Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление контентом

Что такое управление жизненным циклом контента?

  2 комментариев Добавить в закладки

Вопрос от читателя журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота»: Что такое управление жизненным циклом контента?

Ответ: В общем виде жизненный цикл контента можно представить такой схемой

Рис. 1

В течение времени информация проходит разные стадии, что отражает понятие жизненного цикла (ЖЦ): то есть сначала происходит создание информации, она находится в активном использовании определенный период времени, затем она пассивно хранится какое-то время, затем, возможно, архивируется, повторно используется и далее снова хранится в архиве, или происходит ее уничтожение. Для разного типа контента можно рассматривать более детально стадии жизненного цикла. Например, для официальных документов можно выделить стадии: «Создание», «Согласование», «Подписание», «Регистрация» и т.д., для счетов-факутр – будет специфическая стадия «Оплата».

Скорость доступа к данным на разных стадиях жизненного цикла, стоимость хранения может быть разной, например, скорость получения и стоимость хранения архивных данных – меньше, что экономит средства компании.

Таким образом, управление жизненным циклом можно рассматривать как сопровождение контента при переходе из одной стадии в другую, помощь в присвоении реквизитов, символизирующих переход, и оптимизации расходов на его хранение с учетом ценности, актуальности для бизнеса. Оценить, качественно ли осуществляется управление ЖЦ контента в компании, возможно за счет оценки скорости и эффективности прохождения документов по стадиям ЖЦ. В общем случае за решение таких задач отвечают ILM-решения (Information Lifecycle Management). Но на текущий момент многие информационные системы класса ECM имеют собственные средства для обеспечения качественного управления жизненным циклом хранящегося в них контента.

Чтобы раскрыть данный вопрос, давайте разберемся, что такое жизненный цикл контента на примере инициативного письма.

Жизненный цикл инициативного письма начинается с момента его создания. Перед исполнителем стоит задача подготовить проект документа. В большинстве случаев подготовка проекта документа начинается с его создания. В ECM-системе можно определить правила создания таких документов, например, создание инициативного письма из готового шаблона. В этот момент у письма появляются такие реквизиты, как дата создания, приложение-редактор и автор.

Как только мы подготовили письмо, отправляем его на рецензирование, согласование и утверждение. С помощью ECM-системы на этом этапе так же можно задать свои правила согласования инициативного письма: количество итераций, необходимый список согласующий, возможность создания новых версий и т.д. В случае наличия удаленных подразделений компании ECM-система позволяет обеспечить сквозной процесс согласования инициативного письма с помощью различных механизмов, например – репликации.

После утверждения документ попадает на регистрацию, где получает следующий набор реквизитов: регистрационный номер и дату регистрации. Таким образом, на каждом этапе ЖЦ у документа появляется свой уникальный набор реквизитов, который подтверждает переход документа из одной стадии в другую.

Получив ответ на инициативное письмо, мы подшиваем документ в дело. Кстати, на этом этапе документу также присваиваются реквизиты: номер дела, если он не был присвоен раньше, и дата списания документа в дело. На данном этапе ЖЦ ECM-система контролирует и помогает организовать процессы передачи документов в архив и уничтожения документов по истечении срока их хранения.

Кроме того, на любом этапе работы с документом ECM-система обеспечивает его защиту за счет наличия механизмов разграничения прав доступа, использования электронной подписи, ведения истории работы с документом, возможности восстановления документа в случае сбоя в работе системы.

Возможность автоматического переноса (миграции) части документов по определенным правилам (политикам) на более дешевые носители позволяет выстроить экономически оправданную систему хранения электронной информации в зависимости от ее важности для бизнеса.

Управлять жизненным циклом контента – это значит выстроить целесообразную политику работы с определенным типом контента и далее иметь возможность оперативно, в любой момент, скорректировать или оптимизировать порядок работы в соответствии с нуждами компании.

 

Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (2)
Наталья Храмцовская 27 июня 2014 г. 14:00  

Говоря об управлении жизненным циклом контента, следует куда больше внимания IMHO обратить на установление и отслеживание сроков хранения, на уничтожение контента с истекшими сроками хранения, на обеспечение долговременной и постоянной сохранности (включая конверсию/миграцию, эмуляцию и т.п.), на раскрытие контента во исполнение законодательно-нормативных требований и для суда, на вопросы повторного использования, поиска и бизнес-аналитики ... да и про "большие данные" тоже можно вспомнить.

Евгений Синельщиков 29 июня 2014 г. 22:46  

Насколько я понимаю, речь идет о жизненном цикле ЭДО. Т.е. рассматривается ситуация в идеале. Хотелось бы от автора данной статьи услышать мнение по поводу переходных ЖЦ, когда параллельно существует бумажный и электронный ДО. 

На мой взгляд, проблема взаимодействия двух параллельных ЖЦ в организации с последующим переходом к одному (ЭДО) не может быть формализована с позиции внедрения стандартной модели ECM-системы,

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев