Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Место ECM в информационной системе предприятия

Suites vs. Best-of-Breed

  0 комментариев Добавить в закладки
ПУНКТ №2 СДЕЛАН

Тони Бёрн

От Автора

Cпор о том, что лучше: комплексное программное решение от одного производителя (suite software) или набор лучших в своем классе решений, но от разных производителей (best-of-breed software), длится столько лет, сколько лет самим корпоративным программным продуктам.

 

В области управления корпоративным контентом (ECM) эти споры особенно сильны, отчасти благодаря определенной консолидации в данной индустрии. С полдюжины крупнейших производителей систем управления контентом поглотили других поставщиков программных продуктов и теперь могут похвастаться ECM-системами с всеохватывающим функционалом. Вместе с тем уход со сцены поставщиков конечных решений, который давно предсказывали, так и не случился, и многие из числа поставщиков специализированных решений продолжают процветать.

 

Итак, у компаний есть возможность выбора. Но что же предпочесть? CMS Watch пригласила представителей каждого из лагерей на «очную ставку». В защиту ECM Suites выступает Том Дойч, представитель компании FileNet. Подход «лучшие в своем классе» представляет Ричард МакКарти из компании Tridion. Ниже они приводят аргументы в пользу каждого из типов решений, насколько успешно каждая из этих систем решает ключевые задачи по управлению корпоративным контентом в современном бизнесе.

 

Более точно отвечает потребностям бизнеса?

Комплексные решения

Лучшие в своем классе

Задачи по управлению веб-контентом в сущности совпадают с задачами по управлению контентом, которые в свою очередь в основе своей совпадают с потребностями организации, и эти потребности пересекаются с более масштабными задачами бизнеса.  Следовательно, любое веб-решение должно отвечать потребностям и бизнеса и сети одновременно. Организациям все чаще требуются комплексные интегрированные решения по управлению контентом, способные решать задачи, связанные с созданием и редактированием контента, процедурами согласования, публикации, соответствием установленным требованиям. Почему? Потому что доказано, что это все необходимо для получения прибыли от инвестиций (ROI), а во многих случаях также является требованием регуляторов.   

Создание и публикация веб-контента – это лишь немногие задачи, которые могут быть решены при помощи комплексных ECM-решений. Также сильной стороной комплексных решений  являются обработка контента, проверка его на соответствие установленным требованиям, а также интеграция с другими системами. Реальность такова, что контент и бизнес-процессы должны быть объединены, чтобы компания могла извлечь максимальную выгоду.

Довод в пользу специализированных решений звучит просто: это то, что нужно рынку.

А рынку нужно следующее:

·         Решения, тесно связанные с потребностями бизнеса. Руководство компаний единодушно выступает за использование приложений по управлению контентом, способных решать насущные задачи бизнеса. Им нужен не столько определенный набор функциональных возможностей, сколько специализированное решение для конкретной бизнес-задачи.

·         Высокая готовность. Компаниям нужны приложения, которые можно быстро развернуть и подогнать под нужды менеджера. 

·         Мощное средство для решения задач, связанных с Интернетом. Для любого предприятия, которое стремится к расширению бизнеса, Интернет играет важную роль.

·         Адресная коммуникация - способность обеспечить коммуникацию с конкретными целевыми группами. В этой связи доставка контекстно-ориентированного контента выступает как несомненный плюс.

·         Многоканальные возможности. Несмотря на то, что многие проекты изначально могут ограничиваться лишь одним каналом, руководство организации хочет быть уверено, что технология, в которую они вложили средства, может быть использована и для других каналов.     

 

гарантирует лучший возврат инвестиций (ROI)?

Комплексные решения

Лучшие в своем классе

Грамотно рассчитанный и измеренный возврат инвестиций (ROI) требует, чтобы компания должна улучшить не только свою веб-присутствие но и состояние бизнеса в целом.  Рационализация процесса веб-публикации путем дублирования контента едва ли оправдана в долгосрочной перспективе. Также неоправданно подвергать компанию риску, связанным в том числе с вопросами соответствия установленным требованиям, вследствие того, что в компании нет четко отлаженных процессов управления документами. Решение по управлению веб-контентом, наряду с управлением веб-сайтом, должно также успешно решать задачи по сокращению издержек, предотвращению проблем, связанных с несоответствием формальным требованиям, а также идеально вписываться в общую IT-стратегию компании.

Использование хранилищ контента, в то время как практически каждая компания стремится от них отказаться, в конечном счете лишь приводит к необходимости интеграции.  Это едва ли способно принести финансовую выгоду компании, поскольку затраты и время, необходимые для интеграции автономного решения с принятой в данной организации системой управления документами, могут быть колоссальными.

Если измерять доход от вложенных средств в реальном выражении, что включает в себя такие показатели как быстрое внедрение решения, необходимая системная интеграция, сокращение издержек и минимизация рисков, комплексное решение обеспечивает более высокий и стабильный доход от инвестиций.

Чтобы вложения в систему управления контентом максимально окупились, обратите внимание на следующее:

 

Научитесь ходить, прежде чем бегать – не инвестируйте тысячи долларов в технологию, которая сопряжена с большим риском прежде, чем вы поймете, что она действительно вам подходит. Сделайте выбор в пользу поставщиков специализированных решений, готовых минимизировать ваш риск путем предоставления вам возможности приобрести программный продукт помодульно (т.е. вы платите только за то, что вам действительно нужно). 

Если бизнес расширяется – посмотрите отзывы других компаний о том, как они использовали системы управления контентом для ведения онлайновых продаж или тщательно изучите, как технология может быть использована для разных каналов. Доклад Forrester «Комплексные системы против специализированныз решений» считает,  что именно поставщики систем управления веб-контентом как никто другой могут помочь развитию вашего бизнеса.

Используйте повторно то, что уже имеете – это важно для извлечения максимальной прибыли от инвестиций. Этот вопрос подробно рассматривается в следующем параграфе.

                                  

обеспечивает гибкость и быстрый выход на рынок?

Комплексные решения

Лучшие в своем классе

Быстрая настраиваемость и гибкость системы управления контентом  подразумевает ее способность подстраиваться под нужды пользователя, а не наоборот. Скорость настройки и гибкость системы определяются ее способностью вписываться в корпоративную политику информационной безопасности и ведения IT-операций с тем, чтобы сотрудники могли незамедлительно приступить к работе в безопасном режиме. Скорость и гибкость системы предполагает множество способов, посредством которых создатели контента могут работать с ним, использую имеющийся рабочий стол и инструментарий портала. Гибкость и скорость системы требуют, чтобы контент, вне зависимости от места его хранения, мог использоваться для различных целей, а не создаваться каждый раз заново.

Чтобы система была гибкой, необходимо, чтобы пользователям был доступен инструментарий совместной работы и чтобы это были именно те инструменты, которые сотрудники уже используют, а не патентованные системы. Наконец, гибкость и скорость настройки подразумевают способность системы подстраиваться под будущие требования, и только Suite-система готова предложить такой широкий набор возможностей, который будет являться гарантией того, что ныне используемая организацией система управления контентом не будет устаревать с ростом требований в будущем.

Большинство менеджеров под гибкостью программного продукта понимают возможность многократное его использование. Это является своеобразным камнем преткновения для комплексных ЕСМ-решений, в том смысле, что портфолио этих систем настолько широк, что поставщики, предлагающие эти системы, будут настаивать на замене уже имеющейся у вас системы управления документами или веб-контентом на их собственную. По мнению многих руководителей, замена того, что уже есть и что их в принципе устраивает, вряд ли является экономически обоснованным шагом. Специализированные решения в большинстве случаев не дублируют ту технологию, что вы уже используете. Вместе с тем, важно, чтобы они соответствовали отраслевым стандартам и обладали способностью к интеграции с приложениями бэк-офиса.

Поскольку функционал ECM-система чрезвычайно широк, нельзя сказать, что высокая готовность является ее сильной стороной. Напротив, специализированные решения ставят намного более реалистичные цели. Сразу по завершению анализа, можно начать процесс внедрения, который займет считанные месяцы, если не недели.

 

Является более успешной стратегией предприятия в долгосрочной перспективе?

Комплексные решения

Лучшие в своем классе

Вряд ли найдется компания, которая, глядя в будущее, не думает о необходимости быть гибкой, повышать эффективность пользователей и и которая не уделяет достаточного внимания вопросам управления процессами и соответствия требованиям. Еще меньше тех, кто хочет сшивать имеющиеся приложения, как лоскуты, вместо того, чтобы получить их изначально слаженно работающих вместе, причем сразу из коробки.

