Централизация ECM
Если мы начнем диктовать правила ведения архива, протекания процессов, требовать безусловной доступности документов для головной организации (и тем более, для других филиалов), мы резко уменьшим возможности реализации локальных требований к СЭД, увеличим сложность развития и адаптации к меняющимся условиям (которые могут быть очень локальными), а, следовательно, радикально увеличиваем затраты на поддержание системы.
Сергей Курьянов, DocsVision, поднял очень интересную тему: централизованный и децентрализованный ввод документов в распределенных организациях. Основной вывод: централизованный электронный архив (единая ECM-система) является хорошей возможностью сохранить децентрализованный ввод документов. Т.е. — повысить надежность хранения и прозрачность (документы филиалов хранятся в центральном офисе), сохранив скорость доступа к документам на местах.
Это действительно важно для документов, связанных с торговыми, финансовыми процессами, важно для документооборота, связанного с основной деятельностью организации (например, обработка кредитных заявок в банках).
Однако для случаев организационно-распорядительного документооборота, для случаев договорной работы (даже в ситуациях согласования между несколькими филиалами и "головой") тащить весь архив в центр из филиалов просто не требуется. Более того, здесь будет иметь место и децентрализация архивов, политик обработки документов. Как показывает практика, внутренние процессы (то же согласование договоров) в филиалах и дочерних структурах будут свои.
Если мы начнем диктовать правила ведения архива, протекания процессов, требовать безусловной доступности документов для головной организации (и тем более, для других филиалов), мы резко уменьшим возможности реализации локальных требований к СЭД, увеличим сложность развития и адаптации к меняющимся условиям (которые могут быть очень локальными), а, следовательно, радикально увеличиваем затраты на поддержание системы. Усложняется управление информационной безопасностью документов: чем больше участников, тем сложнее правила, тем сложнее разграничивать доступ к информации. Тут правильней искать решения из области межкорпоративного документооборота.
Вот такие мысли.
Похожие статьи
Комментарии 2
Дополню: даже если "голове" требуется первичка в отсканированном виде, не факт, что скан должен делаться немедленно по поступлении. Филиал (тот же удаленный арендованный склад) может элементарно пользоваться для учета чем-то вроде 1С и надпечатывать штрих-коды на первичку, отправляя ее затем в центральный офис.
А сканирование (и, возможно, последующее распознавание и контроль соответствия электронным учетным документам) - сделать централизованным. В определенных случаях это будет значительно дешевле и надежнее распределенного сканирования.
Но, конечно же, случаи бывают разными. Например, если грузопоток склада измеряется в сотнях операций прихода/отпуска в день с сотнями и тысячами номенклатурных позиций, ситуация резко меняется...
Рассуждения уже пошли далеко и затронули вопросы:
1. Централизованного/децентрализованного ввода документов
2. Централизованного/децентрализованного хранения
3. Полного зеркалирования данных между серверами распределенной системы или обмена только той частью данных, которая нужна для каких-то определенных процессов
Здесь я приму, пожалуй, довольно обыденную позицию и скажу, что в разных ситуациях совершенно разные подходы могут оказаться правильныи и приемлимыми. Поэтому ECM системы должны функционаировать в различных вариантах и позволять заказчикам реализовавывать правильные именно в их случае сценарии. Универсального подхода я пока не вижу.