Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Что дает длительное использование BPM-систем

  0 комментариев Добавить в закладки

Эффект от внедрения систем управления бизнес-процессами (BPM) и систем электронного документооборота появляется сразу после перевода системы в продуктивную эксплуатацию. Речь идет как об эффектах чисто экономических, таких как сокращение затрат на обработку одного документа, сокращения общей длительности и трудоемкости бизнес-процессов, так и об эффектах инфраструктурных – строго соблюдения внутренних регламентов, повышения контролируемости выдаваемых поручений и сокращения вероятности наступления управленческих и финансовых рисков.

Естественно, чем дольше на предприятии используется система управления бизнес-процессами, тем значительнее становятся эти эффекты. Но стоит понимать, что для поддержания уровня этих эффектов система должна полноценно сопровождаться, а для их увеличения – развиваться, охватывать все новые и новые аспекты бизнес-процессов предприятия.

Итак, при длительном использовании системы, все больше сотрудников вовлекается в работу в системе, все больше руководителей меняет свой стиль обработки документов, начинает использовать систему для быстрого вынесения резолюций и их контроля. И естественно, новые сотрудники, только начинающие работать на предприятии, гораздо легче осваивают процессы, автоматизированные с помощью системы.

При должном подходе к внедрению, правильной подготовке пользовательской и эксплуатационной документации, новые пользователи могут подготавливать письма, согласовывать приказы, отправлять служебные записки без длительного и изучения регламентов и особенностей делопроизводства их нового места работы. При этом, руководитель может быть уверен, что система с большой долей вероятности просто не даст новичку нарушить регламенты и совершить ненужных ошибок.

Да и сотрудники, которые застали процесс внедрения системы через некоторое время перестают представлять работу с документами в бумажном виде. То, что раньше казалось чем-то новым и необычным, становиться повседневным. Кажется, что работать с документами по-другому и нельзя, что это просто «прошлый век». Достаточно часто такое отношение проскакивает в разговорах партнеров: «Как, вы все еще работает е в бумаге? Но как же так, система управления бизнес-процессами и документооборотом это же просто «must have».

Повышение прозрачности автоматизированных процессов, появление новых инструментов контроля при длительной эксплуатации систем управления бизнес-процессами создает новые привычки, такие как привычки к высокой личной эффективности. Развитые инструменты контроля и отчетности зачастую позволяют отследить как ключевые показатели деятельности структурных подразделений, так и ключевые показатели личной эффективности. При должном подходе к мотивации сотрудников это дает ощутимые результаты.

Длительное использование систем управления бизнес-процессами способствует приходу новой корпоративной культуры и появлению нового стиля управления. Система становится одним из основных инструментов как вертикальных, так и горизонтальных коммуникаций. Это позволяет делать эти коммуникации устойчивыми и гибкими, исключать из процессов «точки потерь», и в конченом итоге делает организацию более устойчивой к внешним влияниям и позволяет гораздо легче приспосабливаться к изменяющимся экономическим условиям.

 

 

 

Источник: Журнал "Современные технлогии делопроизводства и документооборота".

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев