Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Внутрихолдинговый обмен: оператор обмена или система документооборота?

  7 комментариев Добавить в закладки

Движение документов внутри холдинга можно поделить на два больших потока. Первый — внутренние (корпоративные) документы, куда входит различная распорядительная и служебная документация, внутренние нормативы и т.п. Второй поток — это внешние документы, сопровождающие основную и хозяйственную деятельность компаний холдинга. Эти документы нередко участвуют в процессах движения товаров и материальных ценностей, поэтому напрямую связаны с бухгалтерским и налоговым учетом, что повышает серьезность требований к их оформлению и регламентам обмена. Отсюда и определенные особенности перевода их в электронный вид, так как помимо необходимой функциональности решение должно обеспечивать работу с утвержденными форматами документов и гарантировать юридическую значимость процесса обмена.

Сегодня в холдинговых структурах уже есть практические наработки по автоматизации движения документов между компаниями. Многие вопросы, связанные с пониманием правовых аспектов электронного документооборота, уже решены, теперь компании могут выбрать, по какому направлению развивать внешнее взаимодействие.

Два пути автоматизации внешнего обмена

Холдинговая компания уже имеет опыт автоматизации документооборота: здесь может использоваться специализированная ECM-система или другая КИС, позволяющая осуществлять движение электронных документов в рамках бизнес-процессов. Вполне закономерно использовать текущий опыт и масштабировать уже имеющееся решение на внешний обмен. То есть, построить обмен с компаниями холдинга на платформе СЭД. Есть и другой вариант: обратиться к специализированному сервису обмена документами — оператору ЭДО, который позволит легко автоматизировать большинство внешних процессов взаимодействия.

Оба варианта будут являться естественным направлением развития автоматизации и могут применяться практически в любых бизнес-условиях. Однако каждый вариант имеет свои особенности, рассмотрим их подробнее.

Использование СЭД для внешнего обмена

Попытки автоматизировать внешний обмен с помощью СЭД были задолго до появления понятия «юридически значимый электронный документооборот». В связи с важностью этой задачи крупные компании успели приобрести определенный практический опыт в этой сфере.

Во многих системах документооборота уже реализован обмен корпоративными документами между различными базами данных. Этот механизм можно использовать и для межкорпоративного документооборота. Многие системы ECM-класса обладают необходимым инструментарием по управлению бизнес-процессами. В них легче спроектировать какой-то процесс и «на лету» контролировать его логику.

Чтобы запустить обмен на платформе СЭД, необходимо помнить о нескольких нюансах:

1. Надо решить, как технически будет происходить передача документов между системами. Это может быть выгрузка в сетевой каталог, откуда система будет подгружать и регистрировать документы. Или это будет передача посредством почтового шлюза. При использовании такого варианта данные автоматически отправляются на указанный адрес электронной почты. В принимающей базе данных нужно будет указать аналогичный почтовый шлюз для автоматического получения данных.

2. Документ необходимо подписывать электронной подписью. Она хранится в отдельном файле, следовательно нужно передавать этот файл вместе с документом. А также придется решить вопрос о выборе сертификата подписи и выпуска его для всех участников обмена.

3. Для некоторых документов существуют жесткие требования по форматам и регламентам обмена. Если в ходе обмена будут передаваться первичные документы, то вашу СЭД придется «научить» работать с их форматами. Все документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять и получать в неформализованном виде.

4. Поскольку первичные документы формируются в основном в учетной системе, то необходимо будет решать вопрос ее интеграции с СЭД.

Преимущество развития СЭД в том, что вы сами управляете процессами и политиками безопасности, решаете вопросы хранения и доступа. А главный недостаток (вместе с ограничениями по счетам-фактурам) кроется в необходимости серьезных вложений в развитие инфраструктуры.

Использование сервиса ЭДО

Специализированные сервисы обмена документами (операторы ЭДО) могут закрыть множество задач, связанных с юридической значимостью и соблюдением регламентов передачи документов. Данные сервисы не требуют дополнительных вложений в инфраструктуру, но могут быть ограничены по функциональности управления процессами. Для крупных холдингов всегда есть возможность развертывания собственного сервиса ЭДО на базе приватного облака.

При запуске внутрихолдингового документооборота с помощью сервисов обмена документами следует помнить о нескольких нюансах:

1. Сервис необходимо интегрировать с КИС каждой компании. При наличии стандартных конфигураций корпоративных систем и готовых коннекторов у оператора ЭДО, задача интеграции будет решаться довольно просто. Но если в компаниях развернуты нетиповые конфигурации систем, сильно доработанные или «самописные», то придется потратить определенное время для настройки интеграции.

2. Если планируется обмен первичными документами, то необходимо учитывать требования к их формату. Здесь можно рассмотреть вариант выгрузки документов из корпоративной системы и дальнейшее их преобразование в формат ФНС уже на стороне сервиса ЭДО.

3. Необходимо отдельно прорабатывать вопросы хранения документов и доступа к ним. Надо решить, где будут храниться документы — на сервисе ЭДО, в электронном архиве холдинга, в локальных архивах и т.п.

Какой вариант обмена выбрать?

Чтобы было удобнее сравнивать два варианта, мы составили общую таблицу.

