Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Бумага vs Система

  5 комментариев Добавить в закладки

Концепция развития электронного государства – есть не что иное, как новая управленческая схема, в которой информационные технологии служат для выстраивания и поддержки четких связей между властью, бизнесом и гражданским обществом. Между тем, в процессах управления документами в ведомствах царит хаос, похожий на тот, что властвует на рабочем столе среднестатистического госслужащего – то же бессистемное изобилие бумаг и папок.

 Законы, регулирующие сегодня предоставление государственных услуг, не просто рекомендуют, а обязывают органы власти навести порядок в делах. Чиновникам будет очень сложно оказывать населению услуги в электронном виде, если их рабочие столы и архивные помещения будут завалены бумагами, а электронные документы циркулировать в  организации, как бог на душу положит.

Во время переезда одного федерального ведомства ящики с сотнями тысяч карточек из оперативной картотеки складировали в отдельное помещение и до сих пор не успели разобрать. Теперь карточки, перевязанные бечевками и аккуратно сложенные  в соседней с картотекой комнате, считаются здесь утерянными по умолчанию. Стоит ли говорить об эффективности оказания этим ведомством электронных государственных услуг миллионам наших сограждан?

С другой стороны, организации тоже можно понять. Специалистов, которые способны систематизировать документы, гарантировать сохранность и учет взаимосвязей и обстоятельств, при которых эти документы создавались и использовались, не так много. А внутри самих организаций их, как правило, нет вообще.Постановление правительства РФ № 477 требует от федеральных органов исполнительной власти прописывать инструкции по делопроизводству, однако методических рекомендаций для этого в настоящее время не существует. «Методичкой», утвержденной приказом Росархива, пользоваться долго не пришлось – её отменили незадолго до июльских нововведений в законодательство.В ведомствах и коммерческих компаниях есть понимание того, что управленческие «шаги» фиксируются в электронных и бумажных документах, где номенклатура дел в полной мере отражает парадигму принятия тех или иных решений. Поэтому организации вынуждены привлекать экспертов из ВНИИДАДа и Росархива, которые помогают систематизировать документы. Но подобные разовые акции похожи на уборку рабочего стола перед Новым годом – месяца через три стол снова будет накрыт бумагой, и сидящему за ним предстоит буквально выуживать актуальный документ.

Ведомственные архивы продолжают пухнуть, а разобраться в них может только незаменимый Иван Иванович, который уже 40 лет служит архивистом и, не дай бог, с ним что случится или уйдет на пенсию. Новые сотрудники, которые приходят на должности архивистов, скорее всего не обладают нужными компетенциями просто в силу того, что эта профессия в нашей стране, мягко говоря, не популярна. Однако нехватку специалистов вполне способны компенсировать информационные технологии. Для этих целей компании разработали специальные системы автоматизации архивного дела (СААД), в которые заложен жесткий принцип соблюдения нормативно-технических требований, регламентов и стандартов по использованию,  как  бумажных, так и с электронных документов. Кроме того, внедрение таких систем не позволит новым сотрудникам работать, игнорируя госстандарты.

Госорганам, чтобы эффективно реализовывать функции по оказанию электронных услуг, недостаточно научиться управлять бумагой. Необходимо иметь доступ к документам вне зависимости от того, в каких информационных системах они находятся. Для этого помимо аудита бумажных архивов, целесообразно проводить комплексный анализ информационных систем и ресурсов, которые используются в том числе в рамках функционирования электронного правительства. По сути, чтобы построить в ведомствах пригодную для оказания электронных госуслуг среду, нужно чтобы документоведы и архивисты говорили с IT-специалистами на одном языке, или были едины в трех лицах. Ведомства в настоящее время привлекают консалтинговые компании, которые обследуют управление документами в организациях и одновременно внедряют адекватные информационные системы.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Наталья Храмцовская 28 августа 2010 г. 19:27  

Автор пишет: "«Методичкой», утвержденной приказом Росархива, пользоваться долго не пришлось – её отменили незадолго до июльских нововведений в законодательство"

Откуда такая информация? На сайте Росархива документ выложен как действующий, см. http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml

Павел Плотников  30 августа 2010 г. 11:34  

Наталья, я имел в виду, конечно же  Приказ Минкульта от 8 ноября 2005 г. N 536 г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»  - http://www.rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo-instrukcia-dok.html.  Этот документ действительно отменен. Инструкция Росархива «всплыла», видимо, потому, что совсем недавно на совместном с ВНИИДАДом семинаре  мы обсуждали данную тему и сошлись во мнении, что принятые 227-й и 210-й ФЗ де-факто отменяют её актуальность.

Наталья Храмцовская 30 августа 2010 г. 12:49  

Наталья, я имел в виду, конечно же  Приказ Минкульта от 8 ноября 2005 г. N 536 г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Тогда это была не "методичка", а полноценный нормативный документ, просуществовавший в разных редакциях уже много лет и продублированный в многочисленных ведомственных инструкциях по делопроизводству :)
 
Что касается потери актуальности - да, согласна, старая "Инструция" основательно устарела, но что будет вместо неё? Ничего приличного взамен пока что не выпущено! Новые же ФЗ - это IMHO как первая фаза пробития дороги в скалах: горы взрывами разнесли, путь вперед вроде виден, но на пути столько ещё валунов и ям, что проехать можно только на танке, да и то не везде :)
Павел Плотников  31 августа 2010 г. 10:26  

Наталья, похоже наши мнения о последних законотворческих инициативах очень схожи. Если вас не затруднит, я очень хотел бы узнать, что вы думаете по темам, поднятым мной в записях - http://www.ecm-journal.ru/blog/post/477-jj-skoryjj.aspx и http://www.ecm-journal.ru/blog/post/Zakony-na-vyrost.aspx. Мнение ведущего эксперта в области законодательного урегулирования электронного документооборота, то есть Ваше, думаю, будет интересно не только мне, но и всему сообществу:))

Наталья Храмцовская 31 августа 2010 г. 12:14  

Павел,  поскольку наши взгляды действительно близки, я, для краткости, выделю лишь те моменты, на которые смотрю несколько иначе.

Я опасаюсь, что новые Правила делопроизводства в ФОИВ окажутся не столь короткоживущими, как они того заслуживают. Дело в том, что механизмов, позволяющих заставить ведомства следовать этим Правилам, сейчас нет – и ведомства, в принципе, могут работать так, как сами считают нужным. Правила им не очень мешают, и бороться за их отмену особенно незачем. Кроме того, чтобы разработать современные правила делопроизводства, нужны (помимо финансирования) специалисты, хорошо разбирающиеся в специфике электронных документов – их в соответствующем ведомстве не хватает.

Кстати, я нашла одно судебное дело, где коммерческая организация попыталась признать выпущенный государственным органом документ недействительным на том основании, что он не соответствовал Правилам – с чем госорган даже не спорил. Суд, в вежливой форме, сказал, что всё это ерунда, не имеющая принципиального значения!

Я считаю, что новое определение электронного документа принципиально хуже, чем в законе об ЭЦП. Для меня электронный документ – это, прежде всего, документ (а слово «документ» у наших законодателей всё ещё встает поперек горла, пока их хватает лишь на «документированную информацию», создаваемую загадочным «методом документирования»).

Мне представляется большой глупостью то, что законодатели везде противопоставляют сейчас письменную форму и электронную форму – это, надо сказать, уникальная особенность России!  Во всем мире пошли по другому пути: считается, что бумажный и электронный документ (если в законодательстве прямо не указано иное) в равной степени удовлетворяют требованиям к письменной форме. Тем самым Россия фактически скатывается на создание раздельных правил для бумажных и для электронных документов, к необходимости в каждом законе и нормативном акте обязательно явно писать «… и в форме электронного документа».

Я также не совсем согласна с тезисом о необходимости «максимальной прозрачности» при предоставлении государственных услуг. Чрезмерная прозрачность может быть порой даже более вредна, чем недостаточная, – так, процессы принятия реальных решений обязательно уйдут в тень, потому что никто не захочет на глазах изумленной публики принимать нужные, но непопулярные решения.

В заключение об одном моменте, который меня сейчас беспокоит. Мы живём в России. У нас трудно сдвинуть государственную «телегу» с места, но уж если получилось, то дальше она начинает нестись вниз по склону, всё сметая на пути ;)) Поэтому если раньше я, в основном, агитировала за электронные документы, то теперь всё чаще приходится объяснять людям, что всё подряд сразу переводить в электронный вид не стоит, что в некоторых случаях бумажные документы пока ещё удобнее (или что в этих случаях электронные документы пока что лучше использовать не вместо, а вместе с бумажными – особенно когда дело касается документов длительного и постоянного срока хранения). В ближайшее время традиционное делопроизводство, боюсь, просто придётся спасать от чересчур рьяных «новаторов» :)
 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев