Представьте: на предприятии внедрена СЭД, все согласовывают и изучат документы в электронном виде. Все так привыкли к заданиям, что согласование и сообщение сроков заседаний через СЭД, а также рассылка материалов для  ознакомления стало делом обычным. Но вот пришел момент идти на заседание и все дружно распечатывают себе необходимые документы с пометками или набор документов готовит для всех секретарь. Опять появляются ненавистные бумажки, которые через час станут ненужными. Как же можно решить эту проблему?

Организовать совещание при внедренной на предприятии СЭД можно по-разному, но конечно только техническими средствами.

1. Самый простой способ: предоставить компьютер ведущему, а для остальных вывести необходимую информацию на экран через проектор. Но тогда пометки каждый участник должен будет вести опять таки в своем блокноте, а потом переносить в СЭД. К тому же эти пометки не будут привязаны к текстам документов. Да и не экране будет то, что нужно ведущему, а не то, что данный участник хотел бы увидеть в процессе обсуждения (например, для подтверждения своей точки зрения).

2. Можно оборудовать зал заседаний ноутбуками, подключенными к СЭД, чтобы каждый участник мог по ходу заседания смотреть необходимые документы, делать себе пометки, примечания сразу в электронном виде и возможно непосредственно с привязкой к тексту документа. Ноутбук может быть и свой у каждого участника. Может это быть и планшетный ПК с сенсорным экраном.

3. Это может быть электронная доска, на которой можно выводить информацию и делать пометки по ходу обсуждения, а потом сохранить их и разослать участникам заседания.

В общем технологии на стоят на месте и возможно скоро будет найден почти идеальный вариант организации совещаний с использованием только электронных документов. Хотя на данный момент, возможно, проведение большинства совещаний эффективнее все же с бумажными документами.

А какие варианты проведения совещаний при наличии на предприятии СЭД вы считаете наиболее эффективными?