Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Безбумажное совещание

  2 комментариев Добавить в закладки

Совещание СЭД Представьте: на предприятии внедрена СЭД, все согласовывают и изучат документы в электронном виде. Все так привыкли к заданиям, что согласование и сообщение сроков заседаний через СЭД, а также рассылка материалов для  ознакомления стало делом обычным. Но вот пришел момент идти на заседание и все дружно распечатывают себе необходимые документы с пометками или набор документов готовит для всех секретарь. Опять появляются ненавистные бумажки, которые через час станут ненужными. Как же можно решить эту проблему?

Организовать совещание при внедренной на предприятии СЭД можно по-разному, но конечно только техническими средствами.

1. Самый простой способ: предоставить компьютер ведущему, а для остальных вывести необходимую информацию на экран через проектор. Но тогда пометки каждый участник должен будет вести опять таки в своем блокноте, а потом переносить в СЭД. К тому же эти пометки не будут привязаны к текстам документов. Да и не экране будет то, что нужно ведущему, а не то, что данный участник хотел бы увидеть в процессе обсуждения (например, для подтверждения своей точки зрения).

2. Можно оборудовать зал заседаний ноутбуками, подключенными к СЭД, чтобы каждый участник мог по ходу заседания смотреть необходимые документы, делать себе пометки, примечания сразу в электронном виде и возможно непосредственно с привязкой к тексту документа. Ноутбук может быть и свой у каждого участника. Может это быть и планшетный ПК с сенсорным экраном.

3. Это может быть электронная доска, на которой можно выводить информацию и делать пометки по ходу обсуждения, а потом сохранить их и разослать участникам заседания.

В общем технологии на стоят на месте и возможно скоро будет найден почти идеальный вариант организации совещаний с использованием только электронных документов. Хотя на данный момент, возможно, проведение большинства совещаний эффективнее все же с бумажными документами.

А какие варианты проведения совещаний при наличии на предприятии СЭД вы считаете наиболее эффективными?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Сергей Леваневский 13 марта 2007 г. 22:11  

4. Решение с коллективными электронными досками, например WhiteBoard из набора MS NetMeeting, позволяющее сотрудникам одновременно делать пометки на документе в формате .jpg или .bmp, причем все внесенные изменения видят все пользователи подключенные к данному сеансу. А для удобства это можно вывести еще и через проектор или на плазменную понель.

Мне кажется достаточно интересный вариант, только вся сложность заключается в технической реализации, обеспечении каждого сотрудника ноутбуком (или каждого рабочего места в зале заседаний) и организации всего этого процесса, когда до всех типичных участников совещания надо донести преимущества подобных решений.

Дамир Галимов 14 марта 2007 г. 07:42  

Для проведения комфортного безбумажного совещания нужно:

1. Комната для совещаний, оборудования Wi-Fi сетью (желательно, чтоб все предприятие было покрыто такой сетью).

2. Ноутбук для каждого участника совещания с Wi-Fi адаптером и с сенсорным дисплеем. Этот же ноутбук может быть и основным рабочим компьютером сотрудника (если на рабочем столе есть как минимум "большие" клавиатура и мышь).

3. ЕСМ-система, позволяющая одновременное рецензирование одного документа (т.е. чтобы каждый участник совещания мог открыть документ для рецензирования и добавлять заметки "от руки").

4. Проектор для выступающего, чтобы визуализировать свой доклад.

5. Все остальное, что нужно и для бумажного совещания (актуальная тема, эффективное общение, креативные идеи, ценные предложения и т.д.)

Сейчас обсуждают
Больше комментариев