Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Государство и электронный документооборот

А нужна ли единая общегосударственная СЭД?

  0 комментариев Добавить в закладки

Перечитав  статью Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной СЭД  несколько раз, я поняла, что не согласна  с очень многим - и со сделанными выводами, и с ходом рассуждений, и с отдельными тезисами. Разберу подробно.

Критика общего  тезиса - «Идет переход к общегосударственной СЭД».

Из заголовка статьи «Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной СЭД» неявно следует, что такой процесс идет, и  что такой переход - дело времени. И я не согласна – вот именно с этим неявным тезисом, заявленным автором. Что автор подразумевает под общегосударственной СЭД?
Из текста автора  (он говорит про СЭД транснациональных корпораций, в которых работают десятки тысяч пользователей) можно сделать вывод, что это - некая очень большая СЭД, в которой будут работать все государственные организации и все государственные служащие. Или же общегосударственная СЭД – это конкретная СЭД, которая должна быть установлена во всех органах власти, и которая своей одинаковостью обеспечит взаимодействие этих органов власти? Текст автора дает право и на такую интерпретацию. Мое мнение - нет необходимости ни в такой «Одной большой на всех» СЭД, ни в унификации СЭД, установленных в органах власти.

Почему не нужна «Одна большая  на всех СЭД»

Чем автор статьи обосновывает необходимость такой общегосударственной СЭД? Автор считает, что только внедрение такой системы позволит решить главную проблему - медленный и неэффективный бумажный документооборот между ведомствами. Автор считает, что именно бумажный документооборот между органами власти не позволяет полностью перейти на чисто электронный документооборот, а использование смешанного(электронно-бумажного документооборота) только увеличивает  объем работы.

Возражение первое.  На чисто электронный документооборот не позволяет перейти иные обстоятельства, а именно:

•    требования архивных органов к государственным организациям о передаче на хранение документов в бумажном виде (а гос.органы обязаны сдавать документы в архивы);

•    необходимость долгосрочного хранения документов, содержащих информацию, затрагивающую права и интересы людей и организаций (документы на право собственности, подтверждение стажа, техническая документация и т.д.)

•    необходимость сохранения высокой конфиденциальности для части документов.

Возражение второе. Для перевода межведомственного документооборот в электронный вид не нужно создавать одну большую СЭД или делать все СЭД единообразными.

1. Одна большая СЭД – это повышенные риски. Такая система будет очень уязвимой. Нельзя работу целого государства ставить в зависимость от работы одной системы. Напомню. что интернет вырос из американского проекта по создания сети компьютеров, которая оставалась бы работоспособной при выходе из строя любой ее части.

2. Для обеспечения совместной работы множества систем достаточно стандартизировать обмен данными, что и было сделано.

В любой СЭД достаточно сделать шлюз по приему и передаче  данных в оговоренном формате, и этим обеспечивается обмен между системами различных органов власти.

Возражение третье. Мне очень не понравился тезис «При смешанном документообороте автоматизация ДОУ и внедрение СЭД не решали задачи повышения производительности труда государственных служащих, а только увеличивали выполняемый ими объем работ». Смешанный (электронно-бумажный) документооборот  увеличивает трудоемкость обработки документа на одну операцию – сканирования документа. Все остальное (регистрация документа, рассмотрение, контроль исполнения и т.д.) производится и для бумажных документов. Но когда документ находится в СЭД, резко экономится время на операциях:
•    передачи документа от одного пользователя к другому
•    поиска нужного документа
•    сбор информации по истории рассматриваемого вопроса.

А время на контроль исполнительской дисциплины уменьшается на порядок, если не больше. Прошу извинить читателей-профессионалов за разжевывание давно известных вещей, но ведь для автора статьи - это не очевидно! И приходится об этом говорить.

Проблема же состоит в том, что до сих пор в органах власти большая часть сотрудников не работает в СЭД, а для выхода на качественно иной уровень работы нужно – чтобы там работали все сотрудники, связанные с процессами обработки документов.

Возражение четвертое. В статье смешаны вопросы двух направлений - СМЭВ и МЭДО.
Говорится об электронном правительстве, которое определяется как «форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов» (Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.).

Прежде всего напомню, что реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)», утв. распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р. В соответствии с указанной программой взаимодействие реализуется в рамках:

• системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

• единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Проблема электронного правительства - это СМЭВ, а документооборот между органами власти - это МЭДО.

Возражение пятое. Ссылка на корпоративные СЭД транснациональных корпораций неправомерна.
Такие СЭД не являются «Одной большой СЭД», а состоят из модулей. Принципы нарезки системы на модули разный в каждом конкретном случае. Но в любом случае набор взаимодействующих модулей. Современные, даже самые мощные СЭД имеют ограничения по количеству хранимых документов и количеству пользователей. Выход - разделение на модули по различным параметрам, виду хранимой информации, группам пользователей. Можно сделать очень большое хранилище, но каким будет время доступа к нужной информации?

По опыту проектов знаю, что недооценка объема документов и количества пользователей приводила к тому, что система становилась просто неработоспособной, а это происходило на уровне одного, не самого крупного органа власти.

Возражение шестое. А есть ли заказ на единый контроль всей работы государственной системы?
Существующая система власти построена на распределении ответственности и контролирующих функций между соответствующими органами. Вот пусть они строят систему работы в соответствии с собственной спецификой. Модульная структура это позволяет.

Введение единой СЭД будет также всем удобна, как введение обуви одного размера для всех без исключения.

Неточности.

SAAS - это несколько не то, что написал автор. Подробно можно прочитать вот здесь.(Моя статья «Аутсорсинг. Границы применимости» - в том числе и о SAAS). То, что написал автор - это система web-доступа, которая используется во многих действующих СЭД (например, Documentum) без SAAS.
SAAS - это способ использования программного обеспечения без его покупки, как бы в аренду.  Пользователь платит некоторую сумму в месяц и взамен получает право ни использование некоторого программного обеспечения. Да, сейчас это чаще всего предоставляют в виде доступа через интернет, но вполне представима ситуация, когда срок действия лицензий на какое-либо ПО (традиционное, без Web-доступа) продлевают ежемесячно при поступлении платежа. И это будет SAAS).

Оставшиеся проблемы.

Несмотря на все неточности (вполне извинительные неспециалисту в области электронного документооборота) вообще хорошо, что представители архивных органов интересуются проблемами электронного документооборота. Но их помощь нужна в решении методологических проблем, связанных с электронными документами:
•    методика архивного хранения электронных документов
•    методика сохранения юридической значимости при миграции документов в другие форматы, при смене носителя.

И нужно разрабатывать методологию работы электронного правительства- сегодняшние СЭД используют методологию ГОСДОУ, в которой об услугах населению и предоставлении информации о результатах деятельности гос.органов и речи не шло!

При решении этих вопросов мы - архивы, госорганы и разработчики СЭД - сможем приблизиться к полному переходу на электронные документы.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев