых DOC и XLS, применяемых в пакете Microsoft Office, было решено отказаться. В России, констатирует он, подобные процессы пока находятся на стадии редких экспериментов.

Несостыковка СЭД

Основной проблемой, которая остро стоит в госсекторе и по-прежнему остается нерешенной, можно считать неспособность современных СЭД к общему использованию и обмену информацией между собой (интероперабельность). Виктор Сущев полагает, что это связано с отсутствием на сегодняшний день утверждения стандарта межведомственного электронного документооборота и повсеместной его реализации в современных системах. Он убежден, что в процессе его применения будут возникать проблемы, например, отсутствие требований к способу применения и трактовки ЭЦП в таких сообщениях. «В итоге семантика ЭЦП может неоднозначно восприниматься разными СЭД», - объясняет эксперт. Неоднозначной является и ситуация с открытыми КИС в госсекторе и их интеграцией с СЭД. Ефим Старостин, директор департамента экспертной и технической поддержки продаж Optima, связывает это с тем, что компании пытаются сэкономить за счет использования не проприетарного ПО и надеются на достижение независимости от иностранного производителя. В итоге это создает определенные трудности для разработчиков СЭД, причем даже для тех, кого считали до сих пор разработчиками интероперабельных СЭД: «Если раньше сферами интероперабельности были в основном операционные системы и СУБД, то теперь к ним добавились офисные приложения, криптосредства, службы каталогов, технологии межпрограммного взаимодействия и т.д., то есть в интероперабельности оказалось нуждающимся программное обеспечение из состава СЭД по всему спектру архитектурных слоев системы».

Наиболее сложной задачей для продуктов на рынке является передача из системы в систему разного рода метаданных (реквизитов), которые нужны как для доказательства целостности и неизменности документов, так и для их эффективного использования в рабочих процессах. На рынке нет промышленных стандартов, помогающих реализовать это в нынешних российских СЭД. «Поскольку создание СЭД для всех государственных органов на единой платформе, очевидно, невозможно, то вопрос обмена данными между СЭД различных уровней и основанных на различных технологиях тут стоит особенно остро. В свое время Гильдия Управляющих Документацией вышла с инициативой и даже предложила свой стандарт формата и состава метаданных для СЭД, ориентированных на обработку ОРД. В подготовке этого стандарта приняли участие ряд известных российских производителей систем автоматизации ОРД. Однако я не слышал ничего о том, что кто-то, даже из участников разработки, этот стандарт использовал и внедрил», - констатирует Александр Бейдер.

Павел Плотников приводит в пример, что в прошлом году появились постановление правительства «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и инструкция «Росархива» №76 по делопроизводству, которые регламентируют работу ФОИВ с электронными документами, что ставит Россию на путь к созданию полноценного законодательства в области развития и стандартизации СЭД в госучреждениях. «Однако подготовить регламент и расписать порядок работы - это не значит создать стандарт. К сожалению, для большинства федеральных ведомств до сих пор нет четкого регламента, в каких форматах должны «ходить» документы, где и как они должны храниться и, самое главное - как они будут сдаваться на госхранение. Нет нормативной базы по протоколам обмена информацией, не разработан стандарт для хранилища электронных документов, не решены вопросы подтверждения юридической значимости документов по прошествии длительного промежутка времени в несколько лет и т.д. Все это не дает возможность производителям СЭД работать в одном стратегическом направлении, что, в конечном итоге, приводит к несовместимости систем», - заключает специалист. «Потенциально все крупные игроки рынка готовы к взаимодействию, нужно только договориться о единых правилах, - уверен Вадим Ипатов. - Но проблема может остаться нерешенной, если вместо пути обеспечения интероперабельности будет и дальше выбираться путь построения единой корпоративной системы. Такой путь только кажется более простым и надежным, на деле он оборачивается огромными временными и финансовыми потерями, различными непредвиденными рисками».

Конвенция для терминов

Отсутствие единой терминологии электронного документооборота входит в число факторов, сдерживающих развитие рынка. Причина этого – слишком сильная разница в терминах, которая не позволяет зачастую составлять регламенты и техническую документацию в проектах СЭД. «Во всех СЭД используется разная терминология, и это одна из причин, почему их сложно интегрировать, - говорит Владимир Митюнин. - Недостаточная проработка единого национального глоссария в области СЭД, безусловно, замедляет процесс стандартизации, т.к. терминологическая база - основа любого регламентирующего, обязательного для применения документа». О необходимости создания своего рода «глоссария» с однозначным толкованием терминов, указанием иностранных аналогов, комментариями и наглядными примерами, упоминает и Павел Плотников. «При отсутствии такого глоссария будет получен эффект «кусочной» или «лоскутной» стандартизации со всеми вытекающими последствиями, к которым приводит неоднозначное толкование терминов и расплывчатость формулировок, вплоть до судебных разбирательств. Создание глоссария - краеугольный камень стандартизации», - считает он.

Основные национальные стандарты СЭД

Стандарт

Страна

Сфера регуляции

DoD 5015.2-STD версия 3

США

Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами; необходимость закупки только сертифицированных продуктов; распределение полномочий и ответственности в СЭД

MoReq2

страны ЕС

Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота

NoARK-5

Норвегия

Национальные требования Норвегии к управлению электронными документами и их архивации

PROS 99/007 версия 2 (VERS)

Австралия

Управление электронными документами; содержит требования к хранилищам документов

Концепция DOMEA

Германия

Управление документами и электронная архивация в ИТ-системах; речь идет об боеспечении максимальной степени юзабилити/эргономики, «прописаны» механизмы ввода документов на бумажных носителях в систему электронного документооборота

Концепция ELAK

Австрия

«Электронное дело»; содержит полномасштабный набор требований к электронному управлению документами (более 800 требований, которые охватывают сферы управления информацией и документами, управление рабочими процессами – workflow, а также архивирование)

Источник: CNA, 2010

Тем не менее, на фоне этой проблемы гораздо серьезнее выглядят трудности с финансированием, исполнительской дисциплиной и заинтересованности компаний и регуляторов на рынке. «Терминологические проблемы, при всей их важности, фактор все-таки вторичный. Принципиальным же факторами являются мизерное финансирование работ в сфере стандартизации, необязательность применения большинства стандартов (и, как следствие, падение интереса к их разработке), отсутствие серьезной заинтересованности государства в этой работе», - отмечает Наталья Храмцовская. Вадим Ипатов соглашается с тем, что определения электронного подлинника или электронного документа, имеющего юридическую силу, как и многие другие определения, должны быть даны, но не считает это главным сдерживающим фактором. «Существует достаточно большое число межведомственных процессов, которые можно было бы организовать с сопровождением их электронными документами на основе здравого смысла и уже имеющихся законов и терминов. Тормозит недостаточное понимание значимости «электронных процессов» людьми, принимающими решения, а отсюда - отсутствие прецедентов и опыта реализации», - замечает специалист.

Выход на свет

В целом, ситуацию со стандартами на российском рынке СЭД нельзя считать плачевной. Национальные стандарты, о которых говорится на высшем уровне, будут развиваться вместе c развитием технологий и возрастанием роли государства в регулировании рынков. В основном это связано с проявлением интереса к вопросам стандартиризации со стороны правительства. Однако подобные тенденции должны быть подкреплены реальными делами, причем также и со стороны участников рынка. «Кроме воли, (государству – прим. CNews) необходимо выделять финансирование на разработку этих стандартов и, конечно, необходимо участие профессионального сообщества, экспертов», - говорит Виктор Сущев, приводя пример такого сообщества в виде «Гильдии управляющих документацией». О необходимости такого надотраслевого объединения говорит и Владимир Митюнин, который, впрочем, задается вопросом - насколько сама отрасль заинтересована в наличии таких стандартов. «Вендоры продвигают свои стандарты вместе со своими продуктовыми линейками, - объясняет он. - Например, развитость внешних интерфейсов (API) у Documentum является конкурентным преимуществом этого продукта, а единые стандарты могут лишить продукт этого преимущества. Стандарт «причешет всех под одну гребенку». Для интеграторов стандарты также несут серьезные риски, т.к. решение вопросов интеграции систем является одним из направлений их работы». Тем не менее, специалист отмечает, что для пользователей стандарты будут, безусловно, полезны, поскольку, например, сотрудники смогут переходить из компании в компанию и работать с разными СЭД без дополнительного обучения, а также будет отсутствовать зависимость от конкретного поставщика. Наталья Храмцовская, говоря об обобщенном «портрете» такого стандарта, описывает его так: этот стандарт должен пользоваться в мире авторитетом, иметь положительный опыт внедрения, он должен быть качественно переведен на русский язык, и бесплатно распространяться в России. Хорошим примером, по ее мнению, являются европейские спецификации MoReq 2, но она надеется, что появятся и другие подобные стандарты.

Новые разработки регулирующих документов в деятельности рынка СЭД в любом случае должны возникнуть в виде ответа на эволюционное развитие самой отрасли. Начало может быть положено в госсекторе, для которого возможно создание правового поля, позволяющего регулировать электронный документооборот, после чего начнется разработка проекта системы стандартов для бизнеса. Здесь важно, чтобы это развитие происходило естественным путем, поскольку любое искусственное привнесение стандартов и инструментов контроля в условиях развивающего рынка может привести к обратным последствиям.

Источник: CNews, 12 февраля 2010

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев