Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление записями и НСИ

Возможно ли хранение электронных документов, подписанных ЭП, в течение 75 лет?

  5 комментариев Добавить в закладки

Существует ли какая-либо серьезная аргументация о возможности хранения электронных документов, подписанных ЭП, в течение 75 лет? Формат PDF, например, является «открытым» и допустим для долгосрочного хранения с возможностью прочтения такого документа. В качестве носителей предпочтительны диски CDR. А вот с ЭП, похоже, сложнее.

Вы совершенно правы – ситуация в области долговременной сохранности электронных документов постоянно меняется (хотя определенные принципы уже устоялись).

Данная тема понемногу развивается (именно понемногу, поскольку в большинстве ведущих стран усиленные ЭП непопулярны). Огромное значение имеет юрисдикция, в условиях которой приходится решать эту задачу. Если в англосаксонских странах можно без особого риска использовать практически любые технологии, если только их можно убедительно обосновать, то в странах континентального права (в т.ч. в России) используют технологии, прямо предусмотренные законодательством.

Длительное хранение электронной информации – задача вполне решаемая. Электронные материалы создаются и сохраняются с 1960х гг. Гораздо труднее сохранить документный статус материалов, т.е. доказывать их целостность и аутентичность, на которые опирается их юридическая и доказательная сила. Сложнее, если требуется обеспечивать постоянную возможность перепроверки ЭЦП. Не случайно практически все существующие государственные электронные архивы применяют метод «снятия ЭЦП»: при приеме документа на архивное хранение подписи проверяются, результаты проверки документируются; все содержащиеся в ЭЦП сведения заносятся в метаданные документа. В дальнейшем повторная проверка подписей уже не производится, а целостность и аутентичность документов архив обеспечивает имеющимися средствами. Такой подход соответствует бумажной традиции: ведь при обращении к бумажным архивным документам никто подписей не перепроверяет.

Для среднесрочного хранения документов, подписанных усиленной ЭП, может использоваться регулярное переподписание новыми заверяющими подписями – но лишь в том случае, когда такой вариант действий допускается законодательством (законодательство России пока не дает возможности использовать подобный подход). Последняя попытка стандартизовать данный метод была предпринята в 2011 г. в Германии*.

Также продолжается разработка «архивных» и «для длительного хранения» версий электронной цифровой подписи, когда в ее состав включается немало дополнительной информации, способной существенно облегчить перепроверку подписей в будущем. Это, например, разработанные Европейским институтом телекоммуникационных стандартов (ETSI) предстандарты, специфицирующие такие варианты ЭЦП, как PAdES Long Term, CAdES XL, CAdES A, XAdES XL и XAdES A (эти документы находятся в свободном доступе).

Существуют технические проблемы, но все они решаемы. Куда проблематичнее переделка законодательства так, чтобы оно не мешало использовать уже известные и опробованные на практике технологии.

Базовый формат PDF, а также ряд его специализированных версий (в т.ч. PDF/A и PDF/A2 для архивного хранения) являются открытыми форматами, утвержденными и поддерживаемыми Международной организацией по стандартизации (ISO). Архивные форматы PDF/A сейчас очень популярны для длительного хранения электронных документов.

В то же время допустимость использования определенных форматов определяется национальным законодательством и подзаконными нормативными актами. Не все страны допускают использование формата PDF для длительного хранения, а российское законодательство «молчит» по этому поводу.

Что касается вопроса о том, какие носители предпочтительнее использовать, то не соглашусь по поводу хранения на CDR.

Во-первых, в настоящее время сильна тенденция в качестве основного места хранения использовать онлайн-системы (для хранения используются жесткие диски и/или роботизированные накопители), а на съемных носителях держать резервные копии. При длительном хранении такой подход позволяет резко снизить трудозатраты на обслуживание и распространение электронных документов, а также стоимость.

Во-вторых, CDR считается одним из худших возможных вариантов ввиду его конструктивных особенностей, делающих его куда более уязвимым, чем, например, DVD. При хранении в обычных офисных условиях гарантированный срок службы CDR составляет 2 года. Впрочем, такой вариант может быть использован при условии, что это экономически оправданно и обеспечивается постоянный контроль состояния носителей (и, когда нужно, их перезапись).

Источник: "Секретарь-референт", август, 2013

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Андрей Колесов 16 августа 2014 г. 10:05  

Слов много в статье, а что хотел сказать автор - непонятно. Такое впечатление, что это перепечатка статьи 10-летней давности.Сейчас и CD-диски-то найти в продаже сложно...

Автор представил тут образец "бумажного" мышления и представления о документе, как о материальном носителе, что уже давно во всем мире (кроме нашей страны) признано глубоко ошибочным. Так что не вижу предмета для обсуждения

Сергей Бушмелев 25 августа 2014 г. 18:14  

По-моему, очень дельная статья, со ссылками "кроме нашей страны". Некоторые вопросы и предметы для обсуждения становятся понятны только при профессиональном (а не журналистском) погружении в тему.

Юлия Акимова 26 августа 2014 г. 09:55  

Добрый день, сориентируйте, пожалуйста.

Есть документ, который в соответствии с требованиями Ростехнадзора должен быть подписан 2мя сторонами (внутри одной организации).

Если предполагается такое построение бизнес-процесса, когда первая сторона имеет ЭЦП и подписывает документ в электронном виде, а другая сторона берет его из системы, печатает и подписывает в бумажном виде (не имеет ЭЦП), будет ли такой документ юридически значимым при гос.проверке.

Спасибо!

Карина Кассис 26 августа 2014 г. 10:24  
будет ли такой документ юридически значимым при гос.проверке

На мой взгляд, такой документ не будет юридически значимым, поскольку, распечатывая электронный оригинал документа, мы получаем его копию на бумаге. Обеспечение юридической значимости достигается двусторонним подписанием оригинала, в данном случае, подписание электронного документа с помощью ЭП с двух сторон.

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев