Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Бумага vs Система 

Павел Плотников 27 августа 2010 г. 17:55

Концепция развития электронного государства – есть не что иное, как новая управленческая схема, в которой информационные технологии служат для выстраивания и поддержки четких связей между властью, бизнесом и гражданским обществом. Между тем, в процессах управления документами в ведомствах царит хаос, похожий на тот, что властвует на рабочем столе среднестатистического госслужащего – то же бессистемное изобилие бумаг и папок.

 Законы, регулирующие сегодня предоставление государственных услуг, не просто рекомендуют, а обязывают органы власти навести порядок в делах. Чиновникам будет очень сложно оказывать населению услуги в электронном виде, если их рабочие столы и архивные помещения будут завалены бумагами, а электронные документы циркулировать в  организации, как бог на душу положит.

Во время переезда одного федерального ведомства ящики с сотнями тысяч карточек из оперативной картотеки складировали в отдельное помещение и до сих пор не успели разобрать. Теперь карточки, перевязанные бечевками и аккуратно сложенные  в соседней с картотекой комнате, считаются здесь утерянными по умолчанию. Стоит ли говорить об эффективности оказания этим ведомством электронных государственных услуг миллионам наших сограждан?

С другой стороны, организации тоже можно понять. Специалистов, которые способны систематизировать документы, гарантировать сохранность и учет взаимосвязей и обстоятельств, при которых эти документы создавались и использовались, не так много. А внутри самих организаций их, как правило, нет вообще.Постановление правительства РФ № 477 требует от федеральных органов исполнительной власти прописывать инструкции по делопроизводству, однако методических рекомендаций для этого в настоящее время не существует. «Методичкой», утвержденной приказом Росархива, пользоваться долго не пришлось – её отменили незадолго до июльских нововведений в законодательство.В ведомствах и коммерческих компаниях есть понимание того, что управленческие «шаги» фиксируются в электронных и бумажных документах, где номенклатура дел в полной мере отражает парадигму принятия тех или иных решений. Поэтому организации вынуждены привлекать экспертов из ВНИИДАДа и Росархива, которые помогают систематизировать документы. Но подобные разовые акции похожи на уборку рабочего стола перед Новым годом – месяца через три стол снова будет накрыт бумагой, и сидящему за ним предстоит буквально выуживать актуальный документ.

Ведомственные архивы продолжают пухнуть, а разобраться в них может только незаменимый Иван Иванович, который уже 40 лет служит архивистом и, не дай бог, с ним что случится или уйдет на пенсию. Новые сотрудники, которые приходят на должности архивистов, скорее всего не обладают нужными компетенциями просто в силу того, что эта профессия в нашей стране, мягко говоря, не популярна. Однако нехватку специалистов вполне способны компенсировать информационные технологии. Для этих целей компании разработали специальные системы автоматизации архивного дела (СААД), в которые заложен жесткий принцип соблюдения нормативно-технических требований, регламентов и стандартов по использованию,  как  бумажных, так и с электронных документов. Кроме того, внедрение таких систем не позволит новым сотрудникам работать, игнорируя госстандарты.

Госорганам, чтобы эффективно реализовывать функции по оказанию электронных услуг, недостаточно научиться управлять бумагой. Необходимо иметь доступ к документам вне зависимости от того, в каких информационных системах они находятся. Для этого помимо аудита бумажных архивов, целесообразно проводить комплексный анализ информационных систем и ресурсов, которые используются в том числе в рамках функционирования электронного правительства. По сути, чтобы построить в ведомствах пригодную для оказания электронных госуслуг среду, нужно чтобы документоведы и архивисты говорили с IT-специалистами на одном языке, или были едины в трех лицах. Ведомства в настоящее время привлекают консалтинговые компании, которые обследуют управление документами в организациях и одновременно внедряют адекватные информационные системы.


Тип: Записи блогов

 (5,00 - оценили 11 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр