Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Выбор оператора: как бизнес формулирует требования для сервиса

  0 комментариев Добавить в закладки

Мнения: Павел Воробьев, Александр Лымарь

Эксперт: Анастасия Щепина

Универсального рецепта, как выбрать оператора услуг ЭДО, не существует: по функциональности операторы очень похожи друг на друга, стоимость услуг и их состав примерно одинаковые, но стоит помнить, что отличия есть – в сервисах, в подходах и политике подключения. И это напрямую влияет не только на работу, но и на понимание сути ЭДО абонентами. В данном материале участники проекта «Идеальный ЭДО-проект» рассказывают о том, как формулируются требования к сервисам ЭДО в крупных компаниях.

Функциональность

В выборе операторов ЭДО превалирует функциональный подход, приоритеты в котором каждый заказчик расставляет по-своему. Общий подход, который ранее сводился к пониманию сервиса как транспорта для документов, уходит на второй план. Его сменяют процессное видение ЭДО, наличие адаптивных или типовых решений. Заказчика волнует, в каком виде будут организованы процессы движения документов, как возрастет их эффективность.

Александр Лымарь,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Nokian Tyres

Внедрение сервиса ЭДО в зрелой компании требует баланса между сохранением уже накопленных практик и развитием существующей в компании системы. Сервис не должен противоречить особенностям внутреннего документооборота, а быть его продолжением.

В то же время, расширяя возможности СЭД, сервис на этапе внедрения может стать своеобразным "выходом из зоны комфорта". И для повышения эффективности всех процессов может потребоваться дополнительный анализ, организационные и технологические изменения.

Анастасия Щепина,
Synerdocs

Подавляющая часть функциональности сервиса Synerdocs, как ни странно, востребована очень небольшим процентом абонентов. Например, недавно реализованные поддержка УПД или возможность отправлять подписанные документы в соседние подразделения прямо в сервисе – фичи, которые довольно редко нужны небольшим и средним компаниям. Почти все задачи, исключая только очень специфические отраслевые кейсы, решаются полностью на базовой функциональности: создать документ, подписать, отправить, сохранить в архиве – этого достаточно с технической точки зрения. Другой вопрос – как методически вписать это все в бизнес?

Встречаются и особые потребности, которые без специальной разработки не закрыть. Например, формирование специфических документов (уступочная надпись в факторинге) или отправка по специфическому маршруту. Но возникают такие случаи довольно редко и часто решаются методически, а не технически.

Поэтому на проектах мы видим, что заказчики Synerdocs не «копаются» в возможностях, а сразу обращаются к анализу их применимости относительно процессов компании. Именно с этим пониманием мы разрабатывали бизнес-решения под разные предприятия, например, для холдингов.

Еще нюанс: разные заказчики подходят к функциональности по-разному. Есть компании, сотрудникам которых достаточно бывает прочитать документ в веб-клиенте. Но есть и другие организации, где веб-клиент никогда не видели, а работать с электронными документами привыкли через интеграционное решение в своей КИС. Требования у них разные, но сводятся к одному – «предоставьте нам работающий инструмент».

Интеграция

Последние полтора года интеграционные возможности сервисов ЭДО значительно развились. Теперь существующие решения вполне серьезно воспринимают как полноценные интеграционные шины, способные объединить часто разнородную корпоративную инфраструктуру в общее рабочее пространство. Соответственно требования к интеграционным возможностям сильно расширились.

Александр Лымарь

В ходе проекта для Nokian Tyres мы рассматривали сервис ЭДО как продолжение существующей практики автоматизации документооборота, поэтому и у заказчика к интеграции требования предъявлялись самые строгие. Заказчику нужны были готовые коннекторы к DIRECTUM и типовые инструменты интеграции с ERP. Это значительно сократило выбор сервисов ЭДО. Готовые коннекторы позволили быстро запустить проект обмена, да и контрагентам облегчили старт.

Возможно, для многих других компаний ключевым требованием станет наличие открытого инструментария разработки.

Анастасия Щепина

По сути, Synerdocs может выступать не только, как транспорт документов, но и как интеграционная шина. Необходимо только решить, каков будет метод интеграции, как сервис будет «подбирать» документы, как «отдавать». Возможностей много: от использования ftp-папок и почтовых клиентов до преобразования и занесения документов «на лету».

Как интеграционная шина сервис ЭДО, определенно, будет развиваться и дальше, поскольку практика интеграции расширяется с каждым проектом.

Подключение контрагентов

Полноценный обмен возможен только тогда, когда в нем участвует кворум организаций. Однако сам процесс подключения контрагентов достаточно трудоемок и сопряжен с множеством сложностей. Это было серьезной проблемой, пока не появился роуминг. Теперь в идеальной ситуации компания может выбрать сервис по своим требованиям и не думать о том, как документ попадет контрагенту.

Павел Воробьев,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Wildberries

В проекте Wildberries позиция была достаточно жесткой: контрагент должен быть быстро подключен к ЭДО. Поэтому компания в ультимативной форме требовала этого.

Поскольку мы работали с такими требованиями, нам необходимо было создать максимально комфортные условия для подключения. Быстро найти подпись, разобраться в процессе, пригласить контрагентов к обмену – все это должно быть.

Сам интернет-магазин никого не подключал. По сути, он только в официальной форме рассылал приглашения. А мы, как оператор, готовили методические материалы по данным приглашениям.

Александр Лымарь

По сути, подключение контрагентов находится в области работы маркетологов оператора ЭДО, однако без активного участия абонентов эффективного подключения быть не может.

Компания Nokian Tyres заняла демократическую позицию: предложили контрагентам несколько вариантов подключения. Можно считать это наиболее «человеческим» подходом. Однако, все варианты подключения, предлагаемые вашим контрагентам, должны быть детально проработаны с оператором.

Анастасия Щепина

С появлением роуминга многие вопросы подключения контрагентов стали решаться проще: контрагенты могут оставаться у своего оператора ЭДО и спокойно обмениваться с нашим абонентом. Часть современных организаций уже подключены к какому-либо сервису, но трудности заключаются в том, что многие компании до сих пор не вовлечены в процесс обмена вообще.

Это происходит по причине того, что многие операторы считают свою работу выполненной в тот момент, когда абонент проходит регистрацию и отправляет первый документ, хотя на самом деле пользователю нужна помощь куда более существенная.

Поэтому мы в Synerdocs последовательно продвигаем мысль, что подключение контрагентов может стать конкурентным преимуществом оператора. Мы видим главную задачу в том, чтобы обмен между контрагентами был налажен, а каким образом – в роуминге или напрямую – не имеет значения.

Переход на ОЭД может потребовать определенных усилий. Несомненным преимуществом в этом является то, что основную часть работ готов выполнить сам оператор ЭДО. Еще год назад перед нами стоял вопрос – какое влияние на отрасль окажет надвигающийся кризис? С точки зрения формулирования требований он все-таки смог простимулировать ситуацию и ускорить процессы взаимодействия. Перед организациями остро встал вопрос грамотных инвестиций в ИТ. Переход на обмен электронными документами позволил существенно снизить затраты на пересылку документов своим контрагентам.

Упоминаются кейсы: Nokian Tyres, Wildberries.

Почитать статьи Анастасии Щепиной.

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев