Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Что важнее: системы или бизнес-процессы?

  0 комментариев Добавить в закладки

В любых изменениях бизнеса есть типовые трудности, с которыми сталкиваются все компании, при реализации такого рода проектов. Для компаний, впервые сталкивающихся с проектами по внедрению систем или изменению процессов, такие трудности являются новыми и потому часто недооцененными, тогда как любая компания, хоть раз прошедшая через проект внедрения изменений, знает способы снижения рисков.

Внедрение любой системы или процесса - это изменение, которое влечет за собой значительные последствия, и основной вопрос  заключается в том, управляемы эти последствия или нет. Еще до начала работ, на этапе подготовки проекта, необходимо четко проанализировать и понять следующие моменты бизнес-обоснования необходимости и успешности проекта (ниже перечислены НЕ этапы проекта, а аспекты, на которые необходимо обратить самое пристальное внимание):

  • какие задачи и цели будут решены путем успешного завершения данного проекта
  • кто поддерживает выполнение проекта
  • какие есть ожидания от внедрения процесса или системы,
  • какими ресурсами будет выполняться проект: особенное внимание надо обратить на человеческий фактор
  • какие есть риски при реализации проекта и какие последствия может иметь реализация данного проекта
  • какие промежуточные, конечные и операционные показатели  выполнения проекта позволят сделать вывод о степени успешности достижения целей проекта
  • Каковы текущие процессы компании? насколько они эффективны, уникальны и важны?
  • каким образом и в какой мере данная система позволит реализовать особенности процессов данной компании

Ответы на эти вопросы на этапе подготовки к проекту позволяют проанализировать текущую ситуацию в компании и оценить возможности решения: нужно ли для достижения целей некое стороннее средство – готовая система – или же можно достичь тех же целей путем изменения процессов компании?

В этой ситуации любой грамотный руководитель будет думать прежде всего о том, как у него организованы процессы, как их можно улучшить и как внедрение системы поможет улучшить эти процессы и выполнить поставленные цели.

Преимуществами внедрения системы являются заложенный в систему готовый процессный подход, основанный на лучших индустриальных и географических практиках (системы по логистике, документообороту, CRM  и тд), и возможность осуществления контроля в соответствии с заложенными в функционал системы возможностями: отчеты, эскалация, формализованные бизнес-процессы, под которые можно перестроить деятельность своей компании.

С другой стороны, в каждой компании есть свои особенности, не попадающие под лучшие практики и типовые процессы, и тем не менее позволяющие компании эффективно развивать свой бизнес. В любых изменениях бизнеса первичны бизнес цели. Вопрос также в том, управляем мы этими последствиями этих изменений или нет. Необходимо понимать, позволит ли внедрение системы достичь необходимых эффектов или нет. Стремится ли компания получить эффект от изменений или же внедрение  системы происходит, основываясь на постулате - "внедрение системы повышает эффективность бизнеса".

Завершающая фраза руководителя компании клиента на одной из последних встреч: - "Давайте посмотрим на наши процессы. Может быть нам система и не нужна".

С нашей точки зрения, важен баланс между системой и процессами. С одной стороны,  ни одна система не реализует полностью все особенности процессов конкретной компании. С другой стороны, ни одна компания не уникальна. Есть географические, отраслевые, бизнес-особенности, учитываемые и реализуемые системами для данной отрасли и уровня развития бизнеса. И нет необходимости разрабатывать с нуля систему, основная часть функционала которой является типовой, а все остальное- специфическое - можно реализовать незначительными доработками. 

В конечном итоге, руководству компании, владельцам и акционерам не важно, за счет чего достигается результат (повышение эффективности бизнеса): за счет внедрения системы или изменения процесса. Важно стремление достичь улучшений, достижение результатов в обозримом будущем и цена вопроса.

Единственное, на что хочется обратить особое внимание, и что часто остается за кадром – это люди, которых затрагивают внедряемые процессы и системы. В конечном итоге, технологии сами по себе цели эффективности бизнеса не достигают и в этом контексте ничего не стоят. Зато очень дорого стоят люди, которые эти технологии внедряют, реализуют, поддерживают и совершенствуют. Поэтому при реализации любого проекта, будь то внедрение системы или изменение процессов, необходимо очень точно понимать, как эти изменения отразятся на людях, и каким образом людей надо подготовить к изменениям так, чтобы им не захотелось строить и поддерживать эффективность технологий в другой компании.

Опубликовано: ITBlogs

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев