Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Что должно случиться, чтобы все отказались от бумажных документов?

  7 комментариев Добавить в закладки

Картинки по запросу

Когда я писал статью «Сами не подключатся: от чего зависит переход ваших контрагентов на ЭДО», то размышлял параллельно – что вообще должно произойти, чтобы не пришлось контрагентов уговаривать переходить на обмен электронными документами? Понятно, что в нашей стране ничего без пинка не происходит, а полный отказ от бумажных документов в текущих условиях невозможен, тем не менее условия для этого вполне могут сложиться.

Электронные документы должны стать выгоднее бумажных

Бизнес всегда руководствуется экономической эффективностью – продать подороже, купить подешевле и сэкономить на второстепенном. Фактически электронные документы дешевле бумажных – уже одно это должно бы мотивировать. Для крупных компаний экономия на бумаге может составлять сотни тысяч рублей в месяц, а вот для малого бизнеса выигрыш в пару тысяч, кажется, не стоит внимания.

Полноценно экономика включится тогда, когда бумажные документы начнут всеми восприниматься как очень дорогое удовольствие. Но и здесь речь должна идти не о прямолинейной экономии на бумаге, а о процессах, связанных с документооборотом. В электронном виде сделки проще, платежи быстрее, значит, можно эффективнее планировать и зарабатывать больше.

Но стоит признать, понимают эффект от ЭДО довольно ограниченное число предпринимателей. Я не хочу порочить наш малый бизнес, но тем не менее, значительная его часть не хочет ничего менять и подстраивается под существующие правила игры. Вы можете со мной не согласиться, но кажется, что экономика электронных документов, как главный мотиватор отказа от бумаги, сегодня не работает.

Доверять электронным документам должны больше, чем бумажным

Это, скорее, из раздела демотиваторов – полностью доверять информационным технологиям еще не научились. Яркий пример – судебная практика, где все еще много условностей и непрозрачных требований к документам, которые все еще предпочитают печатать. Мы обсуждали этот вопрос на прошлом вебинаре (вот, кстати, вопросы и ответы из эфира), эксперты сошлись в том, что в договор необходимо отдельно вписывать пункт об использовании электронных документов при разрешении разногласий. То есть до сих пор в нашей стране им не доверяют безусловно, как, например, в Европе, где даже простое сообщение в мессенджере может иметь юридическую силу и являться документом.

Доверие – тонкая материя. В нашей истории должно случиться так, чтобы электронным документам стали доверять больше, чем бумажным. Тут надо учитывать фактор риска компрометации – какой урон будет причинен компании, если документ окажется подделан или будет потерян. Если задуматься, то бумага потенциально подвержена дискредитации – ее проще подделать, и всегда есть вероятность, что в суде подделку примут за оригинал. Но зато ее проще защитить: документы с грифом секретности хранятся на бумаге успешно и пока еще не подвели своих владельцев.

То есть должна сложиться ситуация, при которой проблема с бумажным документом вызвала бы более дорогостоящие последствия, чем с электронным оригиналом. Ситуация эта должна быть показательной и лучше всего не единственной. Тогда понимание, что электронный документ безопаснее, придет ко всем. Но для очистки кармы я все-таки желаю, чтобы ни у кого не было проблем!

Электронные документы должны стать бизнес-стандартом

Работать с бумагой – привычка, которая складывалась годами. Но есть примеры, когда смена сущностей принималась хоть и с трудом, однако приживалась и становилась нормой. Когда-то переход от железных денег к бумажным, а от них к электронным вызывал шок. Сейчас же многие компании работают только по безналичному расчету. Просто выработалась привычка, которая стала негласным признаком серьезности бизнеса.

Так же должно стать и с документами: если в сделке вам предлагают бумажные документы, это должно настораживать. Почему бумажные? Ведь электронные удобнее, обмен ими быстрее, прозрачнее и безопаснее. Должен сложиться комплекс недоверия, как если бы бумажные документы ассоциировались с теневыми процессами.

Бумажные документы должны быть отменены законом

И это будет ultima ratio ЭДО. В нашей стране многое получает развитие только после того, как что-то изменится на законодательном уровне. Вспомним, как запускалась электронная отчетность. Стоит признать, если бы не законодательные ограничения на обмен счетами-фактурами, то само наличие сервисов ЭДО было бы под вопросом.

Сейчас таких законов нет, хотя мы и фантазировали с коллегами о скорейшем переходе на обязательные электронные счета фактуры. Тем не менее, условия для принятия подобного закона до сих пор сохраняются. Но хочется, конечно, чтобы российский бизнес самостоятельно, органическим путем осваивал электронные документы, а не переходил на ЭДО по принуждению.

***

Вроде ничего фантастического в этих условиях нет – мы идем к ним эволюционно (ну, кроме закона). Однако темпы развития могли бы быть поживее. А как вы считаете, что должно произойти, чтобы компании отказались от бумаги? От слова «совсем».