Если вы разделяете мнение этих компаний, вам нужна комплексная ECM-система.  Сейчас, когда интеграция контента и функциональность комплексных систем являются ярко выраженным трендом в области систем управления корпоративным контентом, для чего использовать специализированное хранилище веб-контента? Только  комплексная система способна предложить необходимые функциональные возможности, не требуя при этом проведения дорогостоящих и непростых работ по интеграции отдельных компонентов системы. Только комплексное приложение готово предложить централизованный подход, значительно сокращая стоимость владения продуктом и повышая экономическую эффективность для предприятия. Только комплексная система способна предложить такой набор функциональных возможностей, которые можно использовать на все 360 градусов и которые отвечают как насущным, так и долгосрочным потребностям бизнеса.

Сейчас, когда на рынок ECM выходят такие крупные инфраструктурные игроки как IBM, Microsoft и Oracle, лишь вопрос времени как скоро поставщики ECM-систем вынуждены будут пойти по пути поставщиков специализированных решений, чтобы как-то отличаться друг от друга.

Требования, которые предъявляет бизнес-сообщество, будут только расти. Потребуются такие приложения по управлению контентом, которые сочетают в себе способность управления мультимедиа-контентом (rich content) и возможности транзакционных систем. Компании, предлагающие специализированные решения, пока остаются ведущими поставщиками на этом рынке.

Развитие технологий также склоняют пользователя к выбору специализированных решений. Интеграция контента и веб-сервисы стремительно звиваются. Это позволит организациям повторно использовать те инвестиции, которые они сделали в прошлом, начиная с доступа к данным на мейнфрейме и заканчивая многократным использованием контента, хранящимся в хранилище специализированного решения. Так зачем же выбирать комплексные ECM-решения, если вскоре вы сможете многократно использовать то, что у вас уже есть?

 

В целом более всеобъемлющий подход?

Комплексные решения

Лучшие в своем классе

Создание и обработка веб-контента в отрыве от потребностей бизнеса способно скорее создать проблемы, чем решить их.  Комплексная система готова предложить широкий функционал, возможность повторно использовать контент в разнообразных целях, а также возможность интегрировать веб-приложения в более широкий бизнес-контекст. Комплексное решение также предлагает более широкий набор инструментов поддержки различных стандартов для контента и процессов, открывая таким образом возможности к интеграции.   

Комплексное решение также предоставляет доступ к контенту оптимальному числу пользователей, там и когда им это понадобится. Комплексное решение позволяет системе управления веб-контентом решать не одну бизнес-задачу, а одновременно несколько, с консолидированной и централизованно управляемой платформы. Немногие предприятия готовы уделять 100% внимания публикации веб-контента, а комплексные приложения прекрасно справляется с решением общих вопросов бизнеса и управлением веб-сайтом.

В заключение необходимо отметить, что руководители предприятий проявляют интерес только к тем технологиям, которые могли бы повысить конкурентоспособность компании.  Руководству  компании нужны решения, которые максимально подходят для ведения текущих бизнес-операций и внедрение которых не занимает много времени. Ценность определенной технологии также зависит от ее потенциала способствовать расширению бизнеса, для чего крайне важны такие характеристики системы как ее способность максимально использовать возможности Интернета, доставлять информацию до целевой аудитории и использовать одновременно несколько каналов.    

Именно этими характеристиками обладают многие специализированные решения и именно поэтому они являются оптимальными.

 

 

Tom Deutsch

Том Дойч пришел в FileNet в начале 2003 года. Руководил подразделениями, которые занимались организацией выпуска программных продуктов, их продвижением и продажей.  В настоящее время курирует такие направления работы FileNet как управление контентом, совместная работа и WCM-предложения.  

 

Richard McCarthy

Ричард МакКарти работает менеджером по продвижению продуктов в Tridion, компании, которая является поставщиком CMS-систем с головным офисом в Нидерландах и офисами по всей Европе. Ричард МакКарти имеет более чем 25-летний опыт работы в области управления информацией, разработки программных продуктов, а также оказания консалтинговых услуг.

 

Об авторе

Tony Byrne

Тони Бёрн является основателем и редактором CMS Watch, независимой аналитической IT-фирмы. Бёрн также оказывает консалтинговую поддержку ведущим международным компаниям и общественным организациям, помогая им с выбором и внедрением технологий по управлению контентом. Бывший репортер, издатель, преподаватель, работавший в нескольких странах, и ветеран с 16-летним стажем в области компьютерных технологий, Бёрн возглавлял инженерный и производственный отделы в консалтинговой фирме информационных технологий. Он автор The CMS Report, издатель Enterprise Portals Report, Enterprise Search Report, а также Records Management Report. Все эти издания доступны на сайте CMS Watch.

 

Источник: CMS Watch

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев