Второе дыхание электронного документооборота

Количество компаний, которые приняли решение отказаться от бумаги, растет с каждым годом. Охотнее и быстрее всего на ЭДО переходит «крупняк», так как более других нуждается в оптимизации процессов и видит от этого результат. Сейчас, можно сказать, открывается второе дыхание обмена электронными документами – первые абоненты операторов ЭДО все активнее начинают подключать своих контрагентов. Новоиспеченные пользователи ЭДО не всегда обладают достаточной информацией по вопросам электронного взаимодействия. По этой причине мы решили вновь осветить ряд основополагающих терминов и положений электронного обмена, конечно же, с добавлением полезной информации для наших постоянных читателей.

Операторы ЭДО – это…

Организация, которая обладает достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого электронного обмена счетами-фактурами, может по праву называть себя оператором электронного документооборота, кратко – оператор ЭДО (п. 1.2 Приложения 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-6/253@).

Любопытно, что операторы – это не российская выдумка. Наш законодатель лишь позаимствовал опыт зарубежных коллег, добавил немного от себя, исходя из особенностей страны, и все еще постепенно дорабатывает и вносит коррективы в эту область. Евросоюз, например, вопросами электронных счетов-фактур занимается уже более 15 лет. На его территории работает порядка 500 операторов. Для сравнения: в России перечень доверенных операторов ФНС насчитывает чуть более 60, и законными электронные счета-фактуры стали лишь в 2012 году.

Так вот, операторы ЭДО предлагают услуги по обмену электронными документами. Раньше оператор четко ассоциировался с электронной первичкой и счетами-фактурами, собственно, обмен этими документами – его прямая обязанность (раздел V Приложения 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-6/253@). Сегодня перечень услуг операторов значительно расширился. Помимо того что они предлагают обмен абсолютно любыми документами, которые не запрещено переводить в электронный вид, многие также предлагают услуги по сдаче электронной отчетности, EDI, электронные архивы и т.п. Сейчас уже не имеет смысла сравнивать обмен через электронную почту и сервисы операторов. Почта явно проигрывает.

Электронный документ

Термин «Электронный документ» был закреплен в нашем законодательстве лишь в 2010 году и был определен как документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п.11.1 ст. 2 ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Электронный документ – это, прежде всего, информация. Как известно, информация может быть структурирована и неструктурирована. Отличительная особенность структурированной информации в том, что она хранится в формате, который в свою очередь хранит не только данные, но и различные сведения о самой структуре и об этих данных. Отсюда получаем, что структурированная информация, хранящаяся в формате, к которому предъявлены некоторые требования, будет называться «формализованный документ». Таким является электронный счет-фактура, формат которого утвержден Приказом ФНС № ММВ-7-6/93@.

Помимо формата, у любого документа в любом виде – бумажном или электронном – есть форма, которая отражает совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. К формам некоторых документов российское законодательство также предъявляет требования, т.е. указывает, как и в какой последовательности следует расположить те или иные реквизиты. Например, требования к форме счета-фактуры устанавливаются Постановлением Правительства №1137.

Одним из основных реквизитов документа является подпись. Для подписания электронных документов применяют электронную подпись.

Электронная подпись

На территории России действуют три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Такое разнообразие подписей вызвано совсем не потому, что одной ЭЦП на всех не хватало, а, скорее, потому, что опять подглядели. Директива Европейского союза выделила три вида электронной подписи еще в 1999 году (простая, усиленная и квалифицированная). Закон «Об электронной подписи», который выделил три вида подписи в России вступил в силу в 2013 году. Либо за 14 лет мы не смогли придумать что-то лучше, либо это, действительно, удобно. Пока ясно одно – меньше всего вопросов вызывает квалифицированная подпись. Согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63 информация, подписанная КЭП признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью.

Ссылаясь на 6-ую статью, многие стали считать, что юридическая значимость электронного документа достигается только использованием квалифицированной ЭП. Но это не так. Помимо использования КЭП, юридическая значимость электронных документов достигается за счет множества других факторов. Это и определение правоспособности использования сертификатов ЭП, и соблюдение Регламентов обмена электронными документами, если таковые имеются (например, Регламент обмена электронными счетами-фактурами, утвержденный Приказом Минфина РФ N50н), и соответствие форматов и форм документов установленным действующим законодательством РФ требованиям, а также соответствие иным организационно-правовым требованиям, предъявляемым как со стороны законодательства, так и со стороны соглашений, заключенных между участниками электронного взаимодействия.

Во избежание такого недопонимания в Европе в случае перехода к электронным документам электронную подпись не применяют как аналог собственноручной подписи, а используют лишь в качестве средства, позволяющего обеспечить аутентичность происхождения документа. Аутентичность электронного документа – это свойство документа, гарантирующее, что документ идентичен заявленному (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

***

Это далеко не все основы электронного обмена, а лишь самое начало. При этом даже такое описание основ с элементами поверхностного анализа российского и европейского законодательства об электронном документе становится увлекательным и позволяет взглянуть на область несколько иначе.

Источник: Synerdocs