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Елена Истомина 23 июня 2017 г. 11:39  

"хочется, конечно, чтобы российский бизнес самостоятельно, органическим путем осваивал электронные документы, а не переходил на ЭДО по принуждению"

Нет, не хочется :)

Это будет очень трудоемко. Масса сил на оценку и принятие решения пора/не пора, надо/не надо. Попытка каждой отдельной организации "перейти" будет упираться в неготовность контрагентов к электронному обмену и их уговоры. Потому и переходят в основном те, кто может в директивном порядке обязать контрагентов работать в другом формате.

Это будет оооочень долго и мучительно. Должно смениться поколение "бумажных людей" на "поколение электронных".

Гораздо эффективнее, если сверху будет указание и все просто его выполнят: особо не думая, одновременно. Лишь бы инфраструктура была готова (системы, законодательство).

Павел Овчинников 23 июня 2017 г. 12:20  
Гораздо эффективнее, если сверху будет указание и все просто его выполнят: особо не думая, одновременно. Лишь бы инфраструктура была готова (системы, законодательство).

Гораздо эффективнее - согласен. Но нам и так иногда в качестве упрека говорят, что "если бы не приказ минфина №174н (ранее 50н), то ваш ЭДО никому не нужен был". Хотелось бы возразить, что не в приказе дело, но как?)

Елена Питомцева 23 июня 2017 г. 13:09  
Электронные документы должны стать выгоднее бумажных

Где-то было упоминание, по-моему, что в каких-то странах хотели ввести доп. налог, если обмен документами по сделке идет не в электронном виде. Нашла точно, что обязывают взаимодействие с госорганами в обязательном виде электронное http://ecm-journal.ru/post/Rol-gosudarstva-kak-kljuchevogo-uchastnika-v-perekhode-na-obmen-ehlektronnymi-dokumentami-Obzor-mirovogo-opyta.aspx 

Александр Головко 24 июня 2017 г. 10:02  

"Что должно случиться ...?" - хорошее начало.

Есть под эти слова цитата: "случай - это псевдоним Бога, когда он не хочет подписываться своим собственным именем". В таком раскладе, автор утверждает, что документоуправленцы уже считают обязанностью бога  (должно) совершить чудо "чтобы все отказались от бумажных документов". Шутка.))))

Автор отметил, что " мы идем к ним эволюционно ". К ним - это к электронным документам. Странно, но, в статье идет речь о ЭД, а не об электронном документообороте, или берем выше - не об электронной организации деятельности. Не хватает фантазии? Да, фантазия, может быть, и есть - не хватает методологии. Бумажными документами еще возможно организовать нелогичную деятельность, с электронной документацией это сделать очень трудно, на следующей итерации нарушения логики становятся заметными.

Что у нас с методологией - все нормально, основная концепция - эволюционное развитие. Пока ковыряемся с "электронными образАми бумажных документов", кое-как можем организовать электронную последовательность несложных действий. Особенное, если это учетные операции ... и всё!

Автор уповает на закон про ЭД. А, попробуйте разобраться в структуре законодательства, пробовали? Я Вам не завидую.

Так, что нужно шепнуть богу в ушко?

Структуру законотворчества привести в логичный вид! Для этого нужно структуру государства привести в логичный вид, а для этого нужно принять методологию организации государства, предприятия, себя самого!

Успехов.

Сергей Бушмелев 27 июня 2017 г. 09:28  
Структуру законотворчества привести в логичный вид! Для этого нужно структуру государства привести в логичный вид, а для этого нужно принять методологию организации государства, предприятия, себя самого!

Мудрое замечание! Очень изящный комментарий, спасибо за доставленное удовольствие от прочтения :)

Екатерина Бредова 03 июля 2017 г. 10:23  

Многие компании, особенно небольшие, существуют по принципу "Работает? Тогда лучше ничего не трогать"  Какой электронный документооборот? Какой обмен? Это же повлечет за собой нововведения, к которым многие оказываются не готовы.

Как выглядит среднестатистический бухгалтер? Женщина в возрасте, которая знает свою работу от и до, которая привыкла к определенному порядку действий, и для которой новая программа - это крах системы. Какие кнопочки? Куда нажимать? Я лучше буду делать все, как раньше, работает же. Это я вам как внедренец со стажем говорю:)

Ну и конечно для всех этих нововведений нужен человек, а может и целый штат ит-специалистов, которые смогут оказать методологическую и техническую поддержку. А такие, как показывает практика, есть далеко не во всех компаниях.

И действительно, менталитет у нас такой, что пока законодательно не обяжут, то по собственной инициативе прибегать к новинкам будут лишь немногие.

Павел Овчинников 03 июля 2017 г. 10:39  
Я лучше буду делать все, как раньше, работает же.

Решение о переходе на ЭДО, как показывает практика, принимают не бухгалтеры... Но их сопротивление надо преодолевать, да.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев