Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Что дает внедрение консалтинговых решений одновременно с информационной системой

  5 комментариев Добавить в закладки

Если говорить о внедрении ECM систем, зачастую ожидания заказчика формируются следующим образом: «внедрение ECM системы будет скачком в повышении эффективности управления документами и бизнес процессами». Но, как известно, автоматизация хаоса приводит не к высокой эффективности, а к автоматизированному хаосу. Поэтому в первую очередь необходимо наладить управление и только потом приступать к автоматизации.

Управленческий консалтинг и ИТ-консалтинг при внедрении информационных систем преследуют одну цель – повышение эффективности бизнеса, но решают разные задачи.

Управленческий консалтинг часто сопровождается значительным изменением бизнес системы, в том числе реинжинирингом процессов. Можно выделить следующие решаемые задачи:

●   сформировать бизнес систему, если это не было сделано ранее;

●   выполнить горизонтальное и вертикальное сжатие процессов;

●   исключить излишнюю интеграцию и контроль и т.д.

ИТ-консалтинг направлен на организацию оптимальной работы бизнес системы и бизнес процессов. Решаемые на этом уровне задачи:

●   минимизация трудовых издержек на выполнение типовых операций;

●   сокращение материальных затрат на выполнение типовых операций;

●   сокращение длительности выполнения типовых операций.

Повторю, что ИТ-консалтинг без управленческого консалтинга не дает ожидаемого высокого эффекта.

Исходя из решаемых задач, можно сделать вывод, что для получения наибольшего эффекта, в первую очередь необходимо внедрить результаты управленческого консалтинга. Как показывает практика, внедрение консалтинговых решений влечет за собой вторую и, зачастую, третью волну изменений. Как только бизнес-система будет стабильна после проведенных изменений, можно внедрять информационную систему. Это позволит сократить издержки при внедрении информационной системы, но увеличит время до получения итогового результата. При этом промежуточный эффект от внедрения консалтинговых решений уже можно будет получить и измерить.

Т.к. первые изменения бизнес системы зачастую в короткое время влекут за собой новые изменения, одновременное внедрение консалтинговых решений и ИС может увеличить бюджет и длительность проекта. Это объясняется тем, что проектируется ИС с использованием результатов консалтинга, и есть высокие риски последующих значительных изменений в ИС. Этот вариант необходимо использовать в том случае, когда необходимо в сжатые сроки получить ощутимые результаты, либо заказчик ИС готов вторую волну изменений внедрять постепенно, в рамках плановых и контролируемых изменений уже после внедрения ИС.

Если вы выбираете ИС на долгосрочную перспективу, то целесообразно проводить консалтинг и внедрение ИС силами одной компании, т.к. у системных интеграторов есть опыт максимально эффективного использования конкретной ИС. И это позволит снизить риски увеличения бюджета в ходе проекта.

В целом, стыковать проекты консалтинга и внедрения ИС можно, с учетом рисков, но рекомендуется проект консалтинга завершить не позднее стадии завершения этапа исследования проекта внедрения ИС.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Александр Головко 12 июня 2015 г. 08:07  

"Но, как известно, автоматизация ... приводит не к высокой эффективности, а к автоматизированному хаосу. Поэтому в первую очередь необходимо наладить управление и только потом приступать к автоматизации.Подробнее:http://www.ecm-journal.ru/docs/Chto-daet-vnedrenie-konsaltingovykh-reshenijj-odnovremenno-s-informacionnojj-sistemojj.aspx?from=subsday?ReturnUrl=http://www.ecm-journal.ru/docs/Chto-daet-vnedrenie-konsaltingovykh-reshenijj-odnovremenno-s-informacionnojj-sistemojj.aspx?from=subsday "
Золотые слова - "наладить управление".Далее, после классических слов, сплошной "консалтинг", а где управление?

"Как только бизнес-система будет стабильна после проведенных изменений, можно внедрять информационную систему.Подробнее:http://www.ecm-journal.ru/docs/Chto-daet-vnedrenie-konsaltingovykh-reshenijj-odnovremenno-s-informacionnojj-sistemojj.aspx?from=subsday?ReturnUrl=http://www.ecm-journal.ru/docs/Chto-daet-vnedrenie-konsaltingovykh-reshenijj-odnovremenno-s-informacionnojj-sistemojj.aspx?from=subsda" В наше "нестабильное время" - стабильная БС?  
И, второе. Консалтинг отдельно, информационная система отдельно. Это как про котлеты с отдельными мухами. Наверное, есть такое нельзя.
"Жаль, что мы не услышали начальника управленческого цеха".

Анастасия Смолина 17 июня 2015 г. 11:56  

Конечно, нам всем хочется, чтобы перед началом внедрения ECM-системы у заказчика была хорошо выстроенная БС. Но чаще всего заказчик считает, что с внедрением ECM-систем удастся решить пробелы и в БС, что конечно не верно, но это реальность современного бизнеса. Обусловлено тем, что компании в достаточно  короткий срок выросли и не успели выстроить процессы должным образом. Руководство понимает, что требуется эффективные средства управления, оно готово выделять средства и ресурсы на внедрение ECM-систем, но не готово тратить средства на построение управленческого консалтинга.

Наша задача, как внедренцев, в таком случае  не просто бездумно автоматизировать  тот хаос, что есть на текущий момент,  а предложить наиболее оптимальные для заказчика схемы работы по процессам. Конечно, заказчик может настоять на том, что автоматизация не должна затрагивать изменения БС, но как правило заказчик готов слушать и принимать идеи опираясь на опыт внедренцев. 

Я уверена, что многие из нас на основании своего опыта могут предложить заказчику наиболее удобные схемы взаимодействия по тем или иным процессам, там где это действительно необходимо. Если при внедрении мы будем это делать, то  внедрение пройдет более гладко и заказчик будет удовлетворен результатом.  А нормативная база заказчика, как правило, после внедрения в любом случае корректируется с учетом внедрения системы и часть БС претерпевает изменения. Выводы сделаны на основании опыта внедрения системы DIRECTUM, но думаю они актуальны и для других систем

Александр Сидоренков 17 июня 2015 г. 16:03  

У меня немного другое понимание консалтинга.Рассуждения, приведенные в статье достаточно часто можно встретить, однако не очень очевидны ни полезность для заказчика ни заработок подрядчика. Например, сокращение трудовых издержек, увеличение скорости операций, уменьшение материальных затрат (например, экономия бумаги) очень хороши при производстве и оттуда пришли. При автоматизации управленческой деятельности данные критерии  мало значимы для руководства и собственников бизнеса.

 

Правильный консалтинг обладает следующими характеристиками:

1. Приносит очевидную пользу для заказчика

2. Имеет четко очерченного и заинтересованного в этом потребителя у заказчика

3. Позволяет зарабатывать подрядчику, маржинальность должна быть выше проектной

4. Может оказываться и будет полезен в течение длительного времени после внедрения.

 

Интересным в соответствии с выше приведенными критериями и бы видел, например, регулярный отчет о текущей ситуации и изменениях в компании по следующим показателям:

1. Исполнительская дисциплина - слабые места, динамика изменения. Данный отчет легко включается в KPI.

2. Скорость прохождения документов - узкие места в подготовке, согласовании, подписании документов.

3. Коммуникация подразделений - реакция на просьбы других подразделений, совместная работа по поручениям, документам.

4 .... и т.п. еще с десяток показателей можно предложить, которые по настоящему интересны руководству заказчика.

Здесь мы решаем две задачи - для заказчика реально интересный и полезный отчет, для подрядчика регулярный заработок существенно больший, чем на технической поддержке.

Александр Сидоренков 17 июня 2015 г. 16:04  
В наше "нестабильное время" - стабильная БС?

Золотые слова, никогда БС даже в стабильное время не будет стабильна. СЭД должна это учитывать и уметь подстраиваться без переделки настроенных бизнес-процессов в системе.

 

 

Елена Дмитриева 30 июня 2015 г. 14:23  
Анастасия Смолина 17 июня 2015 11:56
Конечно, нам всем хочется, чтобы перед началом внедрения ECM-системы у заказчика была хорошо выстроенная БС. Но чаще всего заказчик считает, что с внедрением ECM-систем удастся решить пробелы и в БС, что конечно не верно, но это реальность современного бизнеса. Обусловлено тем, что компании в достаточно  короткий срок выросли и не успели выстроить процессы должным образом. Руководство понимает, что требуется эффективные средства управления, оно готово выделять средства и ресурсы на внедрение ECM-систем, но не готово тратить средства на построение управленческого консалтинга.

Соглашусь с Анастасией. Крайне редкие случаи, когда сначала выстраивается БС, а потом внедряется ECM-система. В основном наоборот внедрение ECM-системы подталкивает заказчика на пересмотр процессов. Главное, чтобы заказчик был готов прислушиваться к нам (внедренцам). В свою очередь, проектируя системы, мы должны учитывать разные бизнес-кейсы и система должна быть готова подстраиваться под условия заказчика. В моей практике были случаи, когда заказчик настаивал, чтобы система прогибалась под их особенности и нюансы.

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев