В качестве одной из выгод внедрения СЭД часто
называют более легкое внедрение изменений бизнес-процессов. Безусловно, в наше
время, когда изменения требуются очень часто, умение быстро перестроить работу
может стать серьезным конкурентным преимуществом.
Но действительно ли автоматизированный процесс изменить
проще? Давайте сравним. Причем в качестве сравнения рассмотрим
регламентированный ручной процесс и не регламентированный.
Автоматизированный процесс, как правило, означает, что
имеются регламенты, которые поддерживаются СЭД или другой системой (ERP, BPM и т.д.).
Люди работают по регламентам, и отойти от них достаточно сложно (система не
позволит). В этом случае для внесения изменений необходимо:
● разработать
новые регламенты работы;
● разработать
проект внесения изменений в систему (с учетом связей данного процесса с
другими);
● настроить/модифицировать
систему;
● довести
новые регламенты и правила работы до людей (провести обучение);
● установить
изменения в системе.
Ручной (не автоматизированный) регламентированный процесс
означает, что имеются регламенты, люди работают по регламентам, но при желании
могут отойти от них (жесткого контроля нет). В этом случае внесение изменений в
процесс потребует:
● разработать
новые регламенты работы;
● довести
новые регламенты и правила работы до людей (провести обучение).
Ручной не регламентированный процесс означает, что люди
работают, как понимают, выбирая в каждом случае оптимальный на их взгляд метод
выполнения. В этом случае, чтобы что-то изменить, потребуется:
● понять,
как люди работают;
● разработать
новые регламенты работы (если есть цель регламентировать);
● обучить
людей работать по-новому (возможно, каждого в отдельности).
Не регламентированный процесс исключим из сравнения – там
налицо масса неопределенностей, не известно сколько, займет его изменение и
изменится ли он.
Ну и что получается? По числу действий неавтоматизированный
процесс поменять вроде значительно проще. Но не надо забывать, что дальше
начинается реальная работа, в которой люди пытаются применять новые регламенты.
Ошибок при неавтоматизированном варианте будет явно больше, а значит реально
работающий по-новому процесс мы получим гораздо позже. В общем как в моем
любимом мультике: «лучше день потерять, потом за пять минут долететь».