 

Сервис обмена электронными документами

Система электронного документооборота (ECM)

Преимущества

1. Низкая стоимость решения.

2. Быстрый запуск.

3. Легкость развертывания в разных структурах с разными КИС (некоторые задачи можно закрывать в веб-клиенте сервиса)

1. Широкие возможности кастомизации: настройки маршрутов, хранение документов и т.п.

2. Привычная система. Наличие уже обученных специалистов для развития и сопровождения.

3. Благоприятные условия для соблюдения внутренних политик безопасности.

Недостатки

1. Необходимость привлекать третью сторону — оператора ЭДО. Настройка частного облака частично решает эту проблему, но увеличивает сроки и бюджет проекта.

2. Необходимость дополнительно заботиться о маршрутизации и хранении документов. Возможно, потребуются доработки на стороне сервиса.

1. Необходимость серьезных доработок функциональности системы, что затягивает запуск обмена и увеличивает стоимость проекта.

2. Определенные ограничения по обмену формализованными документами.

3. Высокая стоимость сопровождения и развития решения.

Каким структурам подходит

Любым холдингам. В большей степени конгломератным.

Любым холдингам. В большей степени вертикально-интегрированным компаниям.

Какие технические нюансы надо учитывать

1. Доступ к интернету.

2. Наличие квалифицированной электронной подписи и СКЗИ на рабочих местах.

1. Наличие SQL, топология сети внутри компаний холдинга (клиент-серверная архитектура, работа в терминале)

2. Наличие как минимум усиленной электронной подписи и СКЗИ на рабочих местах

 

Юридические нюансы

Вне зависимости от выбранного решения, обмен электронными документами регулируется общими нормативными актами.

Основной документ налогового учета — счет-фактура — должен соответствовать формату, описанному в приказе ФНС N ММВ-7-6/93@. А регламент обмена зафиксирован в Приказе Минфина России от 10.11.2015 N174н.

Подробнее ищите на нашем сайте: www.synerdocs.ru/regulatory_framework

* * *

Если обобщать весь опыт обмена электронными документами, то в пользу специализированного сервиса ЭДО говорит прежде всего доступность, скорость развертывания и значительно более низкая цена. А также опыт, который успели получить операторы ЭДО в сфере межкорпоративного обмена, позволяет решать любые задачи, гибко подстраиваясь под различные условия. Тем не менее, если речь идет об обмене неформализованными документами, у компаний фактически нет никаких ограничений в выборе решения.

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Михаил Романов 05 октября 2016 г. 11:09  
гарантировать юридическую значимость процесса обмена

А на сколько это актуально для холдинговой структуры? Неужели предприятия, входящие в классический холдинг не смогут решить хозяйственный спор без обращения в суд? А если смогут - то в чем профит юридической значимости?

Использование СЭД для внешнего обмена

Я не очень понял, почему постоянно говорится о каком-то обмене между системами (базами и т.д.) почему не рассматривается куда более логичный вариант развертывания единой системы внутри всего холдинга (как, кстати, многие компании и делают).

Зачем городить огород и заниматься обслуживанием независимой системы в каждой "дочке", а затем ещё и героически их потом интегрировать?

Ирина Ермолова 05 октября 2016 г. 12:01  
не смогут решить хозяйственный спор без обращения в суд

Организации, входящие в холдинг, юридически  обособлены от головной организации и принимают решения по своей хозяйственной деятельности самостоятельно, как следствие и ответственность несут по внутрихолдинговым обязательствам.

Кроме того, в рамках исполнения обязательств между компаниями холдинга рождается документооборот по взаиморасчетам, для которого также важна юридическая значимость, может  быть не столько для самого холдинга, сколько для аудиторских проверок или контролирующих органов. Поэтому юридическая значимость важна.

Ирина Ермолова 05 октября 2016 г. 12:11  
почему не рассматривается куда более логичный вариант развертывания единой системы внутри всего холдинга (как, кстати, многие компании и делают).

Многие компании так делают, когда размер дочерних организаций сравнительно небольшой.

Крупные холдинги, в которых дочерние организации сами могут организовывать холдинговую структуру, обычно не делают единую базу, что вполне понятно: держать огромную базу, с кучей подключений снижая тем самым производительность и отказоустойчивость системы вряд ли кто-то возьмется.

Михаил Романов 05 октября 2016 г. 16:47  
огромную базу, с кучей подключений снижая тем самым производительность и отказоустойчивость системы вряд ли кто-то возьмется

У нас с вами радикально разный опыт!

Мой говорит мне, что обслуживание единой системы, пусть и с очень большим числом клиентов, это куда как дешевле, чем обслуживать десятки независимых инсталляций с ворохом интеграций кажадя с каждой.

Так что берутся и получаются вполне работающие решения.

 

Михаил Романов 05 октября 2016 г. 16:51  
может быть не столько для самого холдинга, сколько для аудиторских проверок или контролирующих органов

Не очень понял вот этот момент. Можете привести конкретный пример, когда могут быть сложности со значимостью документов?

Михаил Романов 06 октября 2016 г. 14:52  
На эту же тему есть статья Как организовать холдинговый документооборот, на основе опыта Naumen.

Угу, такая же чисто теоретическая статья. Но у неё есть один неоспоримый плюс перед данной - первый же комментарий. Он единственный там по существу.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев