Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Основы электронного документооборота

Что нам стоит СЭД построить, или как написать ТЗ на систему электронного документооборота?

  7 комментариев Добавить в закладки

С детства я запомнил поговорку: «Что нам стоит дом построить? Нарисуем, будем жить!» Попробуем применить похожий способ в разработке технического задания (ТЗ) на внедрение СЭД.

Для чего необходимо Техническое задание на СЭД? ТЗ это и есть тот эскиз по которому вы будете «строить» свою систему, описание того результата, который ваша компания получит после внедрения. Есть два основных варианта, когда необходимо ТЗ:

●  Конкурс (тендер), когда вы только выбираете систему;

●  Приложение к договору, когда вы прописываете не только функционал, но и требования к результату работ.

Отличие между ними одно – в первом случае СЭД не выбрана, т.е. пишем требования к «идеальной» СЭД, во втором случае – СЭД определена, поэтому надо четко зафиксировать результаты и характеристики ее внедрения. Далее рассмотрим процесс подготовки ТЗ в том и другом случае.

Случай первый. Тендерный.

Итак, вы решили выбрать и внедрить СЭД – с чего начать написание ТЗ? Начните с того, что определите наиболее важные для вашей компании функциональные характеристики СЭД. Начните с «Холста» - определите технические требования к СЭД, например, используемая промышленная СУБД, наличие кросс-браузерного интерфейса и т.д. Далее «загрунтуйте холст» – определите перечень решаемых СЭД бизнес-задач. После этого сделайте «наброски» - перечень общих функций вашей СЭД, а затем уже «рисуйте детали» - конкретные выполняемые функции, особенности интерфейса и так далее, т.е. то что позволит решить поставленные бизнес-задачи наиболее эффективным способом.

Получившееся ТЗ - «картину» - отдайте на оценку коллегам, кто может посмотреть на нее «сверху», не привязываясь к мелочам, оценить ее пригодность к вашему предприятию. Возможно, потребуется ТЗ доработать, а после чего выставлять на «аукцион» - искать СЭД, которая максимально будет соответствовать ТЗ, поэтому рекомендую к текстовому документу, где будет описаны требования ТЗ, составить и табличный документ. В нем зафиксируйте требования, с указанием веса (значимости) данного требования для вашей компании, опросив поставщиков и посмотрев различные СЭД, вы заполните таблицу и получите итоговый балл по каждой СЭД.

Конечно, всегда можно поступить проще – если у вас нет таланта «художника», вы можете нанять «мастера» со стороны – и в результате получить готовое ТЗ. Но не забывайте, что если ТЗ для вас будет готовить поставщик той или иной СЭД, то он «нарисует» его под свою систему, причем не со зла, просто привычка :).

Случай второй. Договорной.

Итак, с системой вы уже определились, теперь надо подготовить техническое задание непосредственно на внедрение СЭД. Тут «рисовать» проще.

●  Во-первых, вы всегда можете запросить «трафарет» - пример ТЗ - от поставщика СЭД. Адаптировать его, прописав свои требования и пожелания.

●  Во-вторых, вы можете пообщаться с заказчиками данной СЭД, посмотреть их «картины» - внедренные СЭД, выяснить подводные камни и особенности внедрения и в своем ТЗ прописать именно их.

И это не полный список, были примеры, когда готовые ТЗ под конкретную систему заказчик находил и в Интернете. Можно и так попробовать, но мой совет вам – творите свои шедевры.

Занимаясь творчеством (подготовкой вашего Технического задания) – не увлекайтесь, ведь у вас должно получиться всего лишь Техническое задание на внедрение СЭД, а не «Явление Христа народу» Иванова А.А. (Холст, масло. 540 × 750 см, на создание картины ушло 20 лет).

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Inna Tsilikina 06 августа 2009 г. 08:49  

Вопрос для обсуждения 1. 

Основная проблема составления ТЗ заключается, как правило, в персоналиях. Вернее, в объеме знаний работника компании, который занимается составлением.

Если Заказчику повезло и у него в штате уже есть работник, который в других компаниях занимался внедрением или был близок к этому процессу - то постановка задач будет проходить гораздо проще.

Но, часто у Заказчика таких работников нет. И приходится ответственному за ТЗ в "ускоренном темпе":

- изучать классификацию систем управления предприятием;

- определять свой перечень критериев, по которым выбирают СЭД;

- осуществлять систематизацию источников информации о СЭД и определять наиболее достоверные;

- изучать систему государственных стандартов, регулирующих внедрение СЭД

и многое другое.

То есть практически успеть стать руководителем проекта за очень ограниченное время.

Конечно же, успешность такого "самообразования" зависит от самого ответственного за составление ТЗ от Заказчика, от наличия времени и желания все это изучить.

Практика показывает, что не всем Заказчикам так "везет" и у них оказываются талантливые, быстрообучающиеся и заинтересованные в развитии работники.

Вывод 1: Без человека, осуществлявшего внедрение, составление качественного ТЗ практически нереально.

Вопрос для обсуждения 2. 

И вот, определенная работа проделана, проект ТЗ составлен. 

Получившееся ТЗ - «картину» - отдайте на оценку коллегам

И когда отдаем проект ТЗ на согласование - фактически происходит "согласование неведомого".

Поэтому, на мой взгляд, правильнее будет согласовывать не весь проект ТЗ, а только короткий перечень автоматизируемых процессов, краткий порядок внедрения, планируемый состав ключевых участников внедрения.

Вывод 2: Согласуем проект ТЗ на собрании ключевых работников Заказчика или согласуем только основные показатели ТЗ.

Вопрос для обсуждения 3. 

Но не забывайте, что если ТЗ для вас будет готовить поставщик той или иной СЭД, то он «нарисует» его под свою систему

На мой взгляд, профессионализм представителя определенной системы заключается не только в том, чтобы знать "свое болото", и его хвалить. Представитель должен быть осведомлен о результатах развития ключевых игроков на рынке СЭД. Тогда постановка задач в ТЗ будет делаться не "под свою систему", а от потребностей Заказчика.
Вывод 3: Выбирайте консультанта, который делится с Вами знаниями и представляет объективную информацию.  
Евгений Кочуров 06 августа 2009 г. 14:14  

Инна, к сожалению, Ваш комментарий я заметил уже после того, как отписал в соседней ветке: http://www.ecm-journal.ru/blog/post/Kruglyjj-stol-quotKak-sostavit-tekhnicheskoe-zadanie-na-SEhDquot.aspx#c52b3b5b-76b4-40c1-b011-100f92b2b3f8 

на мой взгляд, правильнее будет согласовывать не весь проект ТЗ, а только короткий перечень автоматизируемых процессов, краткий порядок внедрения, планируемый состав ключевых участников внедрения
Мне кажется, в таком случае детальные требования не должны влиять на результат тендера. Либо детальные требования таки должны и согласовываться, и "фильтровать" системы-кандидаты.
Игорь Артамонов 06 августа 2009 г. 21:25  

Замечательный пост! А главное - универсальный!! Можно вместо СЭД написать ERP. А можно просто - ИС. И что характерно, текст при этом сохранит свою актуальность!

Автор даже не предлагает опираться в работе на какие-то технические стандарты, методические документы (хотя бы тот же ГОСТ 34.602.89). Видимо и каких-либо знаний и навыков тоже нет необходимости иметь - достаточно лишь руководствоваться собственным здравым смыслом?

Я подозреваю, что такого здравого смысла лично мне хватает, но строить дом, опираясь только на собственные представления и отсутствие монтажной и строительной подготовки, я бы лично не рискнул.

Константин Чермак 07 августа 2009 г. 10:51  

Игорь, спасибо за комментарий!

достаточно лишь руководствоваться собственным здравым смыслом?

Нет, конечно. Стандарты, методические документы не зря пишут. В свое время писал программу для автоматизации проектирования вентиляции, перелопатил гору СНИПов. Чтобы приток и отток корректно расчитывался.

Так и в деле написания ТЗ без базы не обойтись. Как пример - мой коллега почти месяц подтягивал матчасть, чтобы приступить к написанию ТЗ на 5 листах.